汎用性が高く、重要な項目を網羅した「報告書・議事録 共通テンプレート」の構成案を示します。
報告書・議事録 共通テンプレート案
この構成は、特に「誰が、いつ、何を決め、何をすべきか」を明確にすることに重点を置いています。
基本情報（ヘッダー情報）
このセクションは、可能な限りテンプレートの固定位置（ヘッダー部分など）に配置し、フォントや書式を統一します。
| 項目 | 記載内容のルール | 記載例 |
| 文書タイトル | 議題や報告内容を具体的に記載（ファイル名に準拠）。 | 2025年Q4新サービス開発定例会議議事録 |
| 文書番号 | 規定の採番ルールに従う。 | PJD-MIN-0058 |
| 作成部門 | 文書を作成した部門名。 | 開発企画部 |
| 作成者 | 作成担当者の氏名。 | 山田 太郎 |
| 作成日 | 文書を作成した日付（YYYY/MM/DD）。 | 2025/10/01 |
| 版数 (Rev.) | 初版はV1.0、軽微な修正はV1.1、大きな改訂はV2.0とする。 | V1.0 |
開催情報（議事録の場合）
| 項目 | 記載内容のルール |
| 目的・件名 | 会議の目的や報告の件名を簡潔に。 |
| 日時 | YYYY/MM/DD hh:mm 〜 hh:mm |
| 開催場所 | 会議室名、またはオンライン（Zoom, Teamsなど）と記載。 |
| 参加者 | 氏名と所属を記載（敬称略）。必須参加者とその他を分けても良い。 |
| 欠席者 | 氏名と所属を記載。 |
| 配布資料 | 資料のファイル名や資料番号を記載。 |
本文内容
報告・共有事項
- 目的: 会議や報告の前提となる情報を共有する。
- 記載内容:
- 報告事項1:
- 報告内容を簡潔に記述。
- （例：先週の進捗は予定通り50%完了）
- 共有事項1:
- 関連情報や外部環境の変化などを記述。
- 報告事項1:
- 書式: 箇条書き（統一された箇条書きスタイルを使用）
議題と審議・討議内容
- 目的: 議論の過程と、参加者の主な意見を記録する。
- 記載内容:
- 【議題A：〇〇プロジェクトの予算申請について】
- 主要な論点: （例：初期投資額を抑えるべきか、投資対効果を優先すべきか）
- 主な意見:
- （A氏）：リスクを考慮し、初期投資は最小限にすべき。
- （B氏）：長期的な利益を考え、標準機能への先行投資は必要。
- 【議題A：〇〇プロジェクトの予算申請について】
- 書式: 議題ごとに太字の見出しを付け、論点と意見を箇条書きでまとめる。
決定事項
- 目的: 最も重要な項目。「何が最終的に決まったか」を明確に記録する。
- 記載内容:
- 決定事項1:
- 決定内容を具体的なアクションレベルで記述する。
- （例：予算案B（初期投資先行型）で申請することを正式決定した。）
- 決定事項2:
- （例：次回会議までに、マーケティング戦略の見直し案を作成する。）
- 決定事項1:
- 書式: 番号付きリストを使用し、決定事項が後から参照しやすいようにする。
To-Do / アクションアイテム
- 目的: 決定事項を誰が、いつまでに実行するかを明確にし、責任の所在と期限を管理する。
- 記載内容:
- アクションアイテム
- （例：予算申請書類の作成）
- 担当者
- （例：田中）
- 期限
- （例：2025/10/05）
- 状態
- （未着手、進行中、完了など）
- アクションアイテム
| No. | アクションアイテム (What) | 担当者 (Who) | 期限 (When) | 状態 |
| 1 | 予算申請書類（案）を改訂し、次長へ提出 | 田中 健 | 2025/10/05 | 未着手 |
| 2 | 新製品プロモーション資料の初稿作成 | 佐藤 愛 | 2025/10/10 | 進行中 |
備考・その他
- 目的: 特記事項や次回以降の課題、保留事項などを記録する。
- 記載内容:
- 次回会議の予定日時と場所、今回の会議で結論が出なかった懸案事項など。