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マイナンバーの本人確認

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本人確認の原則

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることはもちろんのこと、なりすましを防ぐために、番号を提出したものが本当に本人であるかのの確認をすることになっています。これは、マイナンバーの提出を受けるものの義務となっています。

個人番号カード(写真の入ったものです)の提出を受けた場合は、その写真が本人のものであるかを確認することで確認できます。

通知カードや個人番号の記載された住民票の写しの提出をうけた場合は、通知カードだけは足りず、運転免許証などの公的機関が発行した写真付きの証明書類と併せて本人であることを確認します。

代理人を通して手続きする際は、委任状、代理人の本人確認書類、そして、本人の確認書類が必要です。

また、本人確認を正確に行い、その記録を残すために、書類のコピーの提出を求めることは違法ではありません。

従業員の本人確認

従業員の確認も原則的には上述の方法で行わなければなりませんが、既存の従業員に関しては、以前の入社時に本人確認がなされていて、本人であることが明らかであれば、改めて確認を行う必要はありません。つまり、入社時に住民票、健康保険証、年金手帳、運転免許証などのいずれかで本人確認がなされていれば、今回は通知カードで番号確認のみで問題ありません。なお、履歴書は本人確認とは言えません。公的な書類の提出や提示で確認してある場合です。

被扶養者のマイナンバー

被扶養者のマイナンバーを従業員を通じて会社に提出する行為は、厳密に言えば委任状などが必要なのですが、「扶養控除等(異動)申告書」で個人番号を集めるときは、会社による被扶養者の本人確認が不要です。

というのは、この申告書は、「従業員が作成して、会社に提出する」書類なので、法律的に書類作成義務が従業員本人にあります。したがって、従業員が自ら本人確認を行う義務があるため、企業が被扶養者の本人確認を行わなくともよいのです。

取引先のマイナンバー

税理士や社会保険労務士などの顧問料の支払先、社員研修の講師、家賃の支払先、その他、報酬の支払先が個人事業主であるときは、支払調書に記載するためにマイナンバーが必要です。また、配当金の関係で株主からもマイナンバーを集めなければなりません。

取引先については、2017年1月に提出する支払調書から記載する必要があります。株主については、法の施行日に既に株主であった人については2019年以降の配当から必要になります。ただし、入手できたら期限前であっても入手できた分を記載しなければなりません。新たな株主については経過措置がありません。

取引先からスムーズにマイナンバーを入手するために「個人番号提供のお願い」などの文書を作って送ればよいでしょう。

なお、取引先が法人であればインターネットで「法人番号」を検索できます。インターネットから入手することについて相手に断りを入れる必要はありません。

国税庁法人番号公表サイト

郵送などでの確認

郵便のやり取りでも本人確認が可能です。対面と同様に番号確認と身元確認が必要となります。具体的には、個人番号カードの両面、あるいは通知カードや運転免許証などをコピーによって本人確認をします。画像データにしたものをメールに添付して受け取ることもできます。また、本人確認を行った記録として、送られてきた封筒や、メールのやり取りのプリント等を残しておくとよいでしょう。

2回目以降の確認

マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行うのが原則です。ただし、2回目以降の番号確認は、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合できるので、現実的には、改めての本人確認は必要はありません。