Last Updated on 2025年8月7日 by 勝
目次
文書管理マニュアルについて
文書管理は会社によって管理方法が異なり、管理方法によってマニュアルも異なります。ここで紹介できるのは一般的なマニュアルとなりますが、内容を取捨選択してご活用ください。
文書管理マニュアル
1. はじめに:なぜ文書管理が必要なの?
文書管理とは、会社で作成・受領されるすべての文書を、作成から廃棄まで一貫して管理する仕組みのことです。
「面倒くさい」と感じるかもしれませんが、適切な文書管理は、私たちの仕事を楽にしてくれます。
- 探す時間がなくなる!: 必要な書類がすぐに見つかるようになります。
- 情報共有がスムーズに!: みんなが同じ情報にアクセスできるようになります。
- 会社の信頼を守る!: 大切な情報や個人情報を守り、不正利用を防ぎます。
このマニュアルは、みんなが簡単に実践できるように、シンプルにまとめました。
2. 文書の分類ルール
すべての文書は、以下の2つの分類ルールに従って整理してください。
① 機能別分類(部署や業務内容で分ける)
文書がどの業務で使われるかによって、フォルダやキャビネットを分けます。
例:
- 営業
- 経理
- 人事
- 総務
② 時系列分類(年度・月で分ける)
年度や月ごとにフォルダを分けます。特に契約書、請求書、議事録など、特定の時期に発生する文書に適しています。
例:
2024年度
経理
請求書
04月
05月
領収書
3. 物理的な文書の管理(ファイリングシステム)
紙の文書は、以下のルールでキャビネットに保管します。
- 保管場所: 文書は机の上ではなく必ずキャビネットに保管してください。
- ファイル名: ファイルの背表紙には、「部署名」「文書名」「年度」を記載したインデックスを貼ります。
- 良い例:
経理部_請求書_2024年度
- 悪い例:
経理関係の書類
- 良い例:
- 文書のファイリング: ファイルの中は、時系列(日付順)に整理してください。
- 借用ルール: ファイルをキャビネットから持ち出す際は、「借用中カード」を置いてください。誰が、いつ、どのファイルを持ち出したか記録することで、紛失を防ぎます。
4. クラウド(デジタル)での文書管理
一部の文書(例:契約書、請求書、議事録)は、外部サービスを利用してクラウドで管理します。
- スキャン: 紙の文書はスキャナーで読み込み、PDF形式でデータ化します。
- ファイル名のルール: データ化する際は、以下のルールでファイル名を統一してください。
YYYYMMDD_文書名_取引先名.pdf
- 良い例:
20240725_契約書_〇〇株式会社.pdf
- フォルダへの保存: 担当者は、会社の共有クラウドストレージに、上記の「2. 文書の分類ルール」に従って保存します。
- 原本の保管: クラウドにデータ化後も、法律で定められた期間は原本を保管してください。保管場所は、上記「3. 物理的な文書の管理」に従います。
5. 文書の廃棄
不要になった文書は、以下のルールに従って廃棄します。
- 保管期間の確認: 文書の種類ごとに定められた保管期間を確認します。
- 廃棄リストの作成: 廃棄する文書のリストを作成し、上長に承認をもらいます。
- シュレッダー処理: 機密情報を含む文書は、必ずシュレッダーで処理してください。
このマニュアルを組織全体に浸透させることで、業務効率が向上し、より快適なオフィス環境を築けるはずです。ご協力をお願いします。
附 則
この規程は、令和 年 月 日から施行する。
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