カツの会社事務入門

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  • 解雇理由証明書のサンプル

    解雇理由証明書のサンプル

    解雇理由証明書

    令和　年　月　日

    　　　　　　　　殿

    　　　　〇〇株式会社
    代表取締役　〇〇〇〇

    記

    当社が、令和　年　月　日付けで貴殿に予告した解雇については、次の理由によるものであることを証明します｡

    １　天災その他やむを得ない理由（具体的には、　　　　　　　　　　　によって当社の事業の継続が不可能となったこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇する。

    ２　事業縮小等当社の都合（具体的には、当社が、　　　　　　　　　　　となったこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇する。

    ３　職務命令に対する重大な違反行為（具体的には、あなたが　　　　　　　　　　　したこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇する。

    ４　業務については不正な行為（具体的には、あなたが　　　　　　　　　　　したこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇する。

    ５　勤務態度又は勤務成績が不良であること（具体的には、あなたが　　　　　　　　　　　したこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇する。

    ６　その他（具体的には、　　　　　　　　　　　）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇する。

    サンプル（２）

    素行不良の従業員に対して、注意・指導を繰り返したにもかかわらず改善が見られなかった、というケースを想定した「解雇理由証明書」の文案です。

    解雇理由証明書

    〇〇 様

    貴殿からの請求に基づき、労働基準法第22条第2項に従い、下記のとおり解雇理由を証明いたします。

    記

    貴殿におかれましては、勤務中の私語・離席、業務指示への不従順、上司への不適切な言動など、職場の秩序に反する行為が繰り返し認められました。

    これらの行為については、令和〇年〇月以降、都度、口頭および文書による注意・指導を重ねてまいりましたが、改善は見られませんでした。

    当社就業規則第〇条（服務規律違反等による解雇事由）に照らし、職場秩序の維持が困難であると判断し、令和〇年〇月〇日をもって普通解雇といたしました。

    以上、貴殿の請求に基づき、解雇の理由を証明いたします。

    令和〇年〇月〇日
    株式会社〇〇
    代表取締役　〇〇〇〇
    （会社所在地）
    （会社電話番号）

    記載上の注意点

    労働基準法等に様式は定められていません。解雇理由は必須事項ですが、他に、文書のタイトル、証明書発行日、解雇予告日、宛名、会社の名称及び代表者名、押印が必要です。

    上のサンプルを土台に、空欄を書き足し、該当しない項目を削除するなどして適宜作成してください。

    従業員が解雇理由証明書を求めているときは、解雇に不満がある場合が多く、紛争になっていく可能性があります。会社としては、すでに紛争に入った心構えで、しっかり検討して書く必要があります。

    就業規則の第何条による解雇であるかを記載し、その規定に該当すると判断した事実関係について簡潔に記載します。

    ポイント

    客観的事実を簡潔に記載

    感情的な表現は排除（例：「反抗的」「性格に問題がある」などはNG）

    就業規則との関連を明記して、合理性・規律性を担保

    具体的な時期や内容の記録があれば、別紙として添付しても可

    関連記事：解雇理由証明書について

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  • 退職証明書のサンプル

    退職証明書のサンプル

    退職証明書

    令和　年　月　日

    〇〇株式会社
    代表取締役〇〇〇〇

    　　　　　　　殿

    貴殿は当社を令和　年　月　日に退職したことを証明します。

    記

    １　あなたの勤務期間
    ２　あなたが従事した業務
    ３　社内における地位
    ４　賃金
    ５　退職の事由（該当する欄にチェックを付します）
    　　□　自己都合による退職
    　　□　当社の勧奨による退職
    　　□　定年による退職
    　　□　契約期間の満了による退職
    　　□　移籍による退職
    　　□　その他（具体的には ）による退職
    　　□　解雇（別紙の理由による。）

    （第２ページ）

    解雇の理由

    １　天災その他やむを得ない理由（具体的には、　　　　　　　　　　　によって当社の事業の継続が不可能となったこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

    ２　事業縮小等当社の都合（具体的には、当社が、　　　　　　　　　　　となったこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

