Last Updated on 2025年8月2日 by 勝
「あの契約書、どこにいったっけ？」
会社の成長とともに増え続ける契約書。いざという時に必要な書類が見つからない、紛失してしまった、といったトラブルは、ビジネスにおいて大きなリスクとなり得ます。
この記事では、契約書管理の重要性から、様々な管理方法のメリット・デメリット、そして法律上の注意点までを徹底解説します。
なぜ、契約書管理は重要なのか？
契約書は、会社にとって重要な法的証拠です。適切に管理されていないと、以下のような問題が発生する可能性があります。
訴訟リスクの増大: 契約内容の確認に時間がかかり、対応が遅れる。
コンプライアンス違反: 法律で定められた保管期間を守れず、罰則の対象となる。
ビジネス機会の損失: 必要な契約書をすぐに取り出せず、商談が滞る。
これらのリスクを回避するためには、体系的な管理ルールと、それを支えるシステムが不可欠です。
紙ベースの管理：基本にして最もシンプル
伝統的な管理方法である紙ベースの管理は、物理的な原本を保管する安心感があります。
メリット
導入コストが低い: ファイルやキャビネットがあればすぐに始められます。
法的要件を満たしやすい: 原本保管が求められるケースに確実に対応できます。
デメリット
検索性が低い: 必要な書類を探すのに時間がかかります。
紛失・劣化のリスク: 火災や水害などで失われる可能性があり、紙の劣化も避けられません。
保管スペースが必要: 書類が増えるほど、保管場所が圧迫されます。
管理ルールのポイント
ファイリングルール（案件名、取引先、日付など）を統一する。
キャビネットや書庫の鍵を管理し、アクセスを制限する。
保管期間終了後の廃棄ルールを定める。
PDF化によるグループウェア管理：デジタルの第一歩
紙の契約書をスキャンしてPDF化し、社内グループウェアやファイルサーバーで管理する方法です。
メリット
検索性が向上: ファイル名やキーワードで検索できるため、探す時間が短縮されます。
保管スペースの削減: 物理的な保管場所が不要になります。
共有が容易: 必要な人にすぐにデータを共有できます。
デメリット
原本管理は別途必要: 法律上、原本保管が必要な書類も多いため、紙の原本も併せて管理する必要があります。
セキュリティ対策が必要: 意図しないデータ流出のリスクがあります。
スキャン作業の手間: 契約書が増えるほど、PDF化の作業が負担になります。
管理ルールのポイント
スキャンしたファイルの命名規則を統一する。
原本とPDFの紐づけ方法を明確にする。
アクセス権限を設定し、閲覧者を制限する。
クラウドサービスを使った管理：最もスマートな方法
契約書管理に特化したクラウドサービスを利用する方法です。
メリット
高い検索性: 契約書の内容まで全文検索できるサービスもあります。
厳重なセキュリティ: 多くのサービスで、高度なセキュリティ対策が施されています。
ワークフロー機能: 契約締結までの承認プロセスをシステム上で管理できます。
更新通知機能: 契約の更新時期を自動で知らせてくれます。
デメリット
導入コストがかかる: 月額利用料や初期費用が発生します。
サービス選定の手間: 自社のニーズに合ったサービスを見つける必要があります。
システム依存: サービスが停止した場合、一時的に閲覧できなくなるリスクがあります。
管理ルールのポイント
サービスの利用方法に関する社内マニュアルを作成する。
アカウント管理とパスワード管理を徹底する。
定期的にバックアップを取る。
法律上の制約と注意点
契約書管理において、法律上の制約を無視することはできません。特に以下の点に注意が必要です。
電子帳簿保存法（電帳法）
2022年の法改正により、一定の要件を満たせば、紙で受け取った契約書もスキャンして電子データとして保存することが可能になりました。
ただし、タイムスタンプの付与や真実性を確保するための措置など、様々な要件があります。
原本保管の必要性
一部の法律では、紙の原本保管が義務付けられている場合があります。
例えば、不動産登記に関する書類や公正証書などです。弁護士や専門家に相談し、自社の書類が該当しないか確認しましょう。
契約書管理は、単に書類を整理するだけでなく、会社のコンプライアンスを守り、事業をスムーズに進めるための重要な土台です。
自社の状況や予算に合わせて、最適な管理方法とルールを構築し、大切な契約書を完璧に守りましょう。