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監査役会議事録の書き方

Last Updated on 2019年11月24日 by

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監査役会議事録の作成義務

監査役会設置会社は、監査役会を開催する都度議事録を作成しなければなりません。

監査役会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成します(会社法施行規則第109条第第2項)

出席監査役は、議事録に署名し、又は記名押印しなければなりませんが、議事録が電磁的記録をもって作成されている場合は、電子署名することになります。

議事録は、監査役会の日から10年間、本店に備え置かなければなりません。

監査役会議事録に記載すべき事項

会社法施行規則第109条第3項に、監査役会の議事録に記載するべき事項が掲げられています。

以下の内容です。

1.監査役会が開催された日時及び場所(当該場所に存しない監査役、取締役、会計参与又は会計監査人が監査役会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。)

2.監査役会の議事の経過の要領及びその結果

3.次に掲げる規定により監査役会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要

イ 法第三百五十七条第二項の規定により読み替えて適用する同条第一項(法第四百八十二条第四項において準用する場合を含む。)

ロ 法第三百七十五条第二項の規定により読み替えて適用する同条第一項

ハ 法第三百九十七条第三項の規定により読み替えて適用する同条第一項

4.監査役会に出席した取締役、会計参与又は会計監査人の氏名又は名称

5.監査役会の議長が存するときは、議長の氏名

監査役会への報告を要しない事項の議事録

法第三百九十五条の規定により監査役会への報告を要しないものとされた場合には、監査役会の議事録は、次の内容になります。(会社法施行規則第109条第4項)

1.監査役会への報告を要しないものとされた事項の内容

2.監査役会への報告を要しないものとされた日

3.議事録の作成に係る職務を行った監査役の氏名

決議に賛成したものと推定する規定

監査役会の決議に参加した監査役であって議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定すされます。(会社法第392条第4項)

監査役会議事録の閲覧又は謄写の請求

監査役会設置会社の株主等は、その権利を行使するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、議事録の閲覧又は謄写を請求をすることができます。

議事録のサンプル

〇〇株式会社第〇期第〇回監査役会議事録

日時:〇年〇月〇日(〇曜日)〇時から〇時まで
場所:本社第〇会議室
監査役総数:〇名
出席監査役:〇名
議長:常勤監査役 〇〇〇〇

議事

1.決議事項
第1号議案 〇〇の件
議長より、〇〇について〇〇としたい旨の提案があり、出席監査役全員がこれに賛成したため、本議案は提案のとおり承認可決された。

(主な質疑等の内容)

2.報告事項
報告事項1 〇〇の件
〇〇監査役より、〇〇について報告があった。

上記の内容を明確にするためこの議事録を作成し、出席監査役がこれに記名捺印する。

令和〇年〇月〇日

住所 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇株式会社

議長 監査役 〇〇〇〇

監査役 〇〇〇〇

監査役 〇〇〇〇

議事録に記載する議案等の例

議案

第〇号議案 第〇期監査役会監査報告書の件

議長は、〇年〇月〇日に会計監査人から〇〇株式会社第〇期会計監査報告について説明を受けるとともに、無限定適正意見を付した監査報告書を受領したこと、また、各監査役から取締役の職務執行について指摘すべき事項はなく適正である旨の監査報告書の提出を受けたことを説明した上で、「第〇期監査役会監査報告書(案)」を提案し、審議の結果、監査役全員これに賛成したため、原案のとおり承認可決された。

第〇号議案 監査役選任議案に関する監査役会同意の件

議長より、〇年〇月〇日開催の第〇回定時株主総会に〇〇〇〇氏、〇〇〇〇氏および〇〇〇〇氏の3名を監査役候補者とする議案を提出することについて、会社法第343条第1項および第3項に基づく同意をしたい旨の提案があり、審議の結果、監査役全員これに賛成したため、承認可決された。

第〇号議案 会計監査人選任議案の内容決定の件

議長より、会社法第344条第1項および第3項に基づき、〇年〇月〇日開催の〇〇株式会社第〇回定時株主総会に提出する会計監査人の選任に関する議案の内容について、下記の監査法人の選任を提案し、審議の結果、監査役全員これに賛成したため、承認可決された。
選任監査法人 有限責任〇〇監査法人

第〇号議案 会計監査人の監査報酬同意の件

議長より、〇年〇月〇日付で代表取締役から第〇期の会計監査人の報酬を〇〇〇万円としたい旨の説明があったことが説明された。審議の結果、報酬額は妥当との結論に達し、監査役会は全員一致によりこれに同意した。

第〇号議案 第〇回定時株主総会招集手続き、提出議案・書類の件

議長は、第〇回定時株主総会の招集手続きおよび提出議案・書類について上程した。協議の結果、法令・定款等に従い適正に作成、決議されていることから、監査役全員本件について承認可決した。

第〇号議案 第〇回定時株主総会の監査報告の内容および報告者決定の件

議長より、〇年〇月〇日開催予定の第〇回定時株主総会における、監査役会監査報告の報告者および内容に関して、報告者は常勤監査役〇〇とし、報告内容は別紙「第〇回定時株主総会監査役口頭報告」のとおりとしたい旨提案があり、監査役全員これに賛成したため、原案のとおり承認可決された。

第〇号議案 監査役会議長選定の件

監査役〇〇〇〇は互選により仮議長となり、監査役会規程第〇条による監査役会の議長の選定に関して以下の候補者を提案し、監査役全員一致で原案のとおり承認可決された。なお、監査役〇〇〇〇はその就任を承諾した。
監査役会議長  〇〇〇〇

第〇号議案 監査役会議長の代行順序決定の件

議長は、監査役会規程第〇条による監査役会議長の代行順序に関して以下の代行順序を提案し、監査役全員がこれに賛成したため、原案のとおり承認可決された。
議長の代行順序  第一順位監査役〇〇〇〇 第二順位監査役〇〇〇〇

第〇号議案 常勤監査役選定の件

議長は、会社法第390条第3項、定款〇条および監査役会規程第〇条による常勤監査役の選定に関して以下の候補者を提案し、監査役全員がこれに賛成したため、原案のとおり承認可決された。なお、監査役〇〇〇〇はその就任を承諾した。
常勤監査役 〇〇〇〇

第〇号議案 特定監査役選定の件

議長は、会社法施行規則第132条5項ならびに監査役会規程第〇条による特定監査役の選定に関して以下の候補者を提案し、監査役全員がこれに賛成したため、原案のとおり承認可決された。なお、監査役〇〇はその就任を承諾した。
特定監査役 〇〇〇〇

第〇号議案 第〇期監査方針および監査計画の件

議長は、第〇期の監査計画および監査方針に関して、年間監査計画の日程、重点監査項目等について、別紙のとおり提案し、審議の結果、監査役全員がこれに賛成したため、原案のとおり承認可決された。また、議長が、近々開催される取締役会において、第〇期監査方針および監査計画について報告することを、監査役全員が了承した。

協議事項

第〇号議案 監査役報酬協議の件

議長より、本日開催の第〇回定時株主総会により監査役全員が改選されたので、会社法第387条第2項の定めに基づき監査役の報酬について協議したい旨提案があり、協議の結果、監査役全員の合意により、別紙の監査役報酬が決定した。