就任承諾書
株式会社〇〇御中
私は、令和〇年〇月〇日開催の株主総会において、取締役に選任されましたので、その就任を承諾します。
令和〇年〇月〇日
住所
氏名 印
監査役の場合は取締役を監査役に置き換えます。
就任承諾書は、一般的には株主総会における選任決議がなされた後に提出されるので、発行日付は株主総会日にします。
株主総会で選任決議がなされることを条件として、取締役に就任することを承諾する意思表示する場合は、文面を「私は、令和〇年〇月〇日開催の株主総会において、取締役に選任されることを条件として、その就任を承諾する」とし、この場合は、発行日付は株主総会日の前になります。
関連記事：取締役と監査役の就任承諾書について
令和○年○月○日
人事部
再雇用制度についての説明
当社の定年は６０歳の誕生日が属する月の月末です。再雇用制度の適用を希望する方については、希望する全ての方を再雇用いたします。
この場合、定年の日をもっていったん当社を退職する手続きをとります。また、当社規程による退職金の支給手続きをとります。そして、退職の翌日を契約日として期限１年の「定年後再雇用契約」を結び、６５歳に達するまで毎年更新することになります。
定年後再雇用契約の内容は、定年６か月前にそれぞれ個別に提示いたしますが、概ね次のようになります。
□ 雇用形態は１年契約の有期雇用契約社員になります
□ 基本給は新たな雇用契約で決まりますが、定年前より○％減少することになる予定です
□ 基本給以外の手当は原則として定年前と同様です
□ 賞与は支給しませんが社員に賞与が支給される時期に別の基準で一時金を支給します
□ 管理職を免じられるため管理職手当は支給されません
□ 勤務部署は原則として定年前と同様ですが、ご本人の希望、職場の都合などがあれば相談させていただきます
□ 労働時間等は定年前と同様です
□ 福利厚生施設の利用は従来どおりです
□ 旅費規程においては一般社員の欄が適用されます
□ 有期雇用契約期間が満了したときの退職金はありません
再雇用制度の適用を希望する場合は、別紙の「定年後再雇用申込書」を令和○年○月○日までに人事課に提出して下さい。この申込は定年３か月前までは撤回できます。
また、直属の上司に申込書を提出したことを報告して下さい。
老齢厚生年金の制度についてあらましを説明します。別紙の資料をごらんください。
雇用保険から支給される高年齢雇用継続給付についてあらましを説明します。別紙の資料をごらんください。
本日の説明はこれで終わりますが、不明の点は遠慮なくお尋ねください。人事課の○○が相談窓口です。
定年退職予定日の１年前を目安に説明会を実施するとよいでしょう。その際に配布する資料のサンプルです。
高年齢者雇用確保措置に関する経過措置は、2025年3月をもって終了しました。したがって、65歳未満の定年を定めている企業においては、原則として、希望者全員を継続雇用しなければなりません。
説明の範囲は、再雇用制度の説明を中心にして、一般的に関心が高い老齢年金や雇用保険の高年齢雇用継続基本給付金の説明も加えるようにしましょう。
関連記事：定年後の再雇用制度について
令和○年○月○日
退職にあたってのご説明
退職にあたり必要な手続きについてご説明いたします。
退職後にすぐ就職しない場合は、国民健康保険へ加入するか、健康保険を「任意継続」するか、ご家族の被扶養者になるかの選択になります。いずれも退職後のことなのでご自分で手続きしなけれなりません。
国民健康保険に加入するときは原則として日本年金機構が発行する「健康保険資格喪失証明書」が必要です。申し出があれば手続きします。なお、会社が発行する「証明書」で手続きできる市区町村もあります。あなたの住所地である○○市は会社の証明書で受け付けてもらえます。申し出があれば発行します。
退職前に継続して１年以上被保険者期間があった人は、資格喪失後も、傷病手当金、出産育児一時金、出産手当金、埋葬料（費）を受けられる場合があります。該当する可能性がある方はお尋ね下さい。
健康保険証は退職日までに必ずご返却願います。
健康保険証は退職日の翌日（資格喪失日）に失効します。つまり、退職日までしか使えません。万一、会社に返却してから退職日の深夜０時までの間に健康保険証が必要になった場合は、営業時間内であればお渡しできるのでご来社下さい。営業時間外であればとりあえず１０割負担でお支払いいただき、後日７割の給付を受けることができるようにお手伝いするので速やかに会社にご連絡下さい。
退職後にすぐ就職しない場合は、国民年金に加入しなければなりません。受付窓口は市区町村の国民年金担当窓口です。
退職日以降になりますが、できるだけ早く離職票をお送りいたします。すぐに再就職するなどで必要がない場合は申し出て下さい。
