休職制度とは
休職制度とは、従業員が何らかの事情（病気、怪我、自己啓発、育児、介護など）により一時的に働くことが困難になった場合に、会社に籍を置いたまま仕事を休み、状況が改善した後に職場復帰することを前提とした制度です。解雇せずに雇用関係を維持し、従業員の生活と会社の継続性を両立させることを目的としています。
従業員は労働契約に基づいて会社に労務を提供する（働く）義務があるので、労務を提供できない（働けない）状態になったときは労働契約が打ち切り（解雇など）になってもやむを得ないのですが、休職という制度をはさむことにより、一定期間（状況が回復するまで）判断を先延ばしする（労働者に有利な）措置です。
休職制度は法律に基づく制度ではありません。会社が任意に設計する福利厚生的な制度なので、休職制度が無くても法律違反ではありません。休職制度は会社が就業規則等において独自に制度の内容を決めることができます。
すでに休職制度を実施している会社が休職制度をやめたり内容を乏しくすることは就業規則の不利益変更になるので、簡単にはできません。
関連記事：就業規則の不利益変更
業務上のことが原因でケガや病気をしたとき、つまり労災による休業については、ここで説明している就業規則の定めによる扱いではなく、労働基準法等の法律に定められた扱いをしなければなりません。
休職制度を作る際のポイント
以下は休職制度を作る際のポイントです。現行の休職制度を改善したいときにも応用してください。制度を定めたら休職規程に反映します。規程例リンクは文末にあります。
休職事由を定める
どのような場合に休職できるかを定めます。
休職制度を使うケースとして一番多いのは、私傷病です。その他、議員などの公職への就任、出向、海外への留学、家族の介護などがあります。
私傷病の場合、その私傷病による欠勤が何日になれば休職、という決め方をすることが多いのですが、多くの中小企業は１か月としているようです。どのように決めても法律上の制限はありません。
一般的には、有給休暇を使い切って「欠勤」に入れば給与が支払われなくなるので、休職になってもならなくても会社の負担は同じですが、どのくらい休むかはっきりするまでは補充も難しいので、人手が足りない企業は、なるべく早く休職にしたいと考えるようです。
会社によっては起訴休職を加えている場合もあります。従業員がが刑事事件の被疑者、被告人となった場合に休職を命じる規定です。
関連記事：起訴休職制度の意味とその必要性
休職できる期間を定める
休職期間も会社が自由に決めることができます。３ヶ月くらいから２年など様々です。また、多くの会社では勤続期間が長い人ほど長期間休めるような設計になっています。
従業員としては長いほどありがたいのですが、会社としては会社の規模や業務内容を考慮して、可能な範囲で期間を決める必要があります。
私傷病で休んでいる間支給される傷病手当金の受給期間が、支給を開始した日から通算して１年６ヵ月になっているので、私傷病を原因とする休職の場合はこれを目安にするのも一つの考え方です。
休職の手続きを定める
休職の手続きを定めなければなりません。
どのようなときに休職制度が適用されるかを就業規則で明確にしなければなりません。一般的には、休職は使用者による休職命令によって始まることを明示します。
具体的な手続きは休職規程により示します。
休職をさせるには書面による休職命令書を交付します。休職命令書には、休職を命じる理由、いつからいつまでという期間、その他必要な事項を記載します。
関連記事：従業員を休職させるときの手続き
休職中の賃金について定める
一般的には無給
休職中は労務の提供をしていませんので、使用者の責任による事由ではないので賃金は支給されません（一部支給する会社もあります）。支給しないのであれば誤解を生じないように規程に明記しておく必要があります。
私傷病による療養中であれば健康保険からの給付があります。これは、病気や怪我で働くことができなくなり、給与の支払いがない期間に、被保険者とその家族の生活を保障するための制度です。支給期間は最長１年６か月、支給額はおおよそ標準報酬月額の３分の２です。申請先は、会社ではなく、加入している協会けんぽまたは健康保険組合です。具体的な手続きは協会けんぽ等のホームページに掲載されています。
