Last Updated on 2023年10月31日 by 勝
安全管理措置
パート・アルバイト含み従業員１０１人以上の会社では、取扱規程をつくるなど安全管理措置をしっかり講じる必要があります。ガイドラインを参照して下さい。
小規模な事業所の場合は、上のガイドラインにおいて特例的な措置が認められています。
このページで解説している管理方法は小規模企業の例です。
担当者を決める
マイナンバーを扱う担当者を決めて、社内に周知しましょう。併せて、マイナンバー担当者以外の人は、他人のマイナンバーに接しないことも周知させます。これらの周知は文書を作って回覧すると記録にもなってよいでしょう。
担当者の教育を行います。マイナンバーの取扱いについて記載されたパンフレットなどをインターネットで入手して、勉強してもらいます。参考にした資料等は教育の記録として保存するとよいでしょう。
保管場所を決める
マイナンバーが記載された書類は、鍵のかかるキャビネットにいれるようにします。そのキャビネットのカギは事業主またはマイナンバー担当者が所持し、他の人が使わないようにしましょう。スペースが空いているからと、他の書類を混在させるようになると、管理がずさんになるので気を付けましょう。
パソコンなどにデータとして保管する場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。
外部委託をしている場合
税務などの業務を税理士や社会保険労務士などの外部に委託している場合は、委託先がきちんとマイナンバーを管理しているか監督する必要があります。監督というのは、委託先からきちんと説明を受けて、理解の上契約し、状況の報告を受けることです。
保管期間
マイナンバーは、「該当する事務を行う必要がある期間だけ」保管しておくことができます。つまり、該当する事務を行う必要がなくなったら速やかに廃棄・削除しなければなりません。
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」第4－3－（3）収集・保管制限
Ｂ 保管制限と廃棄
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人 情報を保管し続けることができる。また、個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがあるが、これら の書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。
一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに 廃棄又は削除しなければならない。なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能である。
別の法律によって一定期間の保存義務がある書類は、マイナンバーがいらなくなっても破棄できません。その場合は、特定個人情報として安全管理措置のもとに保管を続けることができます。
また、別法律による保存期間を経過した場合はできるだけ速やかに破棄しなければなりませんが、マイナンバーが記載された部分を（透かしても見えない程度の）黒塗りなどをすれば、通常の個人情報として保存できます。
管理規程
小規模企業においても管理規程を作って管理しましょう。
小規模企業の管理規程例：マイナンバー管理規程のサンプル
小規模企業の例外
従業員１００人以下の中小規模事業者であっても、税理士・社会保険労務士など、金融分野の事業者、取り扱っている個人情報の数が５０００件を超える事業者などは、軽減措置を受けられないので、原則的な管理をしなければなりません。
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