文書管理マニュアル（サンプル）

文書管理マニュアルについて

文書管理は会社によって管理方法が異なり、管理方法によってマニュアルも異なります。ここで紹介できるのは一般的なマニュアルとなりますが、内容を取捨選択してご活用ください。

文書管理とは、会社で作成・受領されるすべての文書を、作成から廃棄まで一貫して管理する仕組みのことです。

「面倒くさい」と感じるかもしれませんが、適切な文書管理は、私たちの仕事を楽にしてくれます。

このマニュアルは、みんなが簡単に実践できるように、シンプルにまとめました。

すべての文書は、以下の2つの分類ルールに従って整理してください。

文書がどの業務で使われるかによって、フォルダやキャビネットを分けます。

例：

年度や月ごとにフォルダを分けます。特に契約書、請求書、議事録など、特定の時期に発生する文書に適しています。

例：

紙の文書は、以下のルールでキャビネットに保管します。

保管場所: 文書は机の上ではなく必ずキャビネットに保管してください。
ファイル名: ファイルの背表紙には、「部署名」「文書名」「年度」を記載したインデックスを貼ります。
- 良い例: 経理部_請求書_2024年度
- 悪い例: 経理関係の書類
文書のファイリング: ファイルの中は、時系列（日付順）に整理してください。
借用ルール: ファイルをキャビネットから持ち出す際は、「借用中カード」を置いてください。誰が、いつ、どのファイルを持ち出したか記録することで、紛失を防ぎます。

一部の文書（例：契約書、請求書、議事録）は、外部サービスを利用してクラウドで管理します。

スキャン: 紙の文書はスキャナーで読み込み、PDF形式でデータ化します。
ファイル名のルール: データ化する際は、以下のルールでファイル名を統一してください。
- YYYYMMDD_文書名_取引先名.pdf
- 良い例: 20240725_契約書_〇〇株式会社.pdf
フォルダへの保存: 担当者は、会社の共有クラウドストレージに、上記の「2. 文書の分類ルール」に従って保存します。
原本の保管: クラウドにデータ化後も、法律で定められた期間は原本を保管してください。保管場所は、上記「3. 物理的な文書の管理」に従います。