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事務手続 社会保険

従業員が離婚したときの手続き

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社会保険の手続き

氏(姓)の変更があったときは、「健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届」が必要です。健康保険被保険者証を添付しなければならないので前のものを返却してもらいます。

住所変更がある場合も、氏の変更と同様に「健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届」を使います。添付書類は必要ありません。

離婚することで配偶者や子どもが被扶養者から外れる場合は「健康保険 被扶養者(異動)届」を提出します。健康保険被保険者証を添付しなければならないので前のものを返却してもらいます。

家族手当の減少や通勤手当の変更で、標準月額報酬が2等級以上変更になった場合は、「月額変更届」が必要です。

雇用保険の手続き

氏(姓)の変更があったときは、「雇用保険被保険者氏名変更届」をハローワークへ提出します。新しい氏を確認できる戸籍や住民票等の添付が必要です。

その他の社内手続き

給与計算の手続き

扶養家族の変更があれば、家族手当を変更する必要があります。

住所の変更があれば、通勤手当を変更する必要があります。

氏(姓)の変更があれば、給与の振込先口座を変更する必要があります。

社内で使用する氏名について

氏(姓)の変更があれば、名刺や社員証、名札等を変更する必要があります。

変更が必要な事項は、会社によって異なると思われます。事前に変更事項を整理してチェックリストを作っておくと便利です。

なお、氏(姓)の変更があっても、希望があれば社内でこれまでの姓を続けて使えるように配慮する会社もあります。

年末調整について

年末調整で寡婦控除もしくは寡夫控除が受けられる場合があります。年末調整の際の「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」で手続きすることを説明しましょう。

チェックリスト例

□ 戸籍上で離婚した日を確認する
□ 離婚後の氏(姓)を確認し、変更があれば届けてもらう
□ 離婚後の被扶養者を確認し、変更があれば届けてもらう
□ 寡婦控除について説明する
□ 住所変更の有無を確認し、変更があれば届けてもらう
□ 通勤手当の変更に伴う届が必要であれば届けてもらう
□ 健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届を提出する
□ 健康保険被扶養者(異動)届を提出する
□ 月額変更届を提出する
□ 雇用保険被保険者氏名変更届を提出する
□ 新しい社員証を交付する
□ 新しい名刺を交付する
□ 新しい名札を交付する

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事務手続 採用

労働者名簿

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労働者名簿とは

労働者名簿とは、労働者の氏名や採用した日などを記載した書類で、労働基準法で作成が義務付けられています。

労働基準法第107条
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
2 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

e-Gov法令検索 2020/08/20

記載すべき事項

□ 氏名
□ 生年月日
□ 性別
□ 住所
□ 業務の種類
業務の種類とは、経理、営業などのことです。だいたいの業務内容が分かるように書きましょう。
□ 履歴
履歴とは異動や昇進などの社内履歴を記載します。入社前の履歴についても、最終学歴、直前の仕事は記載しておきましょう。
□ 雇用年月日
□ 退職年月日と事由
自己都合で退職したときは「自己都合退職」だけでよいのですが、従業員を解雇した場合は、なぜ解雇したのか事由を記載する必要があります。
□ 死亡年月日と原因
私傷病であれば「病死」等でよいのですが、労災にあたる場合はその原因を記載します

以上の9項目です。

必要な記載事項を全て書かなければなりません。

訂正については、「遅延なく」となっています。つまり、変更の度に訂正しなければならないので注意しましょう。従業員の住所変更、配属変更などの訂正を忘れがちなので注意しなければなりません。

労働者名簿の様式

厚生労働省のページ「主要様式ダウンロードコーナー」に掲載されています。ただし、必ずしもこれを用いなければならないわけではなく、記入項目を満たしていれば、基本的にどのような形式でも構いません。

作成した労働者名簿をパソコン等に保管するときはすぐに印刷できる環境にあることが条件です。

原則として全員について作成

労働者名簿を作成する必要がある従業員は、原則として従業員全員ですが、日々雇用契約を結ぶ日雇労働者だけは作成義務がありません。

契約社員、パート、アルバイト等は対象です。

出向者の場合は、移籍して出向している場合には出向先に作成義務があります。在籍の形で出向している場合は出向元と出向先の両方で名簿の作成しなければなりません。

派遣社員は賃金を支払っている派遣元に作成義務があるので、派遣先の会社においては作成する必要はありません。

個人事業、法人事業、従業員数などにかかわらず全ての使用者に作成義務があります。

保存期間

労働者名簿の保存期間は3年です。作成した日からではなく、従業員の退職や解雇、または死亡日から起算して3年です。

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事務手続

押印の省略について

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内閣府および法務省、経済産業省は、「押印についてのQ&A」を公開しました(令和2年6月19日)

Q&Aの主な内容は以下です。

□ 契約書に押印をしなくても、法律違反にならない。

□ 押印は文書の成立の真正が推定されるが、相手方の反証が可能なので効果は限定的である。

□ よって、必ずしも本人による押印を得ることにこだわらず、不要な押印を省略したり、押印以外の手段で代替したりすることが有意義である。

□ また、(押印が無い)文書の成立の真正を証明する手段として、次の手段が考えられる。

① 継続的な取引関係がある場合

取引先とのメールのメールアドレス・本文及び日時等、送受信記録の保存(請求書、納品書、検収書、領収書、確認書等は、このような方法の保存のみでも、文書の成立の真正が認められる重要な一事情になり得ると考えられる。)

