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会社の運営 採用

入社式

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入社式とは

入社式は、新規採用の社員に対して歓迎と期待を伝達し、会社の一員としての自覚を促すために行う社内行事です。

入社式の準備

日程調整

4月1日を軸に日程を調整します。

会社を代表する社長の出席は欠かせません。人事担当役員や、新入社員の配属先担当の役員の日程にもできるだ合わせるようにします。役員が出席できない部門には代理者の出席を求めます。

次第に講演を組み込むのであれば、講師の選定と日程調整が必要です。

日程調整の結果、3月末や4月初めにずらすこともあります。

日程が決まったら入社予定者に連絡します。入社後の平日に行うので出欠をとる必要はありませんが、心構えをさせるために事前連絡します。

会場予約

社内の会議室等で行いますが、規模が大きい場合はホテルや貸しホールなどで行います。

外部の会場で行うのであれば、は数ヶ月前から予約しておく必要があります。また、懇親会を行うのであれば、人数にかかわらず入社式と懇親会を連続してホテル等で行った方がスムーズに実施できるでしょう。

入社式案内の例

令和〇年〇月〇日

内定者の皆様(または、〇〇〇〇様)

〇〇株式会社
総務部長 〇〇〇〇 印

入社式のご案内

拝啓 新緑の候 入社予定の皆様にはお元気でお過ごしのことと存じます。

皆様を当社にお迎えするにあたり、下記の通り、入社式を執り行いますのでご案内いたします。

皆さんが元気に出社されることを心待ちしております。

敬具

開催日時 令和〇年〇月〇日(〇曜日)午前〇時集合

集合場所 本社会議室(〇〇ホテル)

服装 なるべくスーツ着用でご出席ください

この文書への返信はいりません。問い合わせがあれば、総務課に連絡してください。

辞令準備

辞令交付は入社式のメインイベントです。初めて交付する辞令は、入社許可書の意味があります。法律的には指示された出社日になれば従業員になりますが、会社としては辞令の交付と受領をもって正式に入社したことにします。

式の進行

入社式次第の例

開式の宣言 〇〇部長

歓迎の言葉 社長

辞令交付 社長から新入社員へ

新入社員代表の決意表明

閉式の宣言 〇〇部長

記念講演 〇〇〇〇先生

記念撮影

懇親会次第の例

開式の言葉 司会

歓迎の言葉 副社長

乾杯 来賓代表

会食

閉式の言葉 司会

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労働基準法 採用

技能者の養成

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徒弟の弊害排除

徒弟、見習、養成工その他、名称にかかわらず、技能の習得を理由に酷使していけません。

労働基準法第69条 使用者は、徒弟、見習、養成工その他名称の如何を問わず、技能の習得を目的とする者であることを理由として、労働者を酷使してはならない。

技能の習得を目的とする労働者に家事をさせるなど、技能の習得に関係のない作業をさせてはいけません。

労働基準法第69条2 使用者は、技能の習得を目的とする労働者を家事その他技能の習得に関係のない作業に従事させてはならない。

丁稚奉公のような、業務を習得するまでの一定期間、住み込みで家事手伝いを強要されるような慣行から技能取得労働者を保護するために設けられた規定です。

職業訓練に関する特例

一部規定の緩和

職業能力開発促進法の認定を受けて職業訓練を受ける従業員については、年少者や女性(妊産婦)に制限されている一部の規定の適用が緩和されます。

労働基準法第70条 職業能力開発促進法第24条第一項(同法第27条の2第二項において準用する場合を含む。)の認定を受けて行う職業訓練を受ける労働者について必要がある場合においては、その必要の限度で、第14条第一項の契約期間、第62条及び第64条の三の年少者及び妊産婦等の危険有害業務の就業制限、第63条の年少者の坑内労働の禁止並びに第64条の二の妊産婦等の坑内業務の就業制限に関する規定について、厚生労働省令で別段の定めをすることができる。ただし、第63条の年少者の坑内労働の禁止に関する規定については、満16歳に満たない者に関しては、この限りでない。

