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ハンコの管理

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ハンコとは

印鑑、印章などといいます。ハンコは、木や金属などを材料とし、それに名前を彫刻し、朱肉をつけて書類に転写する道具で、この転写を捺印といいます。

捺印をすることで、その書類の作成者が確かに自分であることを宣言するのです。

署名といって、自筆で自分の名前を書くことでも、確かに自分が作成したという宣言になりますが、日本では、署名だけでよい書類は少なく、ハンコを求められるのが一般的です。

内閣府および法務省、経済産業省は、「押印についてのQ&A」を公開しました(令和2年6月19日)
押印の省略について

実印(じついん)

市区町村では、個人のハンコの登録を受け付けており、請求に応じて「印鑑登録証明書」を発行します。

この市区町村に届け出たハンコのことを、実印といい、押印の上、印鑑証明書を添付することで、確かに自分が作成した書類であることを強く証明するのです。

実印は、店先で売っている出来合いのハンコでも受け付けてくれますが、同じ形のものが手軽に手に入るものを実印とするのは危険なことです。

できれば、実印用に別なハンコを作るほうがよいでしょう。近年は、ネットで見るとハンコも安くなったと感じます。

法人の場合も同じで、実印を法務局に届け出ることで、印鑑証明書を発行してもらいます。

銀行印

これも実印と同じで、出来合いのハンコでも大丈夫ですが、できれば、銀行印用に作るほうが良いでしょう。特に商売をしている場合や法人であれば、なおさらです。

認印(みとめいん)

認印という特別のハンコがあるわけではありません。実印でもない、銀行印でもないハンコで、日常的に使うものを認印といいます。

実印でないからといって効力が低いわけではありません。ハンコとしての力は同じです。慎重に取り扱いましょう。

役職印=丸印

会社などの法人では、代表の役職を入れた印影が丸いハンコをつくり、これを実印として登記します。形式は印鑑の回りに会社などの名称を、内側に役職を彫刻するのが一般的です。

社印=角印

会社などの法人で、法人名を彫刻した角型の印鑑です。一般的には、代表者名の記載のない書類に会社の証明として捺印します。また、法人名の記載がない役職印とセットで使用することもあります。

ハンコ使用上の注意

ハンコは自分を代表する大事なものです。

ハンコ一つで会社を失うことがあります。会社の実印や印鑑証明カードを事務員に預けっぱなしにしている人もいます。ハンコは自分が所持し自分で捺印することを強く勧めます。ハンコが無くて仕事が少し遅れてもなんとかなります。ハンコの不正使用による損失は取り返しができないほど大きくなることがあります。

書類をよく読んで捺印してください。書類などをよく読まずに印鑑を押すことは極めて危険なことです。友達に頼まれたからといって、他人に印鑑を渡すことは人生を暗転させることになりかねません。人物が大きいところを見せようと、他人に押印させることはやめましょう。人物が大きいというよりズサンな人と見られるだけです。

個人の場合には、実印は日常的に使うものではないので、無くなっても気が付かないこともあります。定期的に確認する必要があります。自分の知らないところで自分のハンコが押されていた場合には、無効を主張することができますが、いろいろと手間がかかりますし、損害が全て回復できるとも限りません。しっかり自分で管理しましょう。

会社では、間違いが起こらないように、ハンコの使い方にもルールを作る必要があります。「印章管理規程」を作って管理しましょう。

印章取扱規程のサンプル

ハンコの用語

割印(わりいん)

割印とは二つの書類が関連していることを証明するために押印した印のことです。正本と副本の2通の契約書があるときに、2通の契約書にまたがらせて印鑑を押すことで、同時に作られたことを証明します。

もう少し詳しく→契印と割印

契印(けいいん)

契印とは2枚以上の書類のページとページの間が連続していることを明らかにするために押印した印をいいます。契約書の一部が差し替えられることを防止します。

もう少し詳しく→契印と割印

捨印(すていん)

捨印は後から訂正できるように、欄外にハンコを押すことです。実はこれは大変危険なことです。どう書き換えられるか分からないのです。実務上は習慣になっていることでもありますが、くれぐれも慎重にしましょう。捨印以上に危険なのは、白紙に印鑑を押すことです。白紙に印鑑を押したら、その後からなにを記入されるかわかりません。絶対に押さないようにしましょう。

もう少し詳しく→捨印について

訂正印(ていせいいん)

帳簿に書いた数字を訂正するときに用いる小さい印鑑です。今は帳簿はパソコンで出力されるのが一般的ですから、実務上は訂正印の必要は少なくなりました。それに正式な書類では、訂正印を用いて訂正することはできず、その書類に用いた同じハンコを使用する必要があります。

もう少し詳しく→書類を訂正する方法

電子署名について

近年は、ハンコに替わるものとして、電子署名というものがあります。これは、印鑑の機能を、インターネット上で利用できるようにする技術です。