ハラスメントや懲戒事案の調査をするときは、手順を重視することが極めて重要です。調査の進め方について示します。ここではハラスメントの調査手順について記載します。
調査開始通知のサンプル
原則として調査を始めることを関係者に明示します。調査の担当部門が、次のサンプルは、関係者に調査への協力を依頼する際のメール・文書です。「懲戒が決まったわけではない」という中立性を保つことが重要です。
① 行為者（加害者と指摘された人）への通知
【重要】事実関係の確認に関する面談のお願い
〇〇部 〇〇殿
当社では、就業規則に基づき、職場環境の維持・向上のために各種相談を受け付けております。この度、あなたが行ったとされる特定の言動について、事実関係を確認する必要が生じました。つきましては、以下の通り面談を実施いたしますので、出席をお願いいたします。
- 日時：〇月〇日 〇時〜
- 場所：第〇会議室
- 内容：業務上のやり取りに関する事実関係の確認
【注意事項】
- 本件は現時点で事実を認定したものではありません。あなたの言い分を公平に伺うための場です。
- 本件について、相談者や周囲の従業員に直接接触したり、口止めをしたりすることは固く禁じます。
- 調査に関わる情報の機密保持を厳守してください。
② 関係者（目撃者など）への通知
【依頼】ヒアリングへの協力のお願い
〇〇部 〇〇殿
職場環境の適正化に関する調査のため、当時その場にいたとされる方に事実関係の確認を行っております。公平な判断を行うため、あなたの知っている範囲で状況を伺いたく、面談への協力をお願いいたします。
- 日時：〇月〇日 〇時〜
- 目的：〇月〇日頃の〇〇における状況の確認
【プライバシーについて】
- お話しいただいた内容によって、あなたが不利益な取り扱いを受けることは一切ありません。
- 調査内容については他言無用でお願いいたします。
ヒアリング質問リストのサンプル
事実確認を行うための「ヒアリング質問リスト」のサンプルです。このサンプルをもとに、事案によって質問項目を事前に吟味し、質問漏れが無いように注意しましょう。
ハラスメントや待遇差の調査は非常にデリケートであるため、「予断を持たない（決めつけない）」ことと、「プライバシーへの配慮」が成功の鍵となります。
相談者（被害を訴えている人）への質問
- 事実関係: 「いつ、どこで、誰に、どのようなことをされましたか（または言われましたか）？」
- 頻度・継続性: 「それは一度きりですか？ それとも以前から続いていますか？」
- 周囲の状況: 「その場に誰か他の人はいましたか？ 目撃者はいますか？」
- 証拠の有無: 「録音、メール、日記、チャットの履歴などはありますか？」
- 自身の対応: 「その場で拒否したり、嫌だと言ったりしましたか？」
- 心身への影響: 「体調を崩したり、仕事に支障が出たりしていますか？」
- 今後の希望: 「会社にどうしてほしいですか？（加害者の処罰、謝罪、異動、再発防止など）」
行為者（加害者と指摘された人）への質問
- 事実の確認: 「〇月〇日、〇〇さんに対して、〇〇といった言動をした覚えはありますか？」
- 経緯・目的: 「そのような言動に至った理由や背景はありますか？（業務上の指導だった等）」
- 本人の認識: 「その言動によって、相手がどのように感じたと思いますか？」
- これまでの関係: 「普段、〇〇さんとはどのようなコミュニケーションをとっていましたか？」
運用の注意点
- 場所の選定: 相談者と行為者が鉢合わせしないよう、時間や場所をずらして設定してください。
- 記録の作成: ヒアリング後は必ず「議事録」を作成し、最後に本人に読み上げ、相違がないことを確認して署名（または確認済みメール）を貰うようにしましょう。これが後の法的紛争を防ぐ強力な証拠になります。
