テンプレートを用意して文書管理の効率を上げよう！

テンプレート作成の提案

会社の文書テンプレートを作成することには、主に以下の3つの重要な効果があります。

品質の均一化と向上テンプレートは、必要な項目（作成日、版数、決定事項など）の抜け漏れを防ぎ、全文書の書式やレイアウトを統一します。これにより、誰が作成しても一定以上のプロフェッショナルな品質が担保されます。
作業時間の削減書式設定や基本情報の入力が不要になるため、文書作成者は内容の考案に集中できます。特に議事録や報告書など定型的な文書の作成時間を大幅に短縮できます。
情報アクセスの効率化統一されたフォーマットと命名規則により、必要な情報がどこに、何が、どのように書かれているかが一目でわかります。これにより、文書の検索や内容の理解が迅速になり、業務効率全体が向上します。

文書の種類にかかわらず、共通して必要な情報をテンプレートに埋め込み、編集できないようにロックします。

よく使う文書の種類ごとに、テンプレートを作成します。

報告書・議事録系:
- テンプレート: 目標、日時、参加者、議題、決定事項、TODO（担当者・期限）など、必須のセクション見出しを事前に設定する。
- 効果: 抜け漏れを防ぎ、誰もが同じ構造で情報を確認できる。
企画書・提案書系:
- テンプレート: 目的、背景、課題、提案内容、スケジュール、費用対効果など、論理的な構成を定める。
- 効果: 論旨が明確になり、説得力のある文書作成をサポートする。

使用するフォント、文字サイズ、見出しのレベルと装飾（太字、色）、箇条書きのスタイルなどを統一します。

「読みやすさ」と「プロフェッショナルな印象」を考慮したスタイルの一例を提案します。

可読性が高く、ビジネス用途で広く使われているフォントを選定します。

項目	設定	理由と効果
本文フォント	游ゴシックまたはメイリオ	【プロの印象】標準搭載されているが、明朝体よりも現代的で洗練された印象を与えます。特に游ゴシックは、デジタル表示での視認性が高いです。
代替フォント	MS Pゴシック	互換性のために設定。古い環境や特定のシステムでフォントが崩れるのを防ぎます。
本文サイズ	10.5pt または 10pt	標準的なA4文書で、最も読みやすく、情報量を確保できるサイズです。
注釈/補足	9pt	本文との区別を明確にし、視線を散らさないようにします。

文書の構造を明確にし、内容の階層が一目でわかるようにします。装飾は控えめに、色数を絞るのがプロフェッショナルな印象を与えるポイントです。

【共通ルール】

レベル	見出しの例	フォント設定	装飾	理由と効果
大見出し (レベル1)	I. 企画の背景と目的	14pt、太字	行頭に「I., II., III.」などのローマ数字を付与。下線を引かない。	文書全体の主要な章を明確にします。
中見出し (レベル2)	1. 現状の課題分析	12pt、太字	行頭に「1., 2., 3.」などの算用数字を付与。	章の下の具体的なテーマを示します。
小見出し (レベル3)	(1) リード獲得コスト	10.5pt、太字	行頭に「(1), (2), (3)」を付与。本文と同じサイズで太字のみ。	内容を細分化し、詳細な議論の区切りをつけます。

箇条書きは「整理された情報」の象徴です。レベルが深くなっても、一貫したスタイルで表現します。