雇用保険被保険者証はご自身が保管されているはずですが、見当たらないときはご連絡下さい。
退職日以降になりますが、できるだけ早く源泉徴収をお送りいたします。
社会保険料（健康保険料と厚生年金保険料）は退職日の翌日（資格喪失日）が属する月の前月分までの保険料が差し引かれます。
例えば、９月２０日の退職であれば、９月２１日が資格喪失日になるので前月である８月分の社会保険料を差し引きます。９月３０日に退職した場合は翌日の１０月１日が資格喪失日となるので、１０月まで在籍したことになり８月分と９月分の保険料を差し引きます。
つまり、社会保険料は、月末退職の場合は、最後の給与から２か月分が差し引かれます。社会保険料は入社当月は差し引かれずに翌月から差し引かれる仕組みになっているので、退職月に調整される形です。ご了承下さい。
住民税は前年の所得で税額が決定し、その年の６月から翌年５月まで給料から天引きで徴収されています。退職するときの扱いは退職日によって異なります。
１月１日～４月３０日までの退職であれば、退職金や最後に支払った給与から一括で徴収することになっています。
５月１日〜５月３１日までの退職であれば、最後の給与から１か月分を徴収することになっています。
６月１日～１２月３１日までの退職であれば、自分で納付する普通徴収へ切り替えるか退職金や最後の給与から一括で徴収するかを決めていいただきます。
すぐに再就職し、特別徴収を継続する場合 は「給与支払報告に係る給与所得異動届書」をお渡しするので、すぐに再就職先へ提出してください。
あなたの退職金は別紙計算書の通りです。退職金は当社が加入している○○生命相互会社から振り込まれます。概ね退職後１か月を要しているようです。できるだけ早く振り込まれるよう依頼しますがご理解の程お願いいたします。
お渡しする「退職所得の受給に関する申告書」に必要事項を記入してご提出下さい。確定申告が不要になります。
労働基準法第２２条に定めがある退職証明書をご希望の場合は申し出てください。
順次書類をお渡ししますが、退職後に行政庁等に手続きする関係で、お渡しするのが退職後になる書類があります。現在、会社に届出されている住所に送付いたしますが、別な送付先をご希望される場合は申し出て下さい。
□ 離職票
□ 源泉徴収票
□ 雇用保険被保険者証（会社が預かっていた人のみ）
□ 年金機構の健康保険被保険者資格喪失証明書（希望者のみ）
□ 当社の健康保険被保険者資格喪失証明書（希望者のみ）
□ 労働基準法第２２条にもとづく退職証明書または解雇理由証明書（希望者のみ）
□ 健康保険証（家族の分もすべて）
□ 社員証
□ 社章
□ 制服（洗濯の必要はありません）
□ 会社貸与の携帯
□ 会社貸与のパソコン及び周辺機器
□ 名刺
□ その他会社から貸与された全ての物品
□ 業務上で得た顧客など取引先の名刺
□ 業務上作成した全ての資料等（データも含む）
「業務上で得た顧客など取引先の名刺」と「業務上作成した全ての資料等（データも含む）」は上司の○○課長に提出して下さい。その他の物品等は人事課の○○に提出して下さい。
後任者等への業務引き継ぎにご協力下さい。
あなたの退職については、人事課の○○が担当いたします。ご不明のことがあれば遠慮なくお尋ね下さい。
退職が決まった人に今後の手続きを説明するときに、このような文書を渡してこれに沿って説明しましょう。不足や不備についてはその都度修正すれば、一、二度の手続きが終わった時点で長く使えるものになるはずです。
関連記事：従業員が退職するときの手続き
令和○年○月○日
内定者の皆様へ
◯◯株式会社
人事部長◯◯○○
陽春の候 皆様にはご健勝でお過ごしのこととお慶び申し上げます。
さて、この度は、当社へのご入社が決まりましたこと誠におめでとうございます。心より歓迎申し上げます。
つきましては、入社にあたっていくつかの手続きをしなければなりません。本日送付の書類をごらんの上、記名捺印してご返送下さいますようお願い致します。
本日送る書類は以下の通りです。全部揃っているかまずご確認下さい。
１．労働条件通知書
２．雇用契約書
３．身元保証書
４．安全運転誓約書
５．個人情報誓約書
６．扶養控除等申告書
７．健康保険被扶養者異動届・国民年金第３号被保険者届
次の説明文を読んで作成をお願いします。
１の労働条件通知書は、ご一読の上保存して下さい。
２の雇用契約書は、ご一読の上住所氏名を記入し捺印して下さい。
３の身元保証書は、身元保証人の記入捺印をいただいて下さい。
４と５の誓約書は、御一読の上住所氏名を記入し捺印して下さい。
６の扶養控除等申告書は、住所氏名を記入して下さい。