職業能力開発促進法24条1項の都道府県知事の認定を受けて行う職業訓練を受ける労働者には次の特例が適用されます。

1.職業能力開発促進法施行規則に定める訓練期間の範囲内であれば、契約期間が3年を超える労働契約を定めることができる。

2.技能を習得させるために必要がある場合においては、18歳未満の訓練生を法62条の危険有害業務に就かせることができる。

3.年少者である訓練生に技能を習得させるために必要がある場合においては、満16歳以上の男性である訓練生を坑内労働に就かせることができる。

労働局長の許可

労働基準法70条に基づく厚生労働省令は、職業訓練を行うためには、職業能力開発促進法24条1項の都道府県知事の認定を受けるだけでなく、労働基準法71条の都道府県労働局長の許可も必要です。労働局長の許可がなければ適用されません。

労働基準法第71条 前条の規定に基いて発する厚生労働省令は、当該厚生労働省令によつて労働者を使用することについて行政官庁の許可を受けた使用者に使用される労働者以外の労働者については、適用しない。

有給休暇の特例

満20歳未満であって、第70条の特例の適用を受ける労働者に対して付与されるべき有給休暇の日数は、雇入れの日から起算して6ヶ月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合に12労働日となります。なお、最高付与日数は一般労働者と同じ20労働日です。

労働基準法第72条 第70条の規定に基づく厚生労働省令の適用を受ける未成年者についての第39条の規定の適用については、同条第一項中「10労働日」とあるのは「12労働日」と、同条第二項の表六年以上の項中「10労働日」とあるのは「8労働日」とする。

取消し処分

違反があったときは、都道府県労働局長は許可を取り消すことができます。

労働基準法第73条 第71条の規定による許可を受けた使用者が第70条の規定に基いて発する厚生労働省令に違反した場合においては、行政官庁は、その許可を取り消すことができる。

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事務手続 採用

労働者名簿

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労働者名簿とは

労働者名簿とは、労働者の氏名や採用した日などを記載した書類で、労働基準法で作成が義務付けられています。

労働基準法第107条
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
2 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

e-Gov法令検索 2020/08/20

記載すべき事項

□ 氏名
□ 生年月日
□ 性別
□ 住所
□ 業務の種類
業務の種類とは、経理、営業などのことです。だいたいの業務内容が分かるように書きましょう。
□ 履歴
履歴とは異動や昇進などの社内履歴を記載します。入社前の履歴についても、最終学歴、直前の仕事は記載しておきましょう。
□ 雇用年月日
□ 退職年月日と事由
自己都合で退職したときは「自己都合退職」だけでよいのですが、従業員を解雇した場合は、なぜ解雇したのか事由を記載する必要があります。
□ 死亡年月日と原因
私傷病であれば「病死」等でよいのですが、労災にあたる場合はその原因を記載します

以上の9項目です。

必要な記載事項を全て書かなければなりません。

訂正については、「遅延なく」となっています。つまり、変更の度に訂正しなければならないので注意しましょう。従業員の住所変更、配属変更などの訂正を忘れがちなので注意しなければなりません。

労働者名簿の様式

厚生労働省のページ「主要様式ダウンロードコーナー」に掲載されています。ただし、必ずしもこれを用いなければならないわけではなく、記入項目を満たしていれば、基本的にどのような形式でも構いません。

