Last Updated on 2021年7月28日 by 勝
マイナンバーとは
マイナンバー（個人番号)とは、国民一人ひとりに割り当てられた１２桁の番号のことです。平成２８年１月から、順次、社会保障、税、災害対策の行政手続をするときにマイナンバーの記載が必要になります。マイナンバーは大事な特定個人情報なので、マイナンバーを預かる会社では厳密な管理が必要です。
特に従業員の人数が１００人を超える事業者には管理規程を策定するなどの厳格な管理が要求されています。
小規模企業のマイナンバー管理規程の例
マイナンバーの取得
会社等では、従業員を採用するときは、入社手続きの一つとしてマイナンバーを提出してもらいます。内定者に対しても、入社が確実に予定されている場合は、諸手続の準備があるので、入社前に提出を求めることが可能です。
講演料の支払いや税理士や社会保険労務士などへ報酬を支払っていれば相手のマイナンバーを取得する必要があります。また、家賃の支払先なども必要です。株主のマイナンバーも取得する必要があります。
相手先が個人事業主でない場合は法人番号を調べておく必要があります。法人番号の方はインターネットで調べることができます。
利用目的を伝える
マイナンバーを入手するには、相手に対して利用目的を伝える必要があります。
利用目的を就業規則等に記載するか、目的を記載した文書を交付しましょう。
最初に示した利用目的以外に利用することは禁止されているので、当初から考えられる目的を網羅しておくことが無難です。
法律等の改正等で、想定してなかった目的が増えたときは、当初に作成した就業規則等の改訂か、交付文書の再交付が必要になります。
本人確認が必要
マイナンバーを取得するときには、なりすまし防止のために本人確認が必要です。
個人番号カード（写真付きのものです）を提示されたときは、本人と認めることができます。
個人番号カードを取得していない場合は、通知カード（写真がついていないものです）又はマイナンバーが記載された住民票と、もう一つの証明書を提示してもらって、二つ併せて本人と認めることができます。
もう一つの証明書類というのは、免許証、パスポート等の写真の入った公的証明書です。
マイナンバーの保管
会社の労務管理上は、税務上や社会保険等の手続きに継続してマイナンバーが必要なので、社員のマイナンバーを記載した書類を適切に保管しておく必要があります。
マイナンバーの破棄
必要なくなったマイナンバーは破棄しなければなりません。従業員が退職すると、社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなるので、マイナンバーが記載された書類は原則的には廃棄する必要があります。ただし、それぞれの書類には法的な保存期間があるので注意して下さい。
マイナンバーが入った書類は「特別個人情報」として格別の管理が必要です。マイナンバーが記載されていなければ普通の個人情報として管理します。退職後は「普通の個人情報」として管理したい場合は、マイナンバーの部分を削除して下さい。例えば、マイナンバーの部分を黒塗りするなどすれば、普通の個人情報となります。ただし、普通であっても情報流出しないように一定の管理は必要です。
最終的に廃棄するときは、そのままゴミ箱に捨てるのでなく、シュレッターにかけるなど、確実に廃棄しましょう。
個人情報保護法との関連
氏名や住所、生年月日など個人を特定できる情報は、個人情報として個人情報保護法の対象です。
個人情報にマイナンバーが加わることで、ただの個人情報ではなくなり「特定個人情報」に変化します。