カテゴリー: メンタルヘルスケア

メンタルヘルスケアのステップ2は、メンタルヘルス不調の「早期発見と対応」です。この段階における重要な取り組みの一つが「相談窓口の設置」です。

従業員が心身の不調を感じたとき、誰に相談すればよいのか、どこに頼ればよいのかを明確にすることが、不調の悪化を防ぎ、早期の回復につながります。

なぜ相談窓口が必要なのか

相談窓口は、従業員が一人で悩みを抱え込まないための「安全弁」です。特に、上司や同僚に直接話しにくい内容（人間関係、評価、ハラスメントなど）であっても、専門的な窓口があれば安心して相談できます。これにより、不調のサインを見逃さず、適切なタイミングで対応できるようになります。

相談窓口の種類と役割

効果的な相談窓口を設置するためには、その役割と担当者を明確にすることが大切です。

1. 社内専門家による相談窓口

企業内に配置された専門家が対応します。従業員にとって身近な存在であり、日常的な健康相談にも対応できる点が強みです。

• 担当者: 産業医、保健師、社内カウンセラーなど。
• 役割:
  • 従業員の心身の健康相談に応じる。
  • 専門的な知見から、具体的なアドバイスや情報を提供する。
  • 必要に応じて、より専門的な医療機関への受診を促す。

2. 社外専門機関による相談窓口

企業が外部の専門機関と契約し、サービスを提供します。従業員から見て、会社とは独立した第三者であるため、プライバシー保護の観点から安心して利用できます。

• 担当者: 外部のEAP（従業員支援プログラム）サービス、カウンセリング専門機関など。
• 役割:
  • 電話や対面、メールなど、多様な方法で相談を受け付ける。
  • 専門のカウンセラーが、仕事だけでなくプライベートな悩みにも対応する。
  • 高度な専門性が必要な場合、適切な専門機関を紹介する。

相談窓口を有効に機能させるためのポイント

相談窓口をただ設置するだけでは不十分です。従業員が「本当に使っていいんだ」と感じられるような運用が重要です。

• 周知徹底: 定期的な社内研修や社内報、掲示板などを通じて、相談窓口の存在、利用方法、連絡先を繰り返し周知します。
• プライバシー保護の明文化: 相談内容の秘密が守られることを明確に規定し、従業員に安心感を与えます。
• 利用しやすい環境づくり: 従業員が誰にも知られずに利用できるよう、予約方法や相談場所を工夫します。匿名での相談も可能にすると、さらに利用しやすくなります。

これらの取り組みを通じて、相談窓口は単なる制度ではなく、従業員の心の健康を守るための、信頼できるサポート体制となります。

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会社事務入門＞メンタルヘルスケアとは？会社はどのように取り組むか？＞このページ

メンタルヘルスケアは、担当者を兼務で発令するだけでは充分な仕事ができません。できるだけ、専任のメンタルヘルスケア担当（部署を）設置したいものです。

組織規程に規定する

メンタルヘルスケアを専任で担当する担当者（部署を）設置したときは、組織規程のなかで、その目的と役割を明確に定義することが重要です。これにより、部署の存在意義が社内外に伝わり、従業員も安心して利用できるようになります。

以下に、組織規程に盛り込むべき規定の例を示します。

部署の名称

部署の性格が直感的に伝わる名称を検討します。

• 例：
  • 「健康推進室」
  • 「ウェルネス推進部」
  • 「従業員支援センター（EAPセンター）」

目的（存在意義）

最も重要なのが、この部署を設置する目的を規定することです。メンタルヘルスケアが単なる「不調者対応」ではなく、「従業員全体の健康増進と生産性向上」に貢献するものであることを明記します。

• 規定例：
  • 「本部署は、全従業員の心身の健康維持・増進を図るとともに、快適かつ安全な職場環境の形成を推進することを目的とする。」
  • 「本部署は、メンタルヘルス不調の予防、早期発見、そして円滑な職場復帰支援を包括的に実施し、従業員の健全な職業生活を支援する。」

