Last Updated on 2023年10月31日 by 勝
本人確認の原則
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。
① マイナンバーカード（番号確認と身元確認）
② 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③ マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。
なお、「通知カード」は２０２０年５月２５日に廃止されましたが、通知カードに記載された氏名、住所等が住民票に記載されている事項と一致している場合に限り、引き続き通知カードを番号確認書類として使用できます。
個人番号カードの場合、カードの写真が本人のものであるかを確認することができるので、カード一枚だけで本人確認ができます。
それに対して、通知カードや個人番号の記載された住民票の写しは写真がないので、運転免許証などの公的機関が発行した写真付きの証明書類と併せて本人であることを確認することになります。
公的機関が発行した写真付きの証明書類が全くないこともあると思います。その場合は、健康保険証、年金手帳など、公的機関が発行した書類を複数提示してもらうことで本人確認することになりますが、より慎重に真偽を判断する必要があります。
従業員の本人確認
従業員の確認も原則的には上述の方法で行わなければなりません。
従来から在籍している従業員から初めてマイナンバーの提供を受ける場合は、以前の入社時に本人確認がなされていて、本人であることが明らかであれば、改めて確認を行う必要はありません。
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代理人による提供
代理人から本人の個人番号の提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人のマイナンバーの３つを確認します。
代理権は、法定代理人の場合は戸籍謄本等、任意代理人の場合は本人から代理人への委任状等で確認します。代理人の身元確認は、代理人のマイナンバーカードや運転免許証等の写真付きの公的証明書で確認します。本人のマイナンバーは、本人のマイナンバーカード等の写しが必要です。
被扶養者のマイナンバー
被扶養者のマイナンバーを従業員を通じて会社に提出する行為は、厳密に言えば委任状などが必要なのですが、「扶養控除等（異動）申告書」で個人番号を集めるときは、会社による被扶養者の本人確認が不要です。
というのは、この申告書は、「従業員が作成して、会社に提出する」書類なので、法律的に書類作成義務が従業員本人にあります。したがって、従業員が自ら本人確認を行う義務があるため、企業が被扶養者の本人確認を行わなくともよいのです。
取引先のマイナンバー
税理士や社会保険労務士などの顧問料の支払先、社員研修の講師、家賃の支払先、その他、報酬の支払先が個人事業主であるときは、支払調書に記載するためにマイナンバーが必要です。また、配当金の関係で株主からもマイナンバーを集めなければなりません。
取引先からスムーズにマイナンバーを入手するために「個人番号提供のお願い」などの文書を作って送ればよいでしょう。
なお、取引先が法人であればインターネットで「法人番号」を検索できます。インターネットから入手することについて相手に断りを入れる必要はありません。
国税庁法人番号公表サイト
郵送などでの確認
郵便のやり取りでも本人確認が可能です。対面と同様に番号確認と身元確認が必要となります。具体的には、個人番号カードの両面、あるいは通知カードや運転免許証などをコピーによって本人確認をします。画像データにしたものをメールに添付して受け取ることもできます。また、本人確認を行った記録として、送られてきた封筒や、メールのやり取りのプリント等を残しておくとよいでしょう。
２回目以降の確認
マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行うのが原則です。ただし、２回目以降の番号確認は、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合できるので、現実的には、改めての本人確認は必要はありません。
本人確認書類のコピー保管
提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、身元確認書類等）はコピーして保管しましょう。確実に本人確認を行ったという証拠となるだけでなく、上述したような繰り返しマイナンバーの提供を受ける場合の手間を省くためです。
ただし、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
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