    ３　職務命令に対する重大な違反行為（具体的には、あなたが　　　　　　　　　　　したこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

    ４　業務については不正な行為（具体的には、あなたが　　　　　　　　　　　したこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

    ５　勤務態度又は勤務成績が不良であること（具体的には、あなたが　　　　　　　　　　　したこと。）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

    ６　その他（具体的には、　　　　　　　　　　　）により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

    記載上の注意点

    労働者が退職するときに在職中の契約内容等について証明書の交付を請求したときは、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。

    空白部分を記入し、労働者の請求しない事項を記入してはならないので該当箇所を適宜カットしてください。

    退職の事由については、該当する欄にチェックを付けます。

    解雇の理由については、該当しない項目を削除して適宜番号を変更して作成します。

    解雇された労働者が解雇の理由を請求しない場合には、（別紙の理由による）の部分を二重線で消し別紙（２ページ）を削除します。

    関連記事：退職証明書について

    関連記事：解雇理由証明書について　　

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  • 反社会的勢力の排除に関する誓約書

    誓約書のサンプル

    暴力団等反社会的勢力ではないこと等に関する表明・確約書

    〇〇株式会社
    代表取締役〇〇〇〇殿

    住所　　　　　　　　　　　　　　　
    氏名　　　　　　　　　　　　　　　

    記

    １．私は、現在又は将来にわたって、次の各号の反社会的勢力のいずれにも該当しないことを表明、確約〈いたします・いたしません〉。
    ① 暴力団　② 暴力団員　③ 暴力団員でなくなった時から５年を経過していない者　④ 暴力団準構成員　⑤ 暴力団関係企業　⑥ 総会屋等、社会運動・政治活動等標ぼうゴロ　⑦ 特殊知能暴力集団　⑧ その他前各号に準ずる者

    ２．私は、現在又は将来にわたって、前項の反社会的勢力と次の各号のいずれかに該当する関係がないことを表明、確約〈いたします・いたしません〉。
    ① 反社会的勢力によって支配される関係
    ② 反社会的勢力が実質的に関与している関係
    ③ 自己、若しくは第三者の不正の利益を図り、又は第三者に損害を加えるなど、反社会的勢力を利用している関係
    ④ 反社会的勢力に対して資金等を提供し、又は便宜を供与するなどの関係

    私は、これら各項のいずれかに反したと認められることが判明した場合及び、この表明・確約が虚偽の申告であることが判明した場合は、内定取り消しはもちろん、催告なしで解雇又は懲戒解雇処分となっても一切異議を申し立てず、また賠償ないし補償を求めないとともに、これにより損害が生じた場合は、一切私の責任とすることを表明、確約〈いたします・いたしません〉。

    以上

    令和〇年〇月〇日

    署名　　　　　　　　　　㊞
    （　　　年　月　日生）

    各項目末尾の〈いたします・いたしません〉は、必ず署名者本人が、どちらかを○で囲んでください。

    記載上の注意点

    企業の社会的責任や企業防衛の観点から、反社会的勢力と関係がある者を従業員として採用すべきではないし、雇用を続けるべきでないので、新たに採用する従業員（以前から在籍しているが未だ誓約書を提出していない者を含む）にこのような誓約書を提出させましょう。

    この誓約書サンプルは、公益財団法人暴力団追放運動推進都民センターのパンフレットを参考にさせていただきました。

    記載内容を「理解して同意したかどうかの意思表示」をさせ、そのことを「相手方自身の行為（挙動）によって記録に残す」ことが重要なポイントとなりますので、項目ごとに、署名者本人に直接表明、確約〈いたします・いたしません〉の記載を求めるか、不動文字を丸で囲む方法をとることが重要です。（同パンフレットより）

    関連記事：反社会的勢力の排除について

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  • 和解合意書のサンプル

    和解合意文書のサンプル

    合意書

    株式会社○○（以下「甲」という）と○○○○（以下「乙」という）は、次の通り合意した。

    １．甲及び乙は、乙が令和○年○月○日付けで、甲を自己都合退職したことを相互に確認する。

    ２．甲は乙に対し、本件解決金として金○○○○円を支払うことを約し、同金員を令和○年○月○日限り、乙の指定する金融機関口座へ振込送金する方法によって支払う。なお、振込手数料は甲の負担とする。

