NotebookLMに就業規則などを読み込ませて、人事課への問い合わせに対応するFAQを作ろう

Last Updated on 2025年10月1日 by 勝

NotebookLMに就業規則やマニュアルを読み込ませて、社員からの人事課への問い合わせに対応するFAQ（よくある質問とその回答）を作成できます。

NotebookLMでFAQを作成する手順

NotebookLMでFAQを作成する手順

NotebookLMは、アップロードした資料（ソース）に基づいてAIが質問に回答する機能（RAG: Retrieval-Augmented Generation）を持っているため、これを活用することで、資料に基づいた正確なFAQや、社内チャットボットとして機能するナレッジベースを構築できます。

主に以下の4つのステップでFAQを作成・運用できます。

ステップ1：資料（ソース）の準備とアップロード

資料を準備する:
- FAQの元となる就業規則や社内マニュアル（経費精算、福利厚生、休暇制度など）、過去の問い合わせ記録などをPDF、Googleドキュメント、テキストファイルなどの形式で用意します。
- NotebookLMは複数のファイルをまとめて読み込ませることができます。
NotebookLMにアップロードする:
- NotebookLMにログインし、「新しいノートブック」を作成します。
- 「ソースを追加」をクリックし、準備したファイルをアップロードします。
- ファイルが読み込まれると、AIが内容を解析し、概要などが表示されます。

ステップ2：AIへの質問と回答の生成（FAQのたたき台作成）

チャット形式で質問する:
- 画面中央のチャットウィンドウで、社員からよくあるであろう質問を自然な言葉で入力します。
- 例：「育児休業の申請手続きについて教えて」「有給休暇の付与日数はいつから何日ですか」「副業の規定はありますか？」など。
- NotebookLMはアップロードされた資料に基づいて、質問に対する回答を瞬時に生成します。
FAQの自動生成機能を活用する（利用可能な場合）:
- NotebookLMには、読み込んだドキュメントの内容に基づき、「よくある質問と回答の候補」を自動で生成する機能がある場合があります。この機能を使って、FAQのたたき台を効率よく作成することも可能です。
- 生成された回答には、元資料の出典箇所（リソース）が示されるため、内容の正確性を簡単に確認できます。

ステップ3：回答の確認・編集とナレッジの整理

回答の確認と編集:
- AIが生成した回答は、必ず人事担当者が内容の正確性を確認し、必要に応じて文言を編集・修正します。特に法的な解釈や最新の情報に基づいているか注意が必要です。
メモ機能で整理する:
- 生成された正確な回答をノートブック内のメモ機能などに保存し、質問と回答のセットとして整理していきます。
- このメモ機能が、社員が参照する最終的なFAQのベースや、AIチャットボットの回答精度を高めるための追加情報として機能します。

ステップ4：社内での共有と運用

共有する:
- 作成したNotebookLMの共有機能を利用し、社員にアクセス権を付与します。
- 社内ポータルサイトやチャットツールなどで共有リンクを通知し、社員がいつでもアクセスできるようにします。
- NotebookLMは、基本的に同じGoogle Workspaceドメイン内のユーザーとの共有が可能です。
チャットボットとして活用:
- 社員はNotebookLMに直接アクセスし、知りたいことをチャット形式で質問することで、24時間いつでも自己解決できるようになります。
情報の更新:
- 就業規則やマニュアルが改訂された際は、最新版のファイルをNotebookLMにアップロードし直すか、既存の資料を更新して、情報の鮮度を保つことが重要です。