作成した労働者名簿をパソコン等に保管するときはすぐに印刷できる環境にあることが条件です。

原則として全員について作成

労働者名簿を作成する必要がある従業員は、原則として従業員全員ですが、日々雇用契約を結ぶ日雇労働者だけは作成義務がありません。

契約社員、パート、アルバイト等は対象です。

出向者の場合は、移籍して出向している場合には出向先に作成義務があります。在籍の形で出向している場合は出向元と出向先の両方で名簿の作成しなければなりません。

派遣社員は賃金を支払っている派遣元に作成義務があるので、派遣先の会社においては作成する必要はありません。

個人事業、法人事業、従業員数などにかかわらず全ての使用者に作成義務があります。

保存期間

労働者名簿の保存期間は3年です。作成した日からではなく、従業員の退職や解雇、または死亡日から起算して3年です。

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労働基準法 採用

年少者の証明書

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証明書の備え付け

年少者は法律で保護されています。その保護が確かに行われるためにいくつかの証明書を事業場に備え付けることが義務付けられています。

アルバイトで1日だけ働いてもらう場合でも、本人の申告を信用して採用することはもちろん、身分証明書などで確認すしても足りず、きちんとした書類を出させて、保管しておかなければならないのです。

労働基準法第57条
使用者は、満18才に満たない者について、その年齢を証明する戸籍証明書を事業場に備え付けなければならない。

2 使用者は、前条第二項の規定によつて使用する児童については、修学に差し支えないことを証明する学校長の証明書及び親権者又は後見人の同意書を事業場に備え付けなければならない。

年齢を証明する戸籍証明書

第1項は18歳未満の者についての規定です。中学校を卒業した者を雇用する場合、高校生のアルバイトを雇う場合に必要です。特に許可を得て中学校以下の児童を雇う場合も同様です。

住民票や戸籍謄本、戸籍抄本はプライバシー上の問題があるので住民票記載事項証明書がよいでしょう。氏名と生年月日のみが記載された住民票記載事項証明書を求めましょう。「年齢を証明する戸籍証明書」とあるので、健康保険被保険者証や生徒証で代用できないと解されています。

学校長の証明書及び親権者又は後見人の同意書

第2項は中学卒業前の児童に対する制限です。

満15歳に達した日以後の最初の3月31日まで、つまり、中学校を卒業するまでは児童を労働者として使用することは原則として禁止されています。

ただし、13歳以上であれば、軽易で健康と福祉に有害でない仕事については、労働基準監督署の許可を得て、修学時間外に働かせることができます。

また、映画や演劇の仕事については、同様の手続きをして13歳未満を使うことができます。

この場合、労働基準監督署には、使用許可申請書に、戸籍証明書、修学に差し支えないことを証明する学校長の証明書、親権者又は後見人の同意書を添付し提出しなければなりません。

学校長の証明書と親権者又は後見人の同意書は、事業所に備え付けなけれなりません。

親権者又は後見人の同意書の様式

特に決まった様式はありませんが一例を示します。

同意書

〇〇株式会社
代表取締役〇〇〇〇殿

〇〇学校に在籍する〇〇〇〇(〇年〇月〇日生まれ)が貴社にて働くことに同意します。

住所             
氏名            印
本人との関係         

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労働契約 採用

試用期間について

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試用期間とは

試用期間とは、採用した従業員が従業員として適格かどうかを判断するための期間です。

会社はこの試用期間内に、従業員の出勤状況、勤務態度、業務遂行状況等を観察して、従業員として適格であるかどうかを判定し、適格と認めれば本採用とします。

試用期間は労働基準法等に定められた制度ではないため、試用期間を設けるためには就業規則に定めなければなりません。

試用期間|就業規則

試用期間の長さ

試用期間を設ける際は、期間が長くなりすぎないよう気をつけましょう。労働基準法などに長さの規定はありませんが、あまりに長すぎる期間は、従業員にとって不利益となり、無効とされる可能性もあります。

3ヶ月から6ヶ月の間で試用期間を決める会社が多いようです。

試用期間を設ける場合は、設けられている旨とその期間を募集要項や労働契約書に明記する必要があります。

募集時の労働条件の明示

試用期間の延長

試用期間の延長については、就業規則の中で、延長する可能性やその理由、実際の延長期間について定めがある場合に可能です。しかし、根拠がうすい理由で繰り返される期間延長は無効になる可能性があります。

