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オフィスの清掃を外部業者に委託する際には、契約内容と日々の運用において、トラブルを未然に防ぐための注意点がいくつかあります。

契約上の注意点

契約書は、清掃業者との認識のズレを防ぎ、後々のトラブルを回避するための最も重要な書類です。以下の点を明確に盛り込むようにしましょう。

1. 業務内容の範囲と品質基準

「清掃一式」のような曖昧な表現ではなく、具体的な清掃範囲と内容を詳細に明記します。

• 清掃場所：床、トイレ、給湯室、会議室、窓ガラス、ゴミ回収など、清掃するすべての場所を具体的に記載します。
• 清掃頻度：日常清掃（毎日・週に数回）、定期清掃（月に1回、半年に1回）、特別清掃（エアコン、ワックスがけなど）の頻度を明記します。
• 清掃時間：作業を行う曜日と時間帯を明確にします。
• 清掃品質：ワックスがけの仕上がりや、窓ガラスの拭き跡など、求める品質レベルをできるだけ具体的に伝えます。

2. 報酬と支払い条件

• 料金体系：時間単価か、場所ごとの固定料金かを確認し、内訳を明確にします。
• 追加料金：特別な清掃や急な依頼が発生した場合の追加料金について、事前に確認しておきます。
• 支払方法・スケジュール：いつ、どのような方法で支払うかを明確に定めます。

3. 損害賠償と保険

• 破損・紛失の責任：清掃中にオフィスの備品や機密文書を破損・紛失した場合の責任範囲と、その対応について明記します。
• 保険加入の有無：万が一に備え、清掃業者が損害賠償保険に加入しているかを確認します。

4. 秘密保持義務とセキュリティ対策

• 秘密保持契約（NDA）：清掃スタッフが業務中に知り得た情報（書類、PC画面、会話内容など）を外部に漏らさないよう、秘密保持義務を契約書に盛り込みます。
• 鍵の管理：清掃スタッフに鍵を預ける場合、鍵の取り扱いルール（施錠確認、紛失時の報告義務など）を定めます。
• スマートロックの導入：従来の物理的な鍵ではなく、ICカードやスマートフォン、暗証番号などで解錠できるスマートロックを導入する企業が増えています。これにより、鍵の紛失リスクをなくし、誰がいつ入退室したかをシステム上で記録・管理できます。
• キーボックスの活用：夜間清掃時だけ利用できるキーボックスを設置し、特定の暗証番号やQRコードなどで鍵を貸し出す方法も一般的です。これにより、鍵の持ち出しや紛失を防ぐことができます。
• 業務内容の明確化：「デスク上の書類には触れない」「鍵のかかったキャビネットには近づかない」など、清掃作業の範囲と禁止事項を細かく契約書に盛り込みます。

5. 契約期間と解約条件

• 契約期間：契約が自動更新されるか、更新する場合は何日前までに申し出る必要があるかを確認します。
• 解約条件：清掃の品質に問題があった場合など、途中解約が可能か、その際の条件や違約金について確認します。

日常的な注意点

契約を締結した後も、良好な関係を維持し、清掃業務を円滑に進めるためには、日々のコミュニケーションと準備が重要です。

1. コミュニケーション

• 担当者間の連絡体制：清掃業務に関する連絡窓口を社内で決め、清掃業者側の担当者と密に連携を取り合います。
• フィードバックの共有：清掃の仕上がりに対する要望や改善点があれば、その都度フィードバックを伝えます。

2. 事前準備

• 貴重品や機密情報の管理：清掃作業が行われる時間帯には、重要な書類やUSBメモリ、高価な備品などは施錠できる場所に保管するなど、セキュリティ対策を徹底します。
• クリーンデスクの徹底：従業員に退社時、机の上に書類や貴重品、USBメモリなどを残さないよう徹底させます。
• パソコンのロック：退社時には、パソコンの画面をロックすることを義務付けます。
• 障害物の除去：清掃しやすいように、床に置かれた荷物や椅子の配置を整えるなど、事前にオフィス内を片付けておきます。
• 清掃道具の確認：清掃業者によっては、清掃道具を自社で用意する場合もあるため、事前に確認し、必要なものを準備しておきます。

3. セキュリティ管理

• 入退室管理の徹底：清掃スタッフの入退室時間を記録し、誰がいつオフィスに入ったかを把握できるようにします。
• 入退室管理システムの導入：清掃スタッフが入退室する際に、IDカードやスマートフォンなどで認証を行うことで、日時と入退室者を記録します。これにより、万が一の際に「誰が」「いつ」入室したかを正確に追跡できます。
• 防犯カメラの設置：オフィスの入り口や重要なエリアに防犯カメラを設置し、夜間や休日の入退室状況を映像で記録します。
• 巡回警備の活用：警備会社と提携し、夜間や休日の清掃時間中に定期的な巡回や、緊急時の駆け付けを依頼することもあります。
• マナー教育：清掃スタッフが会社の従業員や訪問者と顔を合わせる機会がある場合、挨拶や基本的なマナーを業者に確認しておくと安心です。

