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個人情報保護に関する誓約書のサンプル

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個人情報保護に関する誓約書

1.私は、会社の個人情報取扱規程及び特定個人情報取扱規程を遵守します。

2.私は、業務上知りえた個人情報を、会社の許可無く第三者に漏洩又は開示しません。

3.私は、在職中に業務上の理由で保有していた個人情報等を退職日までにすべて返却して退社します。

3.私は、本誓約は退職後も有効であることを理解しています。

4.私は、本誓約に違反して会社の従業員や顧客に損害を与えたときは、就業規則による懲戒処分、ならびに損害賠償の可能性があることを理解しています。

以上、誓約の証として本書を提出します。

平成〇年〇月〇日

住所               
氏名              印

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職務発明について

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発明とは

特許法では、「発明」を、「自然法則を利用した技術的思想の創作のうち高度のもの」と定義しています。

発明をした人は、その発明について特許(簡単に言えば、「自分だけが使用できる権利」)を受けることができ、この「特許を受ける権利」を譲り渡すこともできます。

新しい工夫をすることで性能のよい機械を作った、斬新なビジネスの仕組みを思いついた、など、これまにないモノを作ったり、発見したり、作ったのであれば誰でも特許庁に特許を申請できます。

審査をパスすれば特許として登録され、他の人がその発明を使うには、特許権を持っている人の許可をもらって、使用料を払わなければならなくなります。

会社は発明者にならない

発明は、人間の頭脳から産み出されるものですから自然人ではない会社は発明することができないとされています。

つまり、会社に勤務する従業員が発明したときは、特許を受ける権利は、本来は、会社ではなくその発明をした従業員にあります。

職務発明の場合

ただし、従業員のした発明が「職務発明」であれば話しは違ってきます。

職務発明とは、会社に勤める従業員が会社の仕事として研究・開発した結果完成した発明のことです。

発明は、従業員の個人の力によるところが大きいのは当然ですが、使用者である会社も、給与、設備、研究費などを従業員に提供することにより、一定の貢献をしています。

そこで、特許法では、特許を受ける権利は原則として従業員にあるとしつつも、会社の貢献度を考慮して、会社に特許発明を実施する権利や就業規則等の定めによる予約承継を認めています。

職務発明の対価

従業員は、職務発明に関して特許を受ける権利や特許権を会社に譲渡したときは、会社から職務発明の社内貢献に応じた相当の対価を受ける権利があります。

従業員(発明者)に与えるインセンティブ(「相当の利益」)は、職務発明規程にその内容等を規定します。

ただし、社内規程等で一定の割合を定めていたとしても個々の発明に、一律に強制適用することはできません。

規程等で定めた一定額を従業員が自主的に了承するのであれば問題ありませんが、その発明による利益が大きい場合には、その都度話し合いで決めることになるでしょう。

規程を定める

まず、就業規則に一般的な事項を記載します。

職務発明|就業規則

詳細について別規程を作成します。下のリンクは、特許庁ホームページ「中小企業等の皆様へ ~職務発明規程の導入~」へのリンクです。「中小企業向け職務発明規程」ひな形が掲載されています。

このホームページが提供する規程サンプルです。
職務発明取扱規程

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マイナンバーの本人確認

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本人確認の原則

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることはもちろんのこと、なりすましを防ぐために、番号を提出したものが本当に本人であるかのの確認をすることになっています。これは、マイナンバーの提出を受けるものの義務となっています。

個人番号カード(写真の入ったものです)の提出を受けた場合は、その写真が本人のものであるかを確認することで確認できます。

通知カードや個人番号の記載された住民票の写しの提出をうけた場合は、通知カードだけは足りず、運転免許証などの公的機関が発行した写真付きの証明書類と併せて本人であることを確認します。

代理人を通して手続きする際は、委任状、代理人の本人確認書類、そして、本人の確認書類が必要です。

また、本人確認を正確に行い、その記録を残すために、書類のコピーの提出を求めることは違法ではありません。

従業員の本人確認

従業員の確認も原則的には上述の方法で行わなければなりませんが、既存の従業員に関しては、以前の入社時に本人確認がなされていて、本人であることが明らかであれば、改めて確認を行う必要はありません。つまり、入社時に住民票、健康保険証、年金手帳、運転免許証などのいずれかで本人確認がなされていれば、今回は通知カードで番号確認のみで問題ありません。なお、履歴書は本人確認とは言えません。公的な書類の提出や提示で確認してある場合です。

被扶養者のマイナンバー

被扶養者のマイナンバーを従業員を通じて会社に提出する行為は、厳密に言えば委任状などが必要なのですが、「扶養控除等(異動)申告書」で個人番号を集めるときは、会社による被扶養者の本人確認が不要です。

というのは、この申告書は、「従業員が作成して、会社に提出する」書類なので、法律的に書類作成義務が従業員本人にあります。したがって、従業員が自ら本人確認を行う義務があるため、企業が被扶養者の本人確認を行わなくともよいのです。