７の健康保険被扶養者異動届・国民年金第３号被保険者届は、扶養家族がある場合に記入して下さい。
作成が終わりましたら、同封の返信用封筒に封入してポストに投函して下さい。提出期限は○月○日です。遅れないようにお願いします。
書類の内容や書き方について疑問などがありましたら、末尾の連絡先に遠慮なくご連絡をお願いします。
最初の出社日に次の書類等をご持参下さるようお願いします。
１．雇用保険被保険者証番号（持っている方のみ）
２．基礎年金番号が記載されている書類（年金手帳または基礎年金番号通知書の番号が記載されているページのコピー）
３．給与振込先口座（通帳の口座番号等が記載されているページのコピー）
４．源泉徴収票（持っている方のみ）
５．マイナンバーカード（持っていない場合はマイナンバー通知書でも可）
６．印鑑（認印）
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇〇〇
TEL XX-XXXX-XXXX
e-mail xxx@xxxx.xx.xx
新入社員の出社日が近づいたら雇用手続きのための書類を送付します。会社によっては採用手続きのための出社を求めることもあります。
スムーズな手続きを進めるには、まずは手順を明文化するのが大事だと思います。作成した文書に沿って手続きを行えば、不備な点があればすぐに気付くので、一、二度修正すれば長く使えるものになるはずです。
関連記事：採用の手続き
〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇〇〇様
内定についての連絡
拝啓
謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、先日は弊社の採用選考試験にお越しいただき、誠にありがとうございました。慎重にご検討させていただきました結果、貴殿を採用させていただくことに内定致しましたので、ここにご通知申し上げます。
つきましては同封の内定承諾書に記名捺印の上、〇月〇日までに当社までご返送くださいますようお願い申し上げます。
〇〇株式会社
総務部 採用担当 〇〇〇〇
TEL XX-XXXX-XXXX
e-mail xxx@xxxx.xx.xx
〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇株式会社
社長〇〇〇〇殿
私は、貴社の採用内定通知書を受領いたしました。
つきましては、貴社へ就職することを承諾し、この内定承諾書を提出させていただきます。
内定承諾書を提出した上は、後日内定を取り消すなどの貴社に迷惑をかける行為はしないことを誓約いたします。また、内定期間中に下記の事項に該当することとなったときは、内定を取り消されても不服を申し立てないことを誓約いたします。
記
１．卒業予定日に卒業できなかったとき。
２．提出した書類に虚偽があったとき。
３．病気、事故等により、正常な就業ができなくなったとき。
４．犯罪行為またはそれに類する非行を犯し、もしくは貴社の従業員として不適格な事由が生じたときとき。
５．その他前各号に準ずる、採用内定を取り消されてもやむを得ない事由が生じたとき。
以上
〇〇年〇〇月〇〇日
住所 〇〇市〇〇町〇丁目〇番〇号
氏名 〇〇〇〇 印
内定通知書を送るときに、内定承諾書と返信用封筒（切手貼り）を同封します。
関連記事：内定を出すときの注意点
退職証明書
次の者が当社を退職したことにより、全国健康保険協会の健康保険の被保険者資格を喪失したことを証明します。
住所
氏名
生年月日
勤務先
資格喪失日
上記以外の国民健康保険に加入を希望する者
住所
氏名
生年月日
令和◯年◯月◯日
◯◯市◯◯町◯丁目◯番地◯号
◯◯株式会社
代表取締役社長◯◯◯◯㊞
健康保険に加入していた人が退職後に国民健康保険に加入する手続きに行くと、市区町村は健康保険資格喪失証明書の提出を求めます。
この証明書は、日本年金機構に「健康保険・厚生年金保険資格取得・資格喪失等確認請求書」を提出すると発行してくれます。
ただし、若干の手間と時間がかかるので、事業主が健康保険の資格喪失したことを証明書する退職証明書を発行することがあります。
事業主が発行する証明書で受け付けてもらえるかどうか、事前に退職者の居住市区町村のホームページで調べて、大丈夫であれば交付します。
基本的には、国民健康保険に加入する予定の全員の氏名（サンプルは１名のみなので適宜追加して下さい）、その生年月日、住所、健康保険の資格喪失日、勤務先名を記載して、事業主の住所名称、押印があれば要件を満たします。初めてのときは事前に担当窓口に書式を示して確認してもらいましょう。
関連記事：従業員が退職するときの手続き