Last Updated on 2025年8月4日 by 勝
このマニュアルは、従業員全員が法人カードを正しく、安全に利用するための基本原則と具体的なルールを定めたものです。各企業の実情に合わせて適宜ご利用ください。
株式会社◯◯法人カード利用管理マニュアル
1. はじめに
当社は、小口現金の廃止に伴い、少額の経費支払いには「法人カード」を使用します。このマニュアルは、法人カードの正しい利用方法を定め、従業員一人ひとりが責任を持ってカードを利用・管理することを目的としています。本マニュアルを遵守し、業務の効率化と透明性の向上にご協力をお願いします。不正利用に対しては就業規則に則り厳正に対処いたします。
2. カードの利用範囲と原則
利用範囲
法人カードは、以下の経費支払いにのみ利用可能です。
１．交通費（電車、バス、タクシーなど）
２．事務用品、消耗品の購入費
３．書籍代
４．会議費、接待交際費（上長の承認が必要）
５．その他、事前に上長の承認を得た経費
利用できない経費
以下の目的でのカード利用は一切禁止します。
１．個人の買い物や私的な費用
２．経費として認められていない物品の購入
３．現金化を目的とした利用
４．備品の購入など、高額な支払い
利用の原則
「私的利用は一切しない」ことを厳守してください。
カードは貸与された本人のみが利用し、他人への貸与は厳禁です。
領収書は必ず受け取り、紛失しないよう管理してください。
3. カードの利用方法と手続き
3-1. カード利用時の手続き
支払い: 経費の支払い時、必ず法人カードを利用してください。
領収書の受領: 領収書は必ずもらい、内容（日付、金額、品目など）が正しいか確認してください。
経費精算システムへの入力: 経費精算システムに領収書の画像をアップロードし、利用明細を入力してください。
入力項目: 利用日、金額、利用目的、勘定科目、利用先など
入力期限: 利用日から原則○営業日以内に完了させてください。
3-2. 利用限度額について
カードには部署や役職ごとに利用限度額が設定されています。
限度額を超える支払いが予定される場合は、事前に上長を通して申し出てください。
4. カードの管理と不正利用防止のための注意喚起
カードの保管
カードは個人で厳重に管理し、常に安全な場所に保管してください。
パスワード（暗証番号）は他人に教えず、メモなどに残さないでください。
不正利用防止
不審なメールや電話でカード情報の入力を求められても、絶対に応じないでください。
カードを紛失・盗難した場合は、直ちに以下の2点を行ってください。
カード会社の紛失・盗難デスクに連絡し、利用を停止する。
社内の経理担当者および上長に速やかに報告する。
経理部門からのチェック
経理部門は、カード会社から送付される利用明細と、経費精算システムに入力された内容を毎月照合します。
もし利用目的が不明な支出や、私的利用が疑われる支出が発見された場合は、厳正に対処します。
5. Q&A
Q. 法人カードが使えない店ではどうすればいいですか？
A. 個人のクレジットカードや現金で立て替えてください。後日、通常の経費精算手続きに従って精算します。
Q. 領収書をなくしてしまいました。どうすればいいですか？
A. カードの利用明細と、経費精算システムへの入力内容を照合して確認します。しかし、原則として領収書は必須です。紛失しないよう厳重に管理してください。
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