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その他会議の議事録の書き方

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議事録の目的

議事録を作成しなければならないことが法律上決まっている会議でなくても、会議と名がつけば、議事録を作成しなければならないことが多いものです。

議事録を残すことで「言った」「言わない」というトラブルを防ぐことができ、また、出席していない人に渡すことで情報を共有することができます。

議事録の形式

議事録の形式は、法律に記載内容の指定があればそれに従って作成しますが、法律上の制限がない会議であれば、議事録の記載事項やその記述方法は自由です。

発言の一字一句を記録する議事録を作成することもあり、議題とその結果などの概要だけを記載することもあります。

通常は、その会議のこれまでの議事録にならって作成します。

議事録のポイント

どのような議事録でも次の事項は、ほぼ記載しなければなりません。

□ 会議の名称
□ 会議の開催日と時間
□ 出席者全員の氏名
□ 議長を務めた人の氏名
□ 議題
□ 報告された事項があればその内容
□ 決議された事項があればその内容
□ 議事録を作成した人の氏名

同じ会議であれば、書式を変えることはあまりありません。ワープロソフトで作っておき、コピーして使いましょう。

コピーするときは、普通は前のデータが残っています。消し忘れに注意しましょう。

議事録作成者は、会議場にパソコン等を持ち込み、会議終了までにはあらかたの入力を終えて、できれば会議の当日中に提出するのが望ましいでしょう。

議事録で使われる文章

5W1Hを意識し文章を書きましょう。5W1HとはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)です。主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることができます。

敬語、敬称は使いません。議事録の冒頭部分に「敬称略」と入れることもあります。

固有名詞は、略さず正確に書きます。

文体は「だ」「である」「した」に統一します。「です」「ます」でも良いのですが、一般的には使いません。

発言者が「この」「その」「あの」などと発言したときは、具体的な言葉に置き換えます。その際、何を指しているかが明確であればよいのですが、疑問があるときは、発言者に確かめてから記載しましょう。

慣れないうちは、作成した後に「これで分かるだろうか」と誰かにチェックしてもらえばよいでしょう。繰り返しているうちに熟練してきます。