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文書の管理

文書管理マニュアル(サンプル)

Last Updated on 2025年8月7日 by

文書管理マニュアルについて

文書管理は会社によって管理方法が異なり、管理方法によってマニュアルも異なります。ここで紹介できるのは一般的なマニュアルとなりますが、内容を取捨選択してご活用ください。

文書管理マニュアル

1. はじめに:なぜ文書管理が必要なの?

文書管理とは、会社で作成・受領されるすべての文書を、作成から廃棄まで一貫して管理する仕組みのことです。

「面倒くさい」と感じるかもしれませんが、適切な文書管理は、私たちの仕事を楽にしてくれます。

  • 探す時間がなくなる!: 必要な書類がすぐに見つかるようになります。
  • 情報共有がスムーズに!: みんなが同じ情報にアクセスできるようになります。
  • 会社の信頼を守る!: 大切な情報や個人情報を守り、不正利用を防ぎます。

このマニュアルは、みんなが簡単に実践できるように、シンプルにまとめました。

2. 文書の分類ルール

すべての文書は、以下の2つの分類ルールに従って整理してください。

① 機能別分類(部署や業務内容で分ける)

文書がどの業務で使われるかによって、フォルダやキャビネットを分けます。

例:

  • 営業
  • 経理
  • 人事
  • 総務

② 時系列分類(年度・月で分ける)

年度や月ごとにフォルダを分けます。特に契約書、請求書、議事録など、特定の時期に発生する文書に適しています。

例:

  • 2024年度
    • 経理
      • 請求書
        • 04月
        • 05月
      • 領収書

3. 物理的な文書の管理(ファイリングシステム)

紙の文書は、以下のルールでキャビネットに保管します。

  1. 保管場所: 文書は机の上ではなく必ずキャビネットに保管してください。
  2. ファイル名: ファイルの背表紙には、「部署名」「文書名」「年度」を記載したインデックスを貼ります。
    • 良い例: 経理部_請求書_2024年度
    • 悪い例: 経理関係の書類
  3. 文書のファイリング: ファイルの中は、時系列(日付順)に整理してください。
  4. 借用ルール: ファイルをキャビネットから持ち出す際は、「借用中カード」を置いてください。誰が、いつ、どのファイルを持ち出したか記録することで、紛失を防ぎます。

4. クラウド(デジタル)での文書管理

一部の文書(例:契約書、請求書、議事録)は、外部サービスを利用してクラウドで管理します。

  1. スキャン: 紙の文書はスキャナーで読み込み、PDF形式でデータ化します。
  2. ファイル名のルール: データ化する際は、以下のルールでファイル名を統一してください。
    • YYYYMMDD_文書名_取引先名.pdf
    • 良い例: 20240725_契約書_〇〇株式会社.pdf
  3. フォルダへの保存: 担当者は、会社の共有クラウドストレージに、上記の「2. 文書の分類ルール」に従って保存します。
  4. 原本の保管: クラウドにデータ化後も、法律で定められた期間は原本を保管してください。保管場所は、上記「3. 物理的な文書の管理」に従います。

5. 文書の廃棄

不要になった文書は、以下のルールに従って廃棄します。

  1. 保管期間の確認: 文書の種類ごとに定められた保管期間を確認します。
  2. 廃棄リストの作成: 廃棄する文書のリストを作成し、上長に承認をもらいます。
  3. シュレッダー処理: 機密情報を含む文書は、必ずシュレッダーで処理してください。

このマニュアルを組織全体に浸透させることで、業務効率が向上し、より快適なオフィス環境を築けるはずです。ご協力をお願いします。

附 則
この規程は、令和  年  月  日から施行する。


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