Last Updated on 2025年8月3日 by 勝
ノートPC、スマートフォン、制服、備品など、会社から社員へ貸与する物品は多岐にわたります。
「PCが壊れたけど、誰の責任？」
「退職した社員がスマホを返してくれない…」
こうしたトラブルは、会社の資産損失だけでなく、社員との信頼関係を損なう原因にもなりかねません。貸与物品の管理を徹底することは、社員にとっても会社にとっても大きなメリットがあります。
この記事では、貸与物品のトラブルを未然に防ぐための管理術を、一般的なルールから個別の注意点まで徹底解説します。
貸与物品管理の基本原則：3つの徹底
貸与物品の管理を成功させるには、まず以下の3つの基本原則を徹底することが重要です。
台帳管理の徹底
誰に、何を、いつから貸与したかを明確に記録します。
記載すべき情報:
物品名、管理番号
貸与日、返却予定日
貸与先の社員氏名、部署
状態（貸与時の傷や汚れなど）
ポイント:
貸与時と返却時に、社員と台帳の内容を一緒に確認することで、後々の「言った言わない」を防ぎます。
Excelでも管理できますが、備品管理システムを使うとより効率的です。
ルールの徹底周知
管理ルールは、作って終わりではありません。全社員がルールを理解し、遵守することが重要です。
明文化:
貸与規程を作成し、貸与物品の取り扱い方法、紛失・破損時の報告義務、弁償の有無などを明記します。
入社時の研修などで、必ず規程を説明しましょう。
ポイント:
ルールは一方的なものではなく、社員が理解・納得できる内容にすることが大切です。
定期的なチェックの実施
貸与物品の状態や所在を定期的に確認します。
棚卸し:
年に一度など、定期的に貸与物品の棚卸しを実施し、台帳と現物が一致しているか確認します。
ポイント:
定期的なチェックは、紛失を早期に発見できるだけでなく、社員に「きちんと管理されている」という意識を持たせる効果もあります。
個別の貸与品における固有の留意点
一般的な管理術に加え、貸与する物品の種類ごとに特有の注意点があります。
PC（パソコン）
PCは機密情報の塊であり、セキュリティ対策が最重要です。
設定の統一:
会社支給のPCには、ウィルス対策ソフトの導入、パスワードポリシーの設定など、あらかじめセキュリティ設定を施しておきます。
紛失・盗難時のルール:
紛失・盗難が発生した場合の即時報告義務と、遠隔でデータを消去する手順を明確にしておきます。
ポイント:
社員に「個人のデータは保存しない」というルールを徹底させ、トラブル発生時のリスクを軽減しましょう。
関連規程：パソコン等使用規程のサンプル
スマートフォン
通話料や通信費といったコスト管理が課題になります。
利用ルールの設定:
私的利用の範囲や、高額なアプリ課金を禁止するなど、利用ルールを定めます。
通話明細を定期的に確認し、不正利用がないかチェックすることも有効です。
ポイント:
万が一に備え、退職時や紛失時のデータ消去を遠隔で行えるMDM（モバイルデバイス管理）ツールの導入を検討するのも良いでしょう。
関連規程：携帯電話等貸与規程のサンプル
作業服・制服
衛生管理や会社のイメージ維持が重要になります。
返却・クリーニングルール:
返却時のクリーニング義務や、破損・汚損時の弁償ルールを定めます。
定期的な貸与物の交換や、サイズ調整の手続きもスムーズに行えるようにしておきましょう。
ポイント:
衛生面を考慮し、夏服・冬服など季節ごとに複数枚貸与するなどの配慮も大切です。
関連規程：作業服等貸与規程のサンプル
まとめ
貸与物品の管理は、単に物品を管理するだけではありません。社員との信頼関係を築き、会社の資産を守り、そしてトラブルを未然に防ぐための重要な業務です。
ぜひこの記事を参考に、貸与物品の管理ルールを見直し、社員も会社も安心できる体制を構築してください。
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