有給休暇管理簿とは
年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇が10日以上発生し、実際に有給休暇を取得した労働者ごとの年次有給休暇取得の基準日、日数、時季を管理するための書類です。
労働基準法施行規則第二十四条の七 使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。
記載項目
年次有給休暇管理簿に記載する項目は３つです。
□ 時季 実際に年次有給休暇を取得した日（全休・半休）
□ 日数 基準日から1年間に労働者が取得した有給休暇の日数
□ 基準日 労働者に年次有給休暇を付与した日
記載すべき項目がすべて記載されていれば、様式は自由です。ただし、厚生労働省が参考様式「年次有給休暇取得管理台帳（xlsx）」を公表しています。
帳簿の保管
有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳と同様に、電磁的方法（電子データ）による作成・保存が認められています。
給与計算ソフトなどのシステムで作成されている有給休暇管理簿が、法令上の要件を満たしていれば、紙にプリントして保管する義務はありません。
ただし、労働者名簿や賃金台帳と同様に、有給休暇管理簿を電子データで保存するには、主に以下の4つの条件を満たす必要があります。
- 必要事項の具備と表示・印字可能性
- 法令で定められた必須記載事項（基準日、日数、時季）がすべて記録されていること。
- 画面上に直ちに明瞭かつ整然と表示できること。
- 紙に印刷（印字）できる機能があること。
- 即時提示性
- 労働基準監督官の調査などがあった際、直ちに必要事項を明らかにし、提出できるシステムとなっていること。
- 誤消去・改ざんの防止
- データが故意または過失により消去・改ざんされないよう対策されていること（操作履歴のログ保存など）。
- 長期保存性
- 法令で定められた保存期間（5年間）、復元可能な状態で保存できる措置が講じられていること。
多くのクラウド型の給与計算・勤怠管理ソフトは、これらの法令要件を満たすように設計されていますが、導入前に確認しておくと安心です。