所掌事務（具体的な役割）

部署が担当する具体的な業務内容を列挙することで、その機能と責任範囲を明確にします。

• 規定例：
  1. メンタルヘルス不調の予防に関する事項：
     • ストレスチェックの企画、実施、および結果分析
     • メンタルヘルスに関する研修の企画、実施
     • 職場環境改善に向けた提言、および関係部署との連携
  2. 不調者への対応・支援に関する事項：
     • 社内および社外の各種相談窓口の運営
     • メンタルヘルス不調者およびその上司に対する専門的助言
     • 休職制度の運用、および主治医や産業医等との連携
  3. 職場復帰支援に関する事項：
     • 休職者に対する職場復帰支援プログラムの策定、および実施
     • 復帰後のフォローアップ、および再発防止策の検討

機密保持と連携

メンタルヘルスケアにおいては、従業員のプライバシー保護が絶対条件です。また、人事や総務、産業医といった他部署との連携も不可欠です。これらの関係性を明確に規定します。

• 規定例：
  • 「本部署は、従業員から提供された個人情報および相談内容の機密を厳守し、本人の同意なくこれを他部署および第三者に開示しない。」
  • 「本部署は、人事部門、総務部門、および産業医等と密接に連携し、従業員への適切な支援体制を構築する。」

これらの規定を組織規程に明文化することで、部署の専門性、重要性、そして従業員に対する配慮が明確に示され、全社的な理解と協力が得られやすくなります。

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特に制度がなければ、休職から復帰した社員はいきなり通常勤務に戻ります。慎重に対応するのであれば、段階的に慣れてもらう「リハビリ勤務制度」は、再休職リスクを減らし、本人にとっても会社にとっても非常に有効な制度です。

ここでは、復職後のリハビリ勤務制度を設計する際のポイントと、具体的な制度案について解説します。

リハビリ出勤制度設計のポイント

制度を設計する際には、以下の点を明確に定めておくことが重要です。

1. 目的の明確化:
   • この制度は、あくまでも「正式な職場復帰後の移行期間」であることを明確にします。単なる短時間勤務制度とは異なり、最終的には通常勤務に戻ることを前提とします。
2. 対象者の限定:
   • 誰でも利用できる制度ではなく、病気やケガで休職し、主治医や産業医からリハビリ勤務が必要と判断された社員に限定します。
3. 期間と評価:
   • 制度の適用期間を定め（例：最大3ヶ月）、その期間中に段階的に勤務時間を増やしたり、業務内容を広げたりする計画を立てます。期間終了時には、本人の状態や業務遂行能力を評価し、本格的な復職・配置を決定します。
4. 賃金と福利厚生:
   • 短時間勤務となるため、基本給を減額するかどうかを定めます。また、賞与の算定や福利厚生の扱についてもルールを明確にしておきます。
5. 就業規則への明記:
   • 制度の目的、対象者、期間、勤務時間、賃金など、運用に必要なルールを就業規則に明記し、社内全体で認識を共有します。

復職後のリハビリ勤務制度の例

上記のポイントを踏まえた制度例を示します。

1. 制度名

復職移行支援制度またはリハビリ勤務制度

2. 目的

休職から復職した社員が、心身ともに無理なく段階的に通常勤務へ移行できるよう、一定期間、勤務時間や業務内容に配慮することで、再休職リスクの軽減と円滑な職場定着を図ることを目的とする。

3. 対象者

病気や負傷により長期休職していた社員のうち、主治医および産業医が本制度の適用を適当と判断した者とします。

この制度を「本人の希望があれば適用する」のか、「原則として適用する」のかを決めます。療養後の復職者は原則として本制度を適用し、ただし、本人の意向や主治医の意見を十分に聴取した上で、柔軟に対応するというハイブリッドな運用が最も望ましいと考えられます。

