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株主総会における代理人の扱い

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原則的な取り扱い

株主総会に会社が発行した議決権行使書(または委任状)用紙を持参して来場した人については、(明らかにその人が本人でないことが明確な場合をのぞき)その人を株主本人であると推定して受付することに問題はありません。

特段、本人確認などは行わないのが一般的で、本人確認を行わなかったことに問題が生じることはないようです。

代理人であるとの申し出があった場合

来場した人が、議決権行使書(または委任状)用紙を提示しつつ、自分は株主本人でない旨を告げたときは、代理人として取り扱わなければなりません。

まず、定款において、株主の代理人が他の株主に限定されている場合(ほとんどそうなっています)は、代理人の住所氏名を質問し、株主名簿と照合して代理人資格を確認します。

来場者が代理人資格を有している場合は、提出された議決権行使書(または委任状)で出席として扱います。

来場した人に代理人資格が無い場合は、出席させることができないことになります。

この場合、せっかく来場されたということで、多くの会社では、次の措置をとっているようです。

① 本人出席または議決権行使書(または委任状)出席のいずれにもカウントしないものの、傍聴者として入場させる。
② (申し出がなければ入場させていたはずであるため)特別措置として出席として扱う。

いずれの場合でも、受付で混乱が生じないように、事前に取扱基準をマニュアルなどに明記して受付担当者に徹底させておく必要があります。

法人株主の場合

法人株主の場合は、名義の代表者ではなくその法人の役職員が来場するのが一般的です。

この場合は、従業員である等の申し出があっても、いわゆる代理人としては取り扱わず、株主本人の出席として取り扱うのが通例です。