② 新規に取引関係に入る場合

・契約締結前段階での本人確認情報(氏名・住所等及びその根拠資料としての運転免許証など)の記録・保存
・本人確認情報の入手過程(郵送受付やメールでの PDF 送付)の記録・保存
・文書や契約の成立過程(メールや SNS 上のやり取り)の保存

③ 電子署名や電子認証サービスの活用(利用時のログイン ID・日時や認証結果などを記録・保存できるサービスを含む。)

上記①、②については、文書の成立の真正が争われた場合であっても、例えば下記の方法により、その立証が更に容易になり得ると考えられる。また、こういった方法は技術進歩により更に多様化していくことが想定される。

(a) メールにより契約を締結することを事前に合意した場合の当該合意の保存
(b) PDF にパスワードを設定
(c) (b)の PDF をメールで送付する際、パスワードを携帯電話等の別経路で伝達
(d) 複数者宛のメール送信(担当者に加え、法務担当部長や取締役等の決裁権者を宛先に含める等)
(e) PDF を含む送信メール及びその送受信記録の長期保存

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事務手続

Zoomを設定するには

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Zoomとは

Zoomは、会議などをオンラインで開催することができるアプリです。

アカウント登録をする

Zoomのアカウントをとるには、まず、Zoomの公式サイトにアクセスします。

「サインアップは無料です」をクリックします。

誕生日を入力する画面がでます。生年月日を入力します。

メールアドレスが求められます。

Facebookでサインインすることもできます。ただし、Facebook でサインインすると、あとで連携を切ることができないようです。メールアドレスの方が無難です。

メールアドレスを入力して、「サインアップ」をクリックすると、入力したメールアドレス宛てにメールが届きます。

指示にしたがって、「無料アカウント作成」のページに移動します。

登録する事項

□ 名前と姓
□ パスワード
□ 確認パスワード

「続ける」をクリックします。

「仲間を増やしましょう」と出ますが、この段階ではスキップします。

「私はロボットではありません」にチェックを入れて「手順をスキップする」をクリックします。

「テストミーティングを開始」という画面になります。

詳細設定をする

ここまでの作業で、Zoomの無料アカウント取得が完了です。

「テストミーティングを開始」という画面から「マイアカウントヘ」を選択します。

アカウントの設定画面が出ます。

会議を始める

アプリを起動して、登録したメールアドレスとパスワードでサインインします。

すぐに会議を開始したいとき

「新規ミーティング」の横の下向き矢印をクリックします。

自分の画面を映して始めたい場合は「ビデオありで開始」をチェックします。音声だけで始めたい場合はチェックしません。

「マイパーソナルミーティングID(PMI)を使用」にチェックを入れると、IDを使っていつも同じURLでミーティングができます。ただし、知った人がいつでも入れるのでセキュリティの点からは要注意です。

オレンジ色のアイコンをクリックすると、会議の画面が表示されます。会議の主催者は、「参加者の管理」をクリックし、入ってきた人に対して、許可または許可しないの操作をします。

日時を決めて予定をしたいとき

「スケジュール」のアイコンをクリックします。

スケジュールを設定して「スケジュール」をクリックします。

スケジュールが設定したら、「コピー」をクリックして参加者に送ります。

設定した時間になったら、URLをクリックして会議を始めます。

Zoom会議から招待されたら→Zoomに参加するには

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事務手続

Zoomに参加するには

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Zoomとは

Zoomは、会議などをオンラインで開催することができるアプリです。

Zoomに参加するには

用意するもの

パソコンかスマホが必要です。

Webカメラ、マイク、スピーカー(またはイヤホン)が必要です。使用しているパソコンやスマホに内蔵されていれば条件を満たします。ついてない場合は、外付けのものを用意する必要があります。

パソコンから参加する

主催者から招待してもらえば、ユーザー登録しなくても、Zoomの会議に参加できます。

招待のURLをブラウザで開きましょう。

「ブラウザから参加」というリンクをクリックします。

主催者がブラウザからの参加を認めていない場合は「ブラウザから参加」が出ません。その場合は、下で説明するアプリをダウンロードしましょう。

ブラウザから参加の続きです。

「ミーティングパスワード」と「名前」を入力する画面がでます。

パスワードが設定されていれば、通常はURLと一緒に送られてきます。パスワードを設定していない会議であればパスワード入力欄が出ません。

「名前」は、会議の時に、表示される名前です。なんでも構いませんが、その会議がフォーマルなものであれば実名を入力します。

次に、「コンピューターでオーディオに参加」をクリックして、主催者が、許可を出すまで少し待ちます。

会議に入ったときに、主催者の指示にしたがって、マイクをOn/Offしたり、ビデオをOn/Offしたりします。

ブラウザは機能が制限されるので、会社のPCなどでアプリのインストールを制限されている場合を除き、アプリをインストールしたほうが良いです。

Zoomのホームページから、「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードします。

スマホから参加する

スマホから参加するには、Zoomアプリが必要です。

App StoreかGoogle Playからアプリをインストールします。

インストールしたら、開いて「ミーティングに参加する」ボタンをクリックします。

ミーティングIDと名前を入力する画面が出るので入力します。

ミーティングIDは、通常は主催者から伝えられます。または、招待されたURLの中に入っている10桁の数字を入力します。

入力後「参加」ボタンをクリックします。

オンライン会議を主催したいときは→Zoomを設定するには