これらの注意点を押さえることで、清掃業務をスムーズに委託でき、従業員が快適に働ける清潔なオフィス環境を維持することができます。信頼できる清掃業者を選定することはもちろん、契約書の内容を精査し、日々の運用ルールを従業員に徹底させることが重要です。

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オフィス内の清掃、温度管理、換気といった衛生的な環境については、主に事務所衛生基準規則とビル管理法で規制されています。

事務所衛生基準規則

労働者の安全と健康を確保するため、労働安全衛生法に基づいて定められた厚生労働省令です。主にオフィスや事務所に適用されます。

当サイト内でも「事務所衛生基準規則」について詳しく解説していますが、この記事では、主要な部分を抜粋しました。

関連記事：事務所衛生基準規則について

主な規定内容

清掃

• 日常的な清掃のほかに、6か月以内ごとに1回、定期的に大掃除を行うことが義務付けられています。
• ねずみや昆虫などの発生状況や被害状況を、6か月以内ごとに1回、定期的に調査し、必要な措置を講じる必要があります。

温度・湿度管理

• 室内の気温が10℃以下の場合は、暖房などによる適切な温度調節措置を講じる義務があります。
• 空気調和設備を設けている場合、室内の気温が18℃以上28℃以下、相対湿度が40%以上70%以下になるよう努めなければならないとされています（努力義務）。
• 冷房を使用する場合は、外気温より著しく低くならないように努める必要があります。

換気

• 労働者一人あたり、10㎥以上の空間を確保する必要があります。
• 窓などの開放可能な面積が、床面積の20分の1以上ないと、換気設備を設置する必要があります。
• 室内の空気は、一酸化炭素が50ppm以下、炭酸ガス（二酸化炭素）が0.5%以下に保つよう定められています。

建築物における衛生的環境の確保に関する法律（ビル管理法）

多くの人が利用する特定用途の建築物（興行場、百貨店、事務所など）の衛生的環境を確保するための法律です。延床面積が3,000㎡以上のオフィスビルなどが対象となります。

主な規定内容

空気環境

• 二酸化炭素の含有率を100万分の1000（1000ppm）以下に保つこと。
• 温度や湿度も「事務所衛生基準規則」と同様の基準（温度：18℃以上28℃以下、湿度：40%以上70%以下）が設けられています。

清掃

• 定期的な清掃が義務付けられています。
• ねずみや害虫の防除についても、6か月以内ごとに1回調査し、必要な措置を講じることが定められています。

水質

• 供給される水が水道法の基準を満たしているか、定期的に検査することが義務付けられています。

作業環境測定を委託する

オフィスの作業環境測定を外部業者に委託する場合の探しかたと料金の目安は以下の通りです。

業者を探す方法

• 専門団体を利用する: 一般社団法人日本環境測定分析協会や各地域の労働衛生協会などに加盟している業者を探すのがおすすめです。これらの団体には信頼性の高い業者が多く登録されています。
• オンラインの企業情報サイト: Metoree（メトリー）のような企業情報サイトで「作業環境測定」と検索すると、サービスを提供している会社の一覧やランキングを閲覧できます。
• 料金表を公開している業者を検索する: 「作業環境測定 料金表」などのキーワードで検索し、ウェブサイトで料金を公開している業者を比較検討する方法もあります。

料金の目安

作業環境測定の料金は、測定対象となる有害物質の種類（粉じん、特定化学物質、有機溶剤、騒音など）、測定点数、作業場の規模、業者の出張費などによって大きく変動します。

いくつかの業者の料金表を参考にすると、以下のような費用感が一般的です。

• 基本的な測定（騒音、粉じん）: 1単位作業場あたり33,000円〜55,000円が目安です。
• 特定化学物質・有機溶剤: 測定方法によって異なりますが、1単位作業場あたり44,000円〜52,800円が目安です。
• 事務所衛生基準規則に基づく測定（CO、CO₂、室温など）: 1部屋あたり5,500円からといった比較的安価な設定が多いです。

注意点:

• 上記の料金はあくまで目安であり、これに加えて、出張費や報告書作成費用などが別途かかる場合があります。
• 正確な費用を知るためには、複数の業者から見積もりを取ることをお勧めします。
• 作業環境測定には、法律で定められた資格（作業環境測定士）が必要です。依頼する業者が資格を持っているか、事前に確認することが重要です。

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オフィス入退室管理の方法

オフィスの入退室管理で現在多く行われている方法は、主に以下の4つに分けられます。

• ICカード認証：社員証や交通系ICカードなどをカードリーダーにかざして入退室する方法です。導入コストが比較的安く、既存のカードを流用できる場合もあるため、広く普及しています。
• 暗証番号認証：テンキーに暗証番号を入力して入退室する方法です。他の方法に比べて導入コストが最も抑えられるのがメリットです。
• 生体認証：指紋、顔、静脈などの生体情報を用いて認証を行う方法です。個人に固有の情報を用いるため、セキュリティレベルが最も高く、なりすましや紛失のリスクがありません。
• スマートフォン認証：専用のアプリをインストールしたスマートフォンをかざしたり、無線通信を利用したりして入退室する方法です。多くの従業員がすでに所持しているスマートフォンを利用するため、機器のコストを抑えられます。