給与がゼロでも控除すべきものがある
休職で給与がゼロになっても社会保険料の本人負担分が発生します。年金機構への支払を減らすことができないので、一時的に会社が立て替えることになりますが、その分は本人に支払ってもらう必要があります。
休職期間終了後にまとめて請求すると金額が大きくなってかえって負担になってしまいます。毎月、請求書を発行して支払ってもらいましょう。
本人からの回収が難しい場合、会社が負担してやることがあるかもしれません。その場合は、会社が負担してあげた金額がその従業員に対する給与になります。その分の給与を支給したものとして社会保険や税金の計算をしなければなりません。
住民税も普通徴収に切り替えなければ差し引かなければなりません。休職期間が１ヶ月以上予定されるのであれば、普通徴収に切り替えるのが一般的です。
この本人負担分の取扱いは、事前に明確にし、説明する必要があります。
休職中の生活規制について
休職期間中の生活について何らかの義務も規定することもあります。例えば、休職期間中については、治療に専念する義務を課したり、一定期間ごとに症状の報告または診断書の提出を義務付ける等を定めた規定も見受けられます。
ただし、例えば、行動制限を付けられることで逆に治療に悪い影響がでたり、一進一退の状態のときに症状を細かに報告させることは本人にとって心理的負担が大きいものです。診断書も高額ですから、本人負担が度重なると負担が大きすぎます。このようなことは何でも厳しくすれば良いというものではありません。
関連記事：休職中の「療養専念義務」とは具体的にはどういう義務ですか？
リハビリ出勤について定める
関連記事：休職中の「リハビリ出勤制度」の解説
復職の手続きを定める
休職期間中に休職事由がなくなれば、つまり私傷病休職であれば傷病が治れば復職できます。復帰は特段の事情がなければ休職前の仕事に復帰させることになります。
関連記事：従業員を復職させるときの手続き
復職後のリハビリ出勤制度を定める
関連記事：休職復帰後の「リハビリ出勤制度」の解説
復職できない場合の対応を定める
一般的な就業規則では、休職期間中に私傷病が治らなければ、自動的に退職になるか、解雇すると定めています。
本来、雇用は通常の労務を提供できることが前提で成り立っています。したがって、予定された労務を提供できないのであれば雇用契約を打ち切られても（解雇等）されてもやむを得ないとされています。
ただし、通常の労務を提供できなくなったからといってすぐに解雇されるのでは労働者の生活があまりにも不安定です。休職制度は、この即時解雇を避けて、一定の猶予期間をおく制度だとされています。
したがって、猶予期間が過ぎてもなお通常の業務を行えない状態であれば雇用契約の打ち切りもやむを得ないとされています。
関連記事：休職満了による退職の手続き
休職の繰り返しに対する対応を定める
休職期間が満了しても治っていなければ、その従業員は職を失うことになるため、治っていないのに無理に復帰を希望してくることがあります。治っていないのに無理に働けば傷病が悪化するおそれがあります。
また、制度上の問題としても、特に規定がなければ、長期間にわたって、何度も休職を繰り返すことが可能になります。
傷病でままならない従業員には気の毒ですが、福利厚生的な制度である以上、何らかの規制を定めるのが一般的です。
どのような決め方にするかは会社の考え方によります。例として、次のいずれか（複数でも可）が考えられます。
□ 復職後〇ヶ月（または〇年間）は再度の休職を認めない
□ 休職の期間は通算して〇年までとする
□ 休職の回数は通算して〇回までとする
規程や文書を整備する
以上のような点を決定し、その内容に沿って、就業規則を改定し、休職規程を制定します。
関連記事：休職規程のサンプル
休職者への説明
休職制度の適用にあたっては、会社の休職規程をあらためて配布し、加えて休職制度の内容について説明した説明文書をもとに面談等で説明するようにしましょう。
なお、説明にあたっては、余計に不安をあおることがないように、穏やかな説明を心がけましょう。
関連記事：休職者に渡す説明文書のサンプル
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