試用期間中の労働条件

試用期間中であっても、労働契約を締結していることにかわりはありません。

社会保険等の加入

社会保険等については、加入要件を満たしていれば、試用期間中の従業員も加入させなければなりません。

採用時の社会保険手続き

採用時の雇用保険手続き

試用期間の賃金

試用期間中の賃金と本採用後の賃金を別にする場合は、その旨と賃金の額を募集要項や労働契約書に明記する必要があります。また、試用期間中でも労働基準法は適用されるので、時間外労働をさせた場合は割増賃金を支払う必要があります。

本採用拒否について

試用期間については、解約権留保付きの労働契約が成立しています。したがって、理論的には、会社が本採用にふさわしくないと判断すれば、本採用を拒否することが可能です。

しかし、可能であると言っても、簡単にできるわけではありません。

本採用拒否は解雇とほぼ同様の要件を満たす必要があります。

普通解雇をするときの注意点

つまり、正当な理由がなければ、本採用拒否はできません。

正当な理由というのは、たとえば経歴の詐称が発覚した、遅刻欠勤が多い、勤務態度が著しく悪い、などがあります。能力がよく問題になりますが、これについては期待はずれだったというくらいのことでは正当な理由になりません。

充分な観察をせず、問題が見られた場合に充分な指導や対策をせずに、漫然と試用期間が経過し、印象的な判断で本採用拒否をすると、その本採用拒否は無効になるおそれがあります。

したがって、試用期間中の従業員に対しては、勤務態度や職業能力に問題があっても、改善できるように適切な指導や教育を行う必要があります。また、指導や教育の記録をつけることで、判定に客観性をもたせましょう。

本採用拒否については次のような判例があります。

判例(M社事件最高裁大法廷昭和48年12月12日判決)
試用期間について「留保解約権に基づく解雇は、これを通常の解雇と全く同一に論ずることはできず、前者については、後者の場合よりも広い範囲における解雇の自由が認められてしかるべきものといわなければならない。」としたうえで「留保解約権の行使は、上述した解約権留保の趣旨、目的に照らして、客観的に合理的な理由が存し社会通念上相当として是認されうる場合にのみ許されるものと解するのが相当である。」「換言すれば、企業者が、採用決定後における調査の結果により、または試用中の勤務状態等により、当初知ることができず、また知ることが期待できないような事実を知るに至った場合において、そのような事実に照らしその者を引き続き当該企業に雇傭しておくのが適当でないと判断することが、上記解約権留保の趣旨、目的に徴して、客観的に相当であると認められる場合には、さきに留保した解約権を行使することができるが、その程度に至らない場合には、これを行使することはできないと解すべきである。」と判示しました。

採用面接等で分かっていたこと、分からなかったとしても注意を払えば知ることができたことについては本採用拒否の理由にならないということです。

解雇予告と解雇予告手当

試用期間中であっても、雇用した日から14日を過ぎた時点で辞めてもらう場合は、解雇予告、解雇予告手当が必要です。

雇用した日から14日以内に辞めてもらう場合は、解雇予告や解雇予告手当は不要です。

労働基準法21条に、解雇予告の適用除外として「試の使用期間中の者」について定めています。「試用期間」と「試用期間中の者」は別物なので注意しましょう。「試の使用期間」とは労働基準法に、14日間と定められている試みの使用期間のことを言います。一方で「試用期間」というのは会社が就業規則で定めた本採用留保期間のことです。

解雇予告と解雇予告手当

また、いずれの場合も、解雇予告をすればよいというものではなく、正当な理由がない本採用拒否は、無効になるおそれがあります。

従業員からの退職申し出

従業員は試用期間中であっても退職の申し出ができます。ただし、試用期間中とはいえ労働契約が成立している以上、所定の手続きをして退職しなければなりません。

就業規則に定められた退職手続きを遵守する必要があります。ただし、民法627条によれば、退職予定日の2週間前に退職の申し入れを行なうことで労働契約が終了するので、もし、就業規則で1ヶ月前に申し出ると定めていても民法が優先します。

なお、会社に違法行為等がある場合など、正当な理由があれば直ちに退職できます。