4,復職者面談

全期間を通じて丁寧な面談を実施します。

• 復職を検討する段階で、本人、人事担当者、直属の上司、産業医が参加する復職面談を実施します。
• この面談で、リハビリ勤務の必要性、期間、業務内容などを丁寧に説明し、本人の希望や懸念事項を十分に聴き取ります。
• リハビリ勤務期間中は、上司との定期的な面談を通じて、本人の体調や業務への適応状況を常に把握します。
• 期間中に無理をしている兆候が見られた場合は、当初の計画を修正し、勤務時間をさらに短縮するなどの対応を取る体制を整えておくことが重要です。
• 期間終了時には、産業医、上司、本人を交えて最終的な評価を行い、本配置を決定する。

5. 適用期間

復職日から最長3か月間として、会社が特に必要と認める場合は、期間を延長することがあるというプランにしました。

6. 勤務形態

• 短時間勤務: 段階的に勤務時間を延長していく。
  • 第1フェーズ（1ヶ月目）: 1日の勤務時間を4時間とする。
  • 第2フェーズ（2ヶ月目）: 1日の勤務時間を6時間とする。
  • 第3フェーズ（3ヶ月目）: 通常勤務に準じた勤務時間（7時間45分など）とする。
  • 勤務時間帯は、本人の状況や部署の業務に合わせて個別に設定する。
• 業務内容:
  • 第1フェーズ: 精神的・肉体的負担が少ない単純作業や、チーム内での見学、情報収集などから開始する。
  • 第2フェーズ: 徐々に対人業務や専門的な業務を再開する。
  • 第3フェーズ: 通常業務への完全移行を目指す。

業務内容のリハビリは重要なポイントなので、後述します。

7. 賃金・手当

• 基本給: 短時間勤務期間中は、所定労働時間に対する基本給を勤務実績に応じて日割りで支払う。
• 賞与: 賞与算定期間中に本制度を適用した場合は、勤務実績を考慮して支給額を決定する。
• その他手当: 該当期間中の通勤費については、実態に合わせた金額を支給する。

業務内容のリハビリ

業務内容のリハビリ勤務は、単純に期間で区切ってしまうと、社員の回復状況に合わず、かえって負担をかけてしまう可能性があります。

そこで、業務内容のフェーズは、「能力評価」と「本人との合意」をベースに、段階的に進めていくのが望ましいです。

以下に、その具体的なフェーズの区切り方と運用方法を提案します。

業務内容フェーズの区切り方

フェーズ1：ウォームアップ

• 目的：体力・集中力の回復、職場環境への再適応
• 業務内容：
  • 軽作業・単純作業：書類整理、ファイリング、備品管理など、集中力をあまり必要としない業務。
  • 情報収集・見学：チームの会議に参加して話を聞く、社内システムや資料を閲覧するなど、受動的な業務。
  • 交流：同僚や上司との簡単な会話。

フェーズ2：本格的な業務への移行

• 目的：専門能力の再確認と回復
• 業務内容：
  • チーム内での簡単なサポート業務：先輩社員のサポートとして、データ入力や簡単なメール返信などを担当。
  • 限定的な対人業務：電話対応や顧客対応など、心理的負担の少ないものから始める。
  • 専門業務の再開：担当していた業務のうち、負荷の低いものから徐々に再開する。

フェーズ3：通常業務への移行

• 目的：責任範囲を広げ、通常業務に完全に復帰する
• 業務内容：
  • 単独業務の増加：先輩のサポートを徐々に減らし、担当業務の割合を増やす。
  • 責任範囲の拡大：新たなプロジェクトへの参加、チームのリーダー的役割など、責任を伴う業務を再開する。
  • 対人業務の拡大：会議での発言や顧客との交渉など、より複雑な対人業務を再開する。

運用方法

これらのフェーズを期間ではなく、「本人の状態」と「上司とのすり合わせ」で進めていくことが重要です。

• 定期的な評価と面談：
  • 週に一度、上司と本人が面談し、その週の体調や業務への適応状況を確認します。
  • 上司は、本人の様子を見て、次のフェーズに進めるかどうかを判断します。
  • 本人の「もう少し今のフェーズで慣れたい」という希望を尊重し、無理に進めないことが再休職を防ぐ鍵となります。
• 産業医との連携：
  • 上司が一人で判断するのではなく、産業医と連携し、専門的な視点から業務内容やペースについて助言をもらいます。

