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出張について

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出張とは

従業員や役員が業務のために、いつもの職場とは異なる場所に出かけることがあります。

一般的には、

数時間職場を離れることを外出といいい、
まる1日の場合は日帰り出張といい、
1日以上職場を離れることを出張といいます。

いずれの場合も、業務のために要した費用は会社が持つのが原則です。

したがって、交通費や宿泊費などの実費を会社が負担し、加えて一定額の日当が支給されるのが一般的です。経理的には領収書の添付が原則です。

規程が必要です

出張経費を精算するたびに、その都度支払額を決めるのは現実的ではありません。また、支給基準が明確でなければ、同じケースでも異なる基準で支払いが行われることが起こり、従業員の間に不満が生じることになります。

また、旅費規程を定めて、その定めに基づいて支払う場合は、会社は経費として処理することができ、受け取る側にも所得税がかかりません。もし、規程がなければ、給与や報酬として所得税をかけなければなりません。

ただし、旅費規程によるものであっても、役員に対して過大に有利になっている、あるいは、一般従業員に支給する場合であっても、実際の費用に比べて高すぎるなどの場合は税務調査の際に否認されることがあります。

旅費支給額の決め方

なお、税務調査の際は、実際にその出張が行われたかどうか、業務上の必要があったのかを調べるために、出張の申請書や報告書、その他の資料を求められることがあります。出張関係の資料はいつでも取り出せるようにまとめて保管しておきましょう。

旅費規程のサンプル

次は一般的な旅費規程のサンプルです。

旅費規程サンプル

海外出張がある会社は別規程を用意した方がよいでしょう。

海外旅費規程サンプル