賃金台帳の記載事項と管理上の注意点

賃金台帳とは

賃金台帳は、労働基準法により、事業場に備え付けることが義務づけられている書類です。

その記載事項については、労働基準法に具体的に規定されています。

労働基準法第１０８条
使用者は、各事業場ごとに「賃金台帳」を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

「その他厚生労働省令＝労働基準法施行規則のことです＝で定める事項」とは、次の事項です。

□　氏名
□　性別
□　賃金計算期間
□　労働日数
□　労働時間数
□　時間外勤務・休日勤務・深夜勤務の時間
□　基本給・手当その他賃金の種類ごとにその金額
□　賃金の一部を控除した場合にはその額

以上の内容が網羅されていればどのような書式でもかまいません。

一般的には給与計算ソフトから出力される賃金台帳を保管します。

ただし、１項目でも入力もれがあると適正な賃金台帳にならないので注意が必要です。

労働日数や労働時間数が漏れていることが多いのでチェックしましょう。

賃金台帳は、労働者ごとに作成することになっています。

賃金台帳は、正社員、契約社員、パート、アルバイト、などの雇用形態に関わらず、全従業員分を作成しなければなりません。

日雇労働者については、労働者名簿の作成は不要ですが、賃金台帳の作成は必要です。

管理監督者については、時間管理の対象外なのでで、時間外労働や休日労働の時間数は、深夜労働の時間数を除いて記載不要です。しかし、労働基準法に定めがある管理監督者と会社が任命する管理職は同じではありません。管理監督者の範囲について労働基準監督官から指摘されることが多いので注意が必要です。

役員は労働者ではないので、賃金台帳の作成は不要です。ただし、取締役部長などの使用人兼務役員については、従業員部分の賃金について作成が必要です。

給与計算ソフト（電子データ）の中に賃金台帳の必須事項がすべて含まれ、法令で定められた要件を満たしていれば、紙にプリントして保管する義務はありません。

賃金台帳は紙媒体でも電子データ（電磁的方法）でも保存が認められています。ただし、電子データで保存する場合は、次の4つの要件をすべて満たす必要があります。

表示・印字可能性:
- 法令で定められた記載事項をすべて具備していること。
- パソコンなどの画面に直ちに明瞭かつ整然と表示できること。
- 書面（紙）として作成（印字・印刷）できること。
即時提示性:
- 労働基準監督官の臨検（調査）時などに、直ちに必要事項が明らかにされ、提出できるシステムとなっていること。
誤消去の防止:
- 故意または過失によるデータの消去や改ざんができないよう対策されていること。
長期保存性:
- 法令で定められた保存期間、復元可能な状態で保存できる措置が講じられていること。