Last Updated on 2023年10月27日 by 勝
説明文書のサンプル
令和○年○月○日
内定者の皆様へ
◯◯株式会社
人事部長◯◯○○
陽春の候 皆様にはご健勝でお過ごしのこととお慶び申し上げます。
さて、この度は、当社へのご入社が決まりましたこと誠におめでとうございます。心より歓迎申し上げます。
つきましては、入社にあたっていくつかの手続きをしなければなりません。本日送付の書類をごらんの上、記名捺印してご返送下さいますようお願い致します。
本日送る書類は以下の通りです。全部揃っているかまずご確認下さい。
１．労働条件通知書
２．雇用契約書
３．身元保証書
４．安全運転誓約書
５．個人情報誓約書
６．扶養控除等申告書
７．健康保険被扶養者異動届・国民年金第３号被保険者届
書類返送のお願い
次の説明文を読んで作成をお願いします。
１の労働条件通知書は、ご一読の上保存して下さい。
２の雇用契約書は、ご一読の上住所氏名を記入し捺印して下さい。
３の身元保証書は、身元保証人の記入捺印をいただいて下さい。
４と５の誓約書は、御一読の上住所氏名を記入し捺印して下さい。
６の扶養控除等申告書は、住所氏名を記入して下さい。
７の健康保険被扶養者異動届・国民年金第３号被保険者届は、扶養家族がある場合に記入して下さい。
作成が終わりましたら、同封の返信用封筒に封入してポストに投函して下さい。提出期限は○月○日です。遅れないようにお願いします。
書類の内容や書き方について疑問などがありましたら、末尾の連絡先に遠慮なくご連絡をお願いします。
書類等提出のお願い
最初の出社日に次の書類等をご持参下さるようお願いします。
１．雇用保険被保険者証番号（持っている方のみ）
２．基礎年金番号が記載されている書類（年金手帳または基礎年金番号通知書の番号が記載されているページのコピー）
３．給与振込先口座（通帳の口座番号等が記載されているページのコピー）
４．源泉徴収票（持っている方のみ）
５．マイナンバーカード（持っていない場合はマイナンバー通知書でも可）
６．印鑑（認印）
連絡先
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇〇〇
TEL XX-XXXX-XXXX
e-mail xxx@xxxx.xx.xx
記載上の注意点
新入社員の出社日が近づいたら雇用手続きのための書類を送付します。会社によっては採用手続きのための出社を求めることもあります。
スムーズな手続きを進めるには、まずは手順を明文化するのが大事だと思います。作成した文書に沿って手続きを行えば、不備な点があればすぐに気付くので、一、二度修正すれば長く使えるものになるはずです。
関連記事：従業員を採用するときの手続き