出張とは？手当の基準、労働時間、規程の作り方を解説

出張とは

会社の業務における「出張（しゅっちょう）」とは、従業員が通常の勤務場所（オフィスなど）を一時的に離れ、会社の業務命令に基づいて他の場所へ赴き、業務を行うことを指します。

主なポイントは以下の通りです。

※「出張」と「社用外出（近隣への訪問など）」の具体的な線引き（距離や時間）は、企業ごとに定められている「出張旅費規程」などの社内ルールに基づきます。

出張に伴い発生する費用については、以下の形で会社が負担することが一般的です。

出張経費（実費清算）:
- 移動にかかる費用（交通費：新幹線、飛行機、タクシー代など）。
- 宿泊にかかる費用（宿泊費）。
- これらは通常、従業員が一時的に立て替え、後で領収書などに基づき実費が精算されます。
出張手当（日当）:
- 通常の勤務地と異なる環境での業務による精神的・肉体的疲労への慰労や、出張先でかかる食費や雑費などの補填を目的として、定額で支給される手当です。
- これは経費の実費清算とは異なり、企業が任意で定めるもので、金額も企業ごとに異なります。

出張者本人が出張手配を行う企業もありますが、総務課等が手配実務やサポートを行うことも多くあります。

交通機関・宿泊施設の手配:
- 規定に基づき、飛行機、新幹線、ホテルなどの予約・チケット手配を代行またはサポートします。
- 法人契約の旅行会社や出張手配システムの選定・導入・運用管理を行います。
海外出張のサポート:
- パスポートやビザの取得サポート。
- 海外旅行保険の手配。
- 現地の治安や危険情報などの確認（危機管理）。
仮払い・精算の準備: 出張経費の仮払いや、帰社後の経費精算に必要な書類やシステム運用を準備します。

以下に、一般的な出張申請・承認フローの例を示します。

出張の必要性と費用が、会社の規定に合致しているかを確認する段階です。

ステップ	担当者	業務内容	ポイントと総務の関与
1. 申請	出張者	「出張申請書」を作成し提出する。 (デジタルシステムまたは紙)	【ポイント】目的、訪問先、日程、概算費用、利用予定の交通機関・宿泊先を明確に記載させる。
2. 一次承認	直属の上長	申請内容（業務の必要性、緊急性、日程）をチェックし、承認する。	【ポイント】業務上の妥当性を判断する。
3. 費用確認/二次承認	総務/経理担当者	概算費用が出張旅費規程（宿泊費上限、座席クラスなど）に適合しているか確認し、承認する。	【総務業務】規定違反がないかをチェックするガバナンス強化の要。
4. 手配	出張者、または総務担当者	承認された内容に基づき、航空券、新幹線、宿泊施設などを手配する。	【総務業務】法人契約の旅行会社やオンライン手配ツールの利用方法を指導・提供する。
5. 仮払い（必要な場合）	経理担当者	多額の費用を伴う場合、出張者へ仮払金を支給する。	【ポイント】仮払い申請もこの段階で行う。

出張で実際に発生した費用を清算し、業務結果を会社に報告する段階です。

ステップ	担当者	業務内容	ポイントと総務の関与
6. 出張報告と精算	出張者	出張報告書と経費精算書を作成・提出する。領収書や利用明細を添付する。	【ポイント】実際の費用と事前申請の概算との差額を明確にする。
7. 精算承認	直属の上長/経理担当者	報告内容（業務成果、費用の妥当性）を確認し、最終承認する。	【経理/総務連携】領収書と精算内容が規定に沿っているかを最終確認する。
8. 旅費支給	経理担当者	立替払いした費用（実費）と出張手当（日当）を出張者に支給する。	【ポイント】迅速な精算処理で従業員の負担を軽減する。

システム化の推進: 紙やメールによる申請は煩雑でミスの原因になりやすいため、出張管理システム（BTMツール）や経費精算システムを導入し、申請・承認・手配・精算を一元管理することで効率化を図ります。
規程との連携: 申請書やシステムは、必ず出張旅費規程と連動させ、「規定上限を超える予約はできない」などの設定をすることで、規定違反を未然に防ぎ、ガバナンスを強化します。
危機管理体制の整備: 出張申請の情報（日程・滞在先）は、緊急時の安否確認に必要な情報となるため、総務が即座に確認できる体制を整えておく必要があります。