    ３．甲及び乙は、本合意書の成立に至った経緯及び内容に関する一切の事項について、正当な理由なく第三者に開示、漏洩せず、互いに誹謗中傷しないことを相互に確認する。

    ４．甲及び乙は、甲と乙との間には、本合意書に定めるもののほか何らの債権債務のないことを相互に確認する。

    以上の合意が成立した証として、本合意書２通を作成し、記名押印の上、甲乙１通ずつを保管する。

    令和○年○月○日

    【甲の住所氏名と捺印】

    【乙の住所氏名と捺印】

    記載上の注意点

    これは、残業代の未払い分の支給請求に対して和解が成立したときの合意書の例です。

    和解後に継続して在職する場合、すでに退職している場合は１を削除し残りの番号は繰り上げます。

    ポイントは解決金の支払い、本件についての守秘義務、他に一切の債権債務が無いという清算条項の部分です。

    状況によって文面が異なるので、実際に和解合意書を作成するときには弁護士等の専門家に相談することをお勧めします。

    関連記事：未払い残業代を請求されたら

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  • 従業員の住所が変わったときの手続き

    住所変更届のサンプル

    住所変更届

    申請日令和　年　月　日

    総務部長殿

    氏名　　　　　印

    実際の移転日：令和　年　月　日

    新住所
    〒

    注意事項
    １．通勤経路の変更など通勤手当の変動があるときは別途届が必要です。
    ２．家賃の変更など住宅手当の変動がある場合は別途届が必要です。

    以下会社記載欄
    □　労働者名簿
    □　社会保険
    □　労働保険
    □　通勤手当
    □　住宅手当
    □　社員名簿

    必要な事務手続き

    労働者名簿の記載追加

    住所は労働者名簿の記載事項の一つなので、新しい住所を書き加えなければなりません。

    関連記事：労働者名簿の記載事項と管理上の注意点

    社会保険等の手続き

    年金機構へは「健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届」を提出します。マイナンバーと基礎年金番号が結びついている被保険者であれば、原則、氏名変更および住所変更に関する届出は不要です。

    関連記事：従業員の住所・氏名変更の社会保険手続き

    雇用保険については住所変更を届け出る必要はありません。

    税金の手続き

    年の途中で転居した場合は、その年の給与支払報告書を旧住所の自治体に提出します。

    年末調整のときに「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」には新住所を記載してもらう必要があります。

    給与計算への影響

    給与計算に影響するのは、通勤手当と住宅手当です。会社によってはその他に関係する手当があれば同様にチェックする必要があります。

    届け出に基づいて、賃金規程等のルールと照らし合わせて適切に変更する必要があります。

    市区町村への届出

    引越しをしたときは市区町村に届け出なければならないのですが、届出をしていないケースもあります。

    住民税の関係では住民票の住所を使うので、現住所と住民票の住所が一致していないと不都合です。住所を変更したら必ず住民票を移すように指導しましょう。

    会社事務入門＞給与計算のやり方＞このページ

  • 辞令のサンプル

    辞令のサンプル

    令和〇年〇月〇日

    〇〇〇〇殿

    〇〇株式会社
    代表取締役社長〇〇〇〇㊞

    辞令

    令和〇年〇月〇日付で〇〇部〇〇課長に任じます。

    以上

    記載上の注意点

    辞令とは、人事異動を本人に通知する文書です。人事異動の発令に際しては、人事権者から辞令書という文書を交付して異動を命じるのが本来のやりかたです。社内掲示や、本人や関係者へのメール等で人事異動を発令をする会社もあります。

    辞令書に決まった書式はありません。それぞれの会社で任意の形式で作成して当事者に交付しています。

    右肩に発行日付を記載します。発行記録を残す場合は、人事発〇〇〇〇〇などと文書番号を記載します。

    本文は「〇〇に任じます。」「〇〇勤務を命じます。」などシンプルに書きます。一般的には理由などは付しません。

    関連記事：採用の手続き

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