今日からできる！議事録作成のポイントとサンプル集

Last Updated on 2025年8月7日 by 勝

議事録とは何か？

議事録とは、会議の進行過程、議論の内容、決定された事項などを正確に記録した文書です。単に会議のメモとしてだけでなく、以下のような重要な役割を果たします。

一般的な議事録の作成においても注意すべき点は多々ありますが、法律に基づいて作成しなければならない議事録は特に注意が必要です。

生成AIは議事録作成の強力なツールとなりますが、いくつかの注意点を守ることで、その効果を最大限に引き出すことができます。

AIが作成する議事録は、入力する音声データやテキストデータの質に大きく依存します。

録音環境: 雑音の少ない静かな場所で録音しましょう。マイクは話者に近づけて、クリアな音声が拾えるように工夫してください。
発言の明確化: 発言者が複数いる場合は、誰が何を話しているのかがわかるように、可能であれば発言の前に名前を言うなどのルールを設けると、AIが話し手を識別しやすくなります。
専門用語や固有名詞: 会議で専門用語や社内の固有名詞が多く使われる場合は、事前に用語集や参加者リストをAIに提供しておくと、誤変換が減り、より正確な議事録を作成できます。

生成AIは完璧ではありません。誤認識や不自然な言い回し、文脈の誤解釈などが含まれる可能性があります。

ファクトチェック: 特に決定事項、数値、日時、担当者名など、重要な情報は必ず人間が確認し、事実と合っているかチェックしましょう。
議事録の趣旨: AIが生成した議事録が、会議の主要な論点や結論を正確に反映しているか確認してください。時には、AIが詳細な議論を拾いすぎることで、重要なポイントが埋もれてしまうこともあります。必要に応じて要約を編集し、見やすく整理しましょう。

会議内容には、社外秘の情報や個人情報が含まれる場合があります。

利用するAIツールの選定: 企業向けのセキュリティ対策が施されたAI議事録ツールを利用するなど、セキュリティが担保された環境でAIを活用しましょう。無料の一般向けツールに機密情報を入力するのは避けてください。
情報の取り扱い: 誰が議事録にアクセスできるか、データはどのように保存・管理されるかを事前に確認し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

これらのポイントを意識して生成AIを活用することで、議事録作成の時間を大幅に削減し、より質の高い会議運営につなげることができます。