Last Updated on 2023年10月15日 by 勝
文書管理規程のサンプル
（目的）
第１条 この規程は、◯◯株式会社（以下「会社」という。）における文書の管理について必要な事項を定めるものである。
（適用の範囲）
第２条 会社において業務上作成される全ての文書の取扱いは、別に定めがある場合を除きこの規程に定めるところによる。
（定義）
第３条 この規程における用語の定義は次の通りとする。
（１） 文書とは、会社の役員又は従業員が業務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）であって、会社が業務上用いるために会社が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
（２） 文書ファイルとは、文書を効率的に利用し保存するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する文書の集合物をいう。
（文書作成の原則）
第４条 会社の業務を行うに当たっては文書を作成して行うことを原則とする。ただし、次の各号に掲げる場合についてはこの限りでない。
（１） 緊急を要して直ちに文書を作成することが困難である場合
（２） 日常的かつ軽微な事務処理
２ 前項（１）の処理をした場合は事後に文書を作成しなければならない。
（文書作成の基準）
第５条 文書は次の各号により作成するものとする。
（１） 文書を作成する場合は、文書を閲覧する者が正確かつ容易に理解できるように、分かりやすい用語を用いて明確かつ簡潔に作成する。
（２） 文書ごとに、作成年月日及び作成部署、作成者名を明示する。ただし、社外に配布する文書については部署の長の判断により一部を省略することができる。
（文書管理責任者等）
第６条 会社に文書管理責任者１人を、部及び支店（以下「部署」という。）に文書管理者１人をそれぞれ置く。
２ 文書管理責任者は、本社◯◯部長とする。
３ 文書管理者は、各部署の長が原則として課長職のなかから指名し文書管理責任者に報告する。これを変更した場合も同様とする。文書管理者の氏名は当該部署に常時掲示しなければならない。
（文書管理責任者の任務）
第７条 文書管理責任者は次の各号に掲げる事務を行う。
（１） この規程の改訂を提案すること。
（２） 文書の管理に関する事務の指導、監督及び研修等を実施すること。
（３） その他文書の管理に関する事務を総括すること。
２ 文書管理者は次の各号に掲げる事務を行う。
（１） 文書管理責任者の全般的な指導のもとでこの規程にしたがって部署の文書管理を行うこと
（２） 部署の保存する文書の保存期間の延長又は廃棄の措置を行うこと。
（３） その他部署における文書の管理に関する事務を処理すること。
（文書分類基準）
第８条 文書分類基準は、文書の性質、内容等に応じた系統的な分類の基準であり、大分類・中分類・小分類の３分類と極秘・秘密・重要・一般の４段階を基本とする。
２ 個々の文書が大分類・中分類・小分類のどれにあたるか、極秘・秘密・重要・一般の分類のどれにあたるかは、文書管理責任者が別に示す「分類基準方針」により作成者が分類するものとするが、疑義があるときは文書管理者に確認するものとする。
（保存期間）
第９条 文書の保存期間は別表「文書の保存期間」に定める。
２ 法令に別段の定めがある文書については、当該法令による保存期間による。
３ 文書管理者は、保存期間が満了する文書について、必要があると認める場合は一定の期間を定めて当該保存期間を延長、または再延長することができる。
（保存方法）
第１０条 文書管理者は、その部署で保存する文書を所定の場所を決めて保存するものとする。
２ 文書は、容易に検索し閲覧し印刷できるように、電磁的記録により保存することを原則とする。保存場所は、万一の場合は復元できるように社内サーバー及び社外クラウドに同時に保存するものとする。
３ 電磁的記録により文書を保存したときは、各部署の文書管理者は不要となった原本を破棄することができる。ただし、法令並びに商慣習により原本を保存すべき文書、並びに経営に関する重要な文書の原本を破棄してはならない。
（廃棄）
第１１条 文書管理者は、その部署の保有する文書の保存期間または保存延長期間が満了した場合は、速やかに当該文書を廃棄しなければならない。廃棄は復元不可能な方法によらなけれならない。
２ 文書はその保存期間が満了する日より前に廃棄してはならない。
３ 文書管理者は、第１項の規定に基づき文書を廃棄したときは、廃棄した文書の名称、当該特別の理由、廃棄した年月日、廃棄方法を記載した記録を作成しなければならない。
（監査）
第１２条 文書管理責任者は、必要と認めるときは文書管理者の業務の執行状況について随時監査を実施することができる。
附 則
この規程は、令和 年 月 日から施行する。
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