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マイナンバー管理規程のサンプル

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マイナンバー管理規程の例

(目的)
第1条 本規程はマイナンバーの適正な取扱いを確保するために定めるものである。

(利用目的)
第2条 マイナンバーは次の事務に利用する。
1.従業員と扶養親族のマイナンバー
①源泉徴収関連事務
②個人住民税関連事務
③雇用保険関連事務
④健康保険・厚生年金保険関連事務
⑤国民年金第3号被保険者の届出事務
2.その他の関係先のマイナンバー
①報酬・料金等の支払調書作成事務
②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③不動産の使用料等の支払調書作成事務
④不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

(管理体制)
第3条 代表取締役はマイナンバー事務担当者を任命する。事務担当者を複数任命するときは、そのうちの一人をマイナンバー責任者に任命する。

(書類やデータの管理)
第4条 マイナンバーが記載された書類や媒体はカギの掛かる書庫等に保管しなければならない。
2.マイナンバーデータが保存されているパソコン等には次の措置をしなければならない。
①パスワードを設定する
②ファイアウォールやウイルスチェックソフトは最新のものに更新する
③セキュリティワイヤー等により机等に固定する
3.マイナンバーが記載された書類や媒体、並びにデータの入ったパソコン等は、所定の場所で取り扱うものとし、みだりに持ち出してはならない。
4.マイナンバーが記載された書類等を持ち出すときは、封筒に封入してカバンに入れて搬送する等、紛失や盗難等を防ぐための工夫をしなければならない。

(取扱区域の管理)
第5条 マイナンバーを取り扱う区域は、情報漏えい防止の観点から、間仕切りを設置するなど、場所や配置を工夫しなければならない。
2.マイナンバー事務担当者以外の者は、マイナンバーを取り扱う区域にみだりに近づいてはならない。

(マイナンバーの取得)
第6条 マイナンバーを取得する際は、原則として次のいずれかの方法により本人確認を行う。
① マイナンバーカードの両面コピーを提出してもらう
② マイナンバー通知カード又はマイナンバー記載の住民票のコピーの提出してもらう。この場合は更に、運転免許証などの公的機関発行の写真付き証明書類一通のコピーを提出してもらう。
③ ②の場合において写真付き証明書類が無い場合は、公的機関発行の住所氏名が記載された書類二種類を提出してもらう。

(マイナンバーの廃棄)
第7条 従業員の退社等により必要なくなったマイナンバーが記載された書類等は、原則として廃棄するものとする。廃棄の際には、シュレッダー等で裁断してから廃棄するものとする。ただし、書類の法定保存期間に注意しなければならない。

(漏えい時の対策)
第8条 マイナンバーが漏えい、紛失等したときは、代表取締役に直ちに報告しなければならない。

(取扱状況の確認)
第9条 代表取締役又は代表取締役から指名された者は、マイナンバーの取扱状況について一年に一回以上、監査を実施しなければならない。

附則
本規程は平成〇〇年〇月〇日から施行する。

解説記事:マイナンバー管理のあらまし