Last Updated on 2023年10月22日 by 勝
会社法の定め通りに行う
株主総会をどのように準備し運営するかについては、会社法の定めに従って行います。
会社法に定められたことと違う運営をすれば、せっかく開催した株主総会が、取り消され、もう一度やり直さなければならない事態もあり得ます。
まったくの身内だけの株主総会であれば、さほど緊張することなく準備してよいと思いますが、取引先である株主、普段は会社と接点がない一般株主、投資目的で購入した株主が出席している会社だと、株式公開の有無にかかわらず、細部まで会社法を意識した運営が必要です。
通常、次のような手順で準備します。
スケジュール表を作成する
株主総会の日程は、株主総会に出席することができる株主の基準日の公告、株主に対する招集通知の発送など、多くの手続が「株主総会の日から〇日前までに行わなければならない」などの、法律上の制限があります。
また、株主総会の開催のためには、株主総会を開催するための取締役会決議や、株主総会に提出する計算書類の監査などの手続を経なければなりません。それらをスケジュールに組み込まなければなりません。
さらに、招集通知や事業報告の作成に要する期間、その印刷に要する期間なども考慮しなければなりません。
以上を加味すると、会社規模等にもよりますが、当期の株主総会が終わった直後に次回の総会日等のスケジュールを確定し、６ヶ月前には、準備スケジュールと社内での役割分担は、ほぼ確定していることが望ましいでしょう。
シナリオを作成する
議事進行のシナリオが必要です。
シナリオの重要部分は、株主総会の成立や終了を宣言したり、議事の進め方に関するルールを説明する部分です。手慣れた議長でも、シナリオがないと言い漏らしや言い間違いが生じる部分です。
シナリオが整備されていれば、議長は株主との質疑応答に集中することができます。
想定問答集を作成する
議事の進行に関する部分はシナリオ通りに進行させることができますが、株主からの質問を受ける質疑応答の部分については、相手があることなのですべての展開を予測することは不可能です。
したがって、どんなに想定問答を準備してもその通りになることはほぼないのですが、準備するとしないでは大違いです。事前に作成した想定問答が頭に入っていれば、株主の正当な発言に耳を傾け、丁寧に回答する余裕が生まれます。
できれば、想定問答を読み上げるだけでなく、議長である社長が会社の課題や展望とからめて自分の言葉で語るのが望ましいでしょう。しかし、そのようなやり取りが苦手な人が無理をすれば墓穴をほる可能性があります。想定問答を活用した方がよいでしょう。
いざ質問があると、想定問答のどの部分が該当するか、とっさには見つけにくいものです。そのようなときは、事務局が助け舟を出すことが多いのですが、紙の差し入れが目立たないような座席配置の工夫が必要です。また、タブレットを使うこともありますが、１台のタブレットでシナリオから想定問答、伝言のすべてを伝えると、とっさのときに戸惑うようです。用途によって複数のタブレットを用意するとよいでしょう。
リハーサルを行う
シナリオと想定問答集があっても、ぶっつけ本番ではスムーズにいきません。
リハーサル通りになるわけではありませんが、毎年やっていることでもリハーサルによって新たな問題を発見することがあります。
当日の受付
受付業務の基本は議決権行使書の集計です。受付で人の流れが滞ったりするとイライラする人が現れて険悪な雰囲気になることがあります。事前の準備とリハーサルをしっかりやってスムーズな受付運営に心がけましょう。
当日の総会進行
役員は整然と入場し、自席の前で一礼し、一旦しっかりと顔を上げてから着席します。落ち着いた様子が大事です。
議長の挨拶や冒頭の議事について説明は、株主発言を許さずシナリオ通りに読み進んでかまいません。この段階ではアドリブを控えましょう。
営業報告や議案の説明の途中で質問があっても、説明が終わってから発言の機会を与えればよいので、かまわず進行してかまいません。
監査役会報告は事前に原稿を決め、アドリブなしでしっかりと読み上げます。
株主は議長の議事整理権に従わなければなりません。発言整理は議長の権限です。延々と議論を続けるのでなく、一定のやりとりをした上で、審議が尽くされたとして審議を打ち切り、決議に入っても瑕疵はありません。