各方法のメリット・デメリット

方法	メリット	デメリット
ICカード認証	・導入コストが比較的低い ・運用が簡単 ・勤怠管理システムなど他のシステムと連携しやすい	・紛失や盗難によるなりすましのリスクがある ・カードを忘れた場合に対応が必要
暗証番号認証	・導入コストが最も低い ・運用が簡単	・暗証番号の共有や盗み見られるリスクがある ・入退室した個人の特定が難しい
生体認証	・セキュリティレベルが非常に高い ・なりすましや紛失のリスクがない ・ハンズフリーでの認証も可能	・導入コストが高価 ・生体情報の登録に手間がかかる ・認証に個人差が出ることがある
スマートフォン認証	・導入コストを抑えられる ・鍵の管理が不要 ・時間や期間を限定した鍵の付与も可能	・スマートフォンを忘れた場合に対応が必要 ・電池切れで利用できなくなる可能性がある

システムの種類

上記の認証方法を組み合わせて、入退室管理システムを構築します。大きく分けて以下の2つのタイプがあります。

• オンプレミス型：自社内に専用のサーバーや管理パソコンを設置して運用するシステムです。高度なカスタマイズが可能で、独自のセキュリティポリシーに合わせた運用ができますが、導入や管理の手間、コストがかかります。
• クラウド型（スマートロック）：インターネットを経由してクラウド上で管理するシステムです。サーバーの設置が不要で、初期費用を抑えられ、導入が比較的簡単です。複数拠点の一元管理も容易に行えます。

どの方法を選ぶかは、オフィスや管理したい場所のセキュリティレベル、予算、利便性などを考慮して決めることが重要です。例えば、機密情報を扱う重要な部屋には生体認証を、一般的なオフィス入り口にはICカード認証やスマートフォン認証を導入するなど、場所によって認証方法を使い分けることも有効です。

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入退室管理の方法

オフィスの入退室管理で現在多く行われている方法は、主に以下の4つに分けられます。

• ICカード認証：社員証や交通系ICカードなどをカードリーダーにかざして入退室する方法です。導入コストが比較的安く、既存のカードを流用できる場合もあるため、広く普及しています。
• 暗証番号認証：テンキーに暗証番号を入力して入退室する方法です。他の方法に比べて導入コストが最も抑えられるのがメリットです。
• 生体認証：指紋、顔、静脈などの生体情報を用いて認証を行う方法です。個人に固有の情報を用いるため、セキュリティレベルが最も高く、なりすましや紛失のリスクがありません。
• スマートフォン認証：専用のアプリをインストールしたスマートフォンをかざしたり、無線通信を利用したりして入退室する方法です。多くの従業員がすでに所持しているスマートフォンを利用するため、機器のコストを抑えられます。

各方法のメリット・デメリット

方法	メリット	デメリット
ICカード認証	・導入コストが比較的低い<br>・運用が簡単<br>・勤怠管理システムなど他のシステムと連携しやすい	・紛失や盗難によるなりすましのリスクがある<br>・カードを忘れた場合に対応が必要
暗証番号認証	・導入コストが最も低い<br>・運用が簡単	・暗証番号の共有や盗み見られるリスクがある<br>・入退室した個人の特定が難しい
生体認証	・セキュリティレベルが非常に高い<br>・なりすましや紛失のリスクがない<br>・ハンズフリーでの認証も可能	・導入コストが高価<br>・生体情報の登録に手間がかかる<br>・認証に個人差が出ることがある
スマートフォン認証	・導入コストを抑えられる<br>・鍵の管理が不要<br>・時間や期間を限定した鍵の付与も可能	・スマートフォンを忘れた場合に対応が必要<br>・電池切れで利用できなくなる可能性がある

システムの種類

上記の認証方法を組み合わせて、入退室管理システムを構築します。大きく分けて以下の2つのタイプがあります。

• オンプレミス型：自社内に専用のサーバーや管理パソコンを設置して運用するシステムです。高度なカスタマイズが可能で、独自のセキュリティポリシーに合わせた運用ができますが、導入や管理の手間、コストがかかります。
• クラウド型（スマートロック）：インターネットを経由してクラウド上で管理するシステムです。サーバーの設置が不要で、初期費用を抑えられ、導入が比較的簡単です。複数拠点の一元管理も容易に行えます。

どの方法を選ぶかは、オフィスや管理したい場所のセキュリティレベル、予算、利便性などを考慮して決めることが重要です。例えば、機密情報を扱う重要な部屋には生体認証を、一般的なオフィス入り口にはICカード認証やスマートフォン認証を導入するなど、場所によって認証方法を使い分けることも有効です。

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