Last Updated on 2025年8月8日 by 勝
オフィスのスムーズな移転を成功させるために、必要な手続き、業者との連携、そしてその他の重要なポイントについて、以下にまとめました。
移転の全体的な流れとポイント
移転には、事前の準備から移転後まで、多くのステップがあります。計画的に進めることが重要です。
移転6ヶ月前～
移転の目的・コンセプトを明確にする。
移転先の候補地をリサーチ・選定する。
予算を策定する。
移転プロジェクトチームを発足する。
移転4～3ヶ月前
移転先の物件を決定・契約する。
引越し業者、内装工事業者、通信事業者などの選定・打ち合わせを開始する。
旧オフィスの解約通知を行う。
社員への移転告知を行う。
移転2～1ヶ月前
各種手続き（住所変更登記、税務署への届出など）を開始する。
名刺、封筒、ウェブサイトなどのデザイン変更・発注を行う。
社員に荷物の整理・梱包方法を指示する。
移転先のレイアウトを確定し、内装工事を開始する。
移転1週間前～
荷物の梱包・整理を進める。
電話・インターネット回線の切り替え確認を行う。
移転当日のタイムスケジュールを最終確認する。
移転当日
引越し業者と連携し、荷物の搬出・搬入を行う。
社員が各自の荷物を整理し、業務を開始できる状態にする。
移転後
取引先や顧客への移転案内を送付する。
旧オフィスの原状回復工事を進める。
各種手続きの完了を確認する。
業者選定・連携における注意点
引越し業者をはじめ、多くの業者と関わることになります。以下の点に注意して、スムーズな連携を心がけましょう。
業者選定
相見積もりを取る: 複数の業者から見積もりを取り、料金だけでなく、サービス内容、実績、対応の丁寧さを比較検討する。
実績を確認する: オフィス移転の実績が豊富で、信頼できる業者を選ぶ。
打ち合わせの機会を設ける: 実際に担当者と話し、こちらの要望をどこまで汲み取ってくれるか、コミュニケーションがスムーズかを確認する。
業者との連携
明確な指示: 移転する物品、レイアウト、希望するスケジュールなどを具体的に、明確に伝える。
担当者を決める: 業者との窓口となる担当者を社内で決め、連絡の一元化を図る。
現場での確認: 移転当日には、業者と協力して、荷物の搬入・搬出状況を都度確認する。
住所変更に伴う必要な手続き
多くの官公庁や金融機関などへの届出が必要です。抜け漏れがないように、チェックリストを作成することをおすすめします。
法務局: 会社の住所変更登記
関連記事：会社の本店住所を変更する場合は「本店移転登記」が必要です
税務署・都道府県税事務所: 異動届出書
年金事務所・ハローワーク: 労働保険、社会保険の事業所所在地変更届
銀行・金融機関: 法人口座の住所変更
その他:
許認可を受けている官庁への届出
電気・水道・ガスなどの使用開始手続き
取引先、顧客への連絡
ウェブサイト、名刺、封筒などの記載事項変更
その他のポイント
ＩＴインフラの移転
オフィス移転に伴うITインフラ（パソコン、Wi-Fi設備、ネットワークなど）の移転は、移転直後から正常に稼働することが前提なので非常に重要なポイントです。
関連記事：オフィス移転ではITインフラの移転が重要なポイント
社員への配慮
移転は社員にとっても大きな変化です。移転の目的やメリットを共有し、新しいオフィスへの期待感を高めることが大切です。移転記念品の配布や、新オフィスでの簡単な立食パーティーなどが考えられます。
なお、引っ越し作業はなるべく業者に委託して、社員が慣れない作業で怪我などしないように配慮しましょう。
レイアウトの工夫
移転を機に、社員のコミュニケーションが活性化するようなレイアウトを検討するのも良いでしょう。
関連記事：新オフィスのレイアウトはどのようにしてプランをまとめればよいでしょうか？
神事の手配
オフィスの移転に際して、事業の繁栄を祈願するために神事を行う企業もあります。神事としては、入居清祓（にゅうきょきよはらい）です。 新しいオフィスに入る前に、場を清め、今後の安全と事業の繁栄を祈願します。
神事は、地元の神社に相談するのが一般的です。予算や規模に応じて、神主さんと相談して内容を決めます。
不用品の処分
移転は、オフィス内の不要な物品を整理する良い機会です。業者に依頼して、適切に処分しましょう。
上記は一般的な流れとポイントです。会社の規模や事業内容によって、必要な手続きや注意すべき点が異なる場合があります。
会社事務入門＞事務処理のいろいろと事務処理の効率化＞このページ