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情報管理

マイナンバーの保管

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安全管理措置

パート・アルバイト含み従業員101人以上の会社では、取扱規程をつくるなど安全管理措置をしっかり講じる必要がありますが、小規模な事業所の場合は、徐々にしっかりしていくこととして、まずは最低限のことから始めましょう。

また、従業員100人以下の中小規模事業者であっても、税理士・社会保険労務士など、金融分野の事業者、取り扱っている個人情報の数が5000件を超える事業者などは、軽減措置を受けられないので、原則的な管理をしなければなりません。

担当者を決める

マイナンバーを扱う担当者を決めて、社内に周知しましょう。併せて、マイナンバー担当者以外の人は、他人のマイナンバーに接しないことも周知させます。これらの周知は文書を作って回覧すると記録にもなってよいでしょう。

担当者の教育を行います。マイナンバーの取扱いについて記載されたパンフレットなどをインターネットで入手して、勉強してもらいます。参考にした資料等は教育の記録として保存するとよいでしょう。

保管場所を決める

マイナンバーが記載された書類は、鍵のかかるキャビネットにいれるようにします。そのキャビネットのカギは事業主またはマイナンバー担当者が所持し、他の人が使わないようにしましょう。スペースが空いているからと、他の書類を混在させるようになると、管理がずさんになるので気を付けましょう。

パソコンなどにデータとして保管する場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。

外部委託をしている場合

税務などの業務を税理士や社会保険労務士などの外部に委託している場合は、委託先がきちんとマイナンバーを管理しているか監督する必要があります。監督というのは、委託先からきちんと説明を受けて、理解の上契約し、状況の報告を受けることです。