このように、業務内容を段階的に、かつ柔軟に進めることで、社員の回復ペースに合わせた無理のない復帰を支援することができます。

就業規則への記載例

就業規則には、以下のような条文を追加することが考えられます。

（復職後のリハビリ勤務）

第〇条　社員が病気または負傷により休職し、復職する場合においては、療養後の復職者の心身の状態を考慮し、原則として復職日から最長3ヶ月間のリハビリ勤務制度を適用する。

2.　本人が早期の通常勤務を希望する場合は、主治医の意見を参考にしながら、リハビリ勤務期間を短縮あるい適用しないことがある。

2.　リハビリ勤務中の労働条件は、別途定める「復職移行支援制度規程」によるものとする。

復職移行支援制度規程のサンプル

これは就業規則に定める「復職後のリハビリ勤務」を具体化するものです。自社の状況に合わせて修正してご活用ください。

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復職移行支援制度規程

第1条（目的）

この規程は、就業規則第〇条（復職後のリハビリ勤務）に基づき、病気または負傷により長期休職した社員が円滑に職場に復帰し、安定して就労を継続できるよう、心身のリハビリテーションを目的とした支援制度を定める。

第2条（適用対象）

本制度の適用対象者は、以下の各号をすべて満たす者とする。

1. 病気または負傷により、〇ヶ月以上休職していた者
2. 主治医より職場復帰が可能であるとの診断を受けた者
3. 産業医が本制度の適用を適当と判断した者

２　本人がリハビリ勤務制度の適用を希望しないときは、主治医の意見を参考にしながら、通常の職場復帰を認めることがある。

第3条（制度の申請）

本制度の適用を希望する社員は、所定の「復職移行支援申請書」に主治医の診断書を添付し、会社に提出しなければならない。

２　会社は、提出された書類および産業医の意見を基に、本制度の適用可否を判断する。

第4条（リハビリ勤務の期間）

リハビリ勤務の期間は、原則として復職日から最長3か月間とする。

２　会社は、社員の心身の状態、業務への適応状況等を考慮し、本人の同意を得て、期間を短縮または延長することがある。

第5条（リハビリ勤務の内容）

リハビリ勤務は、以下のフェーズを段階的に実施する。

1. 第1フェーズ（第1週目から第4週目まで）:
   • 勤務時間: 1日〇時間（例: 4時間）
   • 業務内容: 精神的・肉体的負担が少ない単純作業、資料整理、チームミーティングへの参加、見学等
2. 第2フェーズ（第5週目から第8週目まで）:
   • 勤務時間: 1日〇時間（例: 6時間）
   • 業務内容: 徐々に対人業務や専門的な業務を再開する
3. 第3フェーズ（第9週目から第12週目まで）:
   • 勤務時間: 1日〇時間（例: 7時間45分）
   • 業務内容: 通常業務への完全移行を目指す

第6条（賃金および手当）

リハビリ勤務中の基本給は、所定労働時間に対する基本給を勤務実績に応じて日割りで支払う。

２　通勤手当は、通勤日数および経路に応じて実費を支給する。

３　時間外労働、休日労働、深夜労働は原則として命じない。

第7条（復職後の評価と本配置）

リハビリ勤務期間中は、直属の上司が社員の業務遂行能力、体調、勤怠状況を観察・評価し、産業医と連携して定期的なフォローアップ面談を実施する。

２　リハビリ勤務期間満了の約2週間前に、人事担当者、直属の上司、産業医、社員を交えた最終面談を実施し、通常勤務への移行の可否、および本配置を決定する。

３　通常勤務への移行が困難と判断された場合、再休職または休職期間の延長を検討するものとする。

第8条（規程の改廃）

本規程の改廃は、就業規則に準じて行う。

附則：本規程は〇〇年〇〇月〇〇日から施行する。

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