カテゴリー
会社の運営

書類の保存期間

トップページ物品と情報の管理>このページ

保存期間一覧表

法律で保存期間が決められている書類があります。このページは書類の保存期間の一覧です。

保存期間書類名
永久定款
登記関係書類
10年【会社法】
「会計帳簿」など
仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表など
「営業に関する重要な書類」 株主名簿、株主総会議事録など
他に、その会社にとって重要な書類
7年【法人税法、所得税法】
仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表など、決算に関して作成された書類
(上記の帳簿は、税法では7年ですが、会社法により10年の保存が義務付けられています。ご注意下さい。)
注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの書類
【国税通則法】
給与所得者の扶養控除等異動申告書等
源泉徴収簿
5年【労働安全衛生法】
一般並びに特殊健康診断の個人票(但し、製造許可対象物質等(特別管理物質)の製造・取扱業務従事者の健康診断記録は30年)
【労働基準法】
賃金台帳(当分の間3年)
4年【雇用保険法】
雇用保険被保険者に関する書類
3年【労働基準法】
労働者名簿
雇入、解雇、災害補償(災害を被った日ではなく災害補償が終った日から起算)、賃金その他労働関係に関する重要な書類
【労働保険の保険料の徴収等に関する法律】
労働保険料徴収に関する書類(雇用保険被保険者関する書類は4年)
【労働者災害補償保険法】
労災保険に関する書類(完結の日から起算)
【労働安全衛生法】
特別教育の記録(但し、雇入時教育及び職長教育に関する記録の保存規定は無い)
安全委員会、衛生委員会の記録
作業環境測定の記録、並びに作業環境測定結果の評価の記録(但し、原則3年、放射線5年、粉じん7年、ベリリウム等30年、石綿40年)
【労働者派遣法】
派遣元管理台帳
派遣先管理台帳
2年【健康保険法】
健康保険に関する書類
【厚生年金法】
厚生年金保険に関する書類
【雇用保険法】
雇用保険に関する書類(被保険者に関する書類は4年)3年、5年などの年数の起算日は、書類を作成した日ではなく、その書類について完結した日(雇入れや退職に関する書類であれば当該労働者が退職した日、災害補償に関する書類であれば災害補償が終わった日)から起算します。

法定の保管期間内は、保管箱やファイリングにより、必要となった場合にすぐに取出しが可能な状態にしておきましょう。

手持ちのダンボールで保管すると雑になりがちです。保管箱を統一して、書類名、責任部署、保存期間、破棄年月を表示することで保管状態が格段に良くなります。

保管中の書類は企業秘密に属するものが多いので、保管場所等に配慮が必要です。特に、個人のデータが記載された書類は格別の配慮が必要です。

一覧表に「永久」という項目を設け定款と登記関係書類をあげていますが、法律上は永久保存を義務付られた書類はありません。定款や登記関係書類をはじめ、会社の軌跡を表す書類は破棄すべきではないと思い、この項目を設けました。