Last Updated on 2025年7月22日 by 勝
こんにちは、総務・経理ご担当の皆さま。
日々の経費精算や証憑管理、お疲れさまです！
「スキャンして保管できるって聞いたけど、法的に大丈夫？」「紙の領収書、スキャンして保存したら捨ててもいいんですよね？」
こんな疑問、ありませんか？
今回は、紙の書類をスキャンして電子保存することが法的に認められている根拠や、その条件について、わかりやすくご紹介します。
「電子帳簿保存法」で認められている！
まず結論から言うと、紙の領収書や請求書をスキャンして保存することは、一定の条件を満たせば法的に認められています。
このルールを定めているのが、国税庁所管の「電子帳簿保存法（略称：電帳法）」です。
電子帳簿保存法では、以下の3つの保存方法が認められています。
１．電子帳簿保存（帳簿類をデータで作成・保存）
２．スキャナ保存（紙で受け取った書類をスキャンして保存）
３．電子取引データ保存（メールやPDFで受け取ったデータを電子で保存）
今回のテーマである「スキャナ保存」は、2番目にあたります。
スキャナ保存に必要な条件は？
スキャンして保存するためには、以下の主な要件を満たす必要があります（2022年の法改正で大幅に緩和されています）。
主な保存条件
📅 速やかにスキャン 原則として「書類受領から最長2か月＋7日以内」にスキャン保存すること
👤 記録者の明示 誰がスキャンしたのかがわかるように記録（入力者の情報の保存）
📸 改ざん防止 タイムスタンプの付与や、システムによる改ざん防止措置が必要
関連記事：領収書をスキャンして保存するときのタイムスタンプの付与ってなんですか？
🔍 検索性 書類ごとに、日付・金額・取引先などで検索できる状態にすること
※スキャン時の画質・解像度などは、「原本と同等に判読できる」レベルであればOKです（以前ほど厳格ではありません）。
スキャンはスマホでもOK？
はい、現在ではスマートフォンや複合機、スキャナーを使っても大丈夫です。
ただし、スキャン画像を適切に保管・管理できる体制が必要です。
たとえば、
クラウド型の経費精算ソフトと連携（マネーフォワード、freeeなど）
専用のスキャン保存システム（Concur、ScanSaveなど）
などを使えば、条件をクリアしやすくなります。
スキャナ保存ができる書類の例
書類の種類 スキャン保存できるか？
領収書 ✅ 可能
請求書 ✅ 可能
契約書 ✅ 原則可（ただし原本保存が望ましい場合も）
レシート（交通費など） ✅ 可能
こんな点に注意！
「後でまとめてスキャン」はNG。受領後すぐの対応が必要です。
PDFや画像にタイムスタンプがない場合、保存システム側で履歴管理・改ざん防止が必要です。
以前の電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件では、一定の領収書の原本は保存する必要がありましたが、現在はスキャンしたものと原本が同等か最低限の確認を行えば、すぐに破棄できるようになりました。
ただし、操作ミスやシステム障害など若干のリスクがあるので、いろいろな場合を想定して明確な廃棄ルールを定めておくことが重要です。
まとめ
スキャン保存は電子帳簿保存法で認められています。
ただし、 速やかなスキャン、改ざん防止、検索性などの条件を満たさなければなりません。
要件を満たしたスキャンであれば、領収書の原本を廃棄してもOKです。
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