取引先のマイナンバー

税理士や社会保険労務士などの顧問料の支払先、社員研修の講師、家賃の支払先、その他、報酬の支払先が個人事業主であるときは、支払調書に記載するためにマイナンバーが必要です。また、配当金の関係で株主からもマイナンバーを集めなければなりません。

取引先については、2017年1月に提出する支払調書から記載する必要があります。株主については、法の施行日に既に株主であった人については2019年以降の配当から必要になります。ただし、入手できたら期限前であっても入手できた分を記載しなければなりません。新たな株主については経過措置がありません。

取引先からスムーズにマイナンバーを入手するために「個人番号提供のお願い」などの文書を作って送ればよいでしょう。

なお、取引先が法人であればインターネットで「法人番号」を検索できます。インターネットから入手することについて相手に断りを入れる必要はありません。

国税庁法人番号公表サイト

郵送などでの確認

郵便のやり取りでも本人確認が可能です。対面と同様に番号確認と身元確認が必要となります。具体的には、個人番号カードの両面、あるいは通知カードや運転免許証などをコピーによって本人確認をします。画像データにしたものをメールに添付して受け取ることもできます。また、本人確認を行った記録として、送られてきた封筒や、メールのやり取りのプリント等を残しておくとよいでしょう。

2回目以降の確認

マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行うのが原則です。ただし、2回目以降の番号確認は、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合できるので、現実的には、改めての本人確認は必要はありません。

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マイナンバーの保管

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安全管理措置

パート・アルバイト含み従業員101人以上の会社では、取扱規程をつくるなど安全管理措置をしっかり講じる必要がありますが、小規模な事業所の場合は、徐々にしっかりしていくこととして、まずは最低限のことから始めましょう。

また、従業員100人以下の中小規模事業者であっても、税理士・社会保険労務士など、金融分野の事業者、取り扱っている個人情報の数が5000件を超える事業者などは、軽減措置を受けられないので、原則的な管理をしなければなりません。

担当者を決める

マイナンバーを扱う担当者を決めて、社内に周知しましょう。併せて、マイナンバー担当者以外の人は、他人のマイナンバーに接しないことも周知させます。これらの周知は文書を作って回覧すると記録にもなってよいでしょう。

担当者の教育を行います。マイナンバーの取扱いについて記載されたパンフレットなどをインターネットで入手して、勉強してもらいます。参考にした資料等は教育の記録として保存するとよいでしょう。

保管場所を決める

マイナンバーが記載された書類は、鍵のかかるキャビネットにいれるようにします。そのキャビネットのカギは事業主またはマイナンバー担当者が所持し、他の人が使わないようにしましょう。スペースが空いているからと、他の書類を混在させるようになると、管理がずさんになるので気を付けましょう。

パソコンなどにデータとして保管する場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。

外部委託をしている場合

税務などの業務を税理士や社会保険労務士などの外部に委託している場合は、委託先がきちんとマイナンバーを管理しているか監督する必要があります。監督というのは、委託先からきちんと説明を受けて、理解の上契約し、状況の報告を受けることです。

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マイナンバー依頼書の例

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マイナンバーを依頼する文書例

報酬や家賃の支払先、株主からもマイナンバーを取得する必要があります。講演を依頼した際に発送する依頼書と、提出してもらう連絡書の例です。

下記の依頼書と連絡書を送付し、連絡書を添付書類とともに返送してもらいます。

依頼書の例

令和〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇〇〇殿

〇〇株式会社

マイナンバーご提出のお願い

拝啓
時下益々ご清祥のことお慶び申し上げます。
さて、 このたびはご多忙中にもかわらず弊社の依頼をご承諾いただき誠にありがとうございました。
本依頼にかる支払調書作成のため、貴殿のマイナンバーが必要となります。
つきましては、別紙「マイナンバー連絡書」に必要事項をご記入の上、本人確認書類を同封の上、ご返送くださいますようお願いします。
なお、御連絡いただいたマイナンバーは支払調書作成の目的以外には使用せず、厳正に管理致しますことを申添えます。

敬具

ご不明の点は、下記のマイナンバー担当までご連絡下さいますようお願いいたします。
マイナンバー担当 〇〇〇〇 電話番号〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

連絡書の例

〇〇株式会社御中

マイナンバー連絡書

私のマイナンバーについて、下記の通り連絡いたします。

令和  年  月  日
住所
氏名

マイナンバー 〇〇〇〇 〇〇〇〇 〇〇〇〇

本人確認書類として次の☑の書類を添付しました。

□個人番号カードの両面コピー

□個人番号通知カードのコピー又はマイナンバーが記載された住民票のコピー+運転免許証などの公的機関発行の写真付き書類一通のコピー

□個人番号通知カードのコピー又はマイナンバーが記載された住民票のコピー+年金手帳や健康保険証など公的機関が発行した住所と氏名が記載された書類二通のコピー