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現金の管理

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現金管理の重要性

現金管理をきちんとしていないと次のようなことが起こります。

1.仕事に無駄が多くなる
2.不意の出費に混乱する
3.使い込みをされたり、盗難にあう
会社で不正がおこると、関係する人が全て不幸です。厳しくしても未然に防ぐことが一番の親切です。

不正防止の対策

現金の取り扱いを減らす

不正の余地を無くするのが基本です。おカネにまつわる不正を防ぐには、社内にカネを置いていなければ良いのです。無理だと言わず、まず、現金の扱いをできるだけ少なくすることに取り組みましょう。

集金は振り込みに変えてもらい、会社の支払いも振り込みに変えていきます。新聞は自動振替、運送会社は振込払い、など、徹底していけばだいぶ減らすことができます。社員への出張旅費の支払いも社員の口座に振込みで清算します。手間が増えるという欠点がありますが、現金にまつわる不正は確実に減らすことができます。

毎日現金を数える

現金出納帳を、毎日つけて、現金の残高と毎日照らし合わせることが必要です。手元の現金は、出納係と違う人が数えましょう。現金を数えるときは、金種ごとに枚数を記載する用紙を準備して記入します。その時点でこれだけあったという大事な証拠になります。この用紙は捨てないでしばらくは取っておきましょう。

帳簿残高と実際の現金が合わない場合は、合うまで検討しなければなりません。

それでも、どうしても合わない場合は、現金過不足勘定を用い、いずれ、雑収入か雑損失で処理することになりますが、大事なことは合わない場合の報告義務をしっかりと課しておくことです。

担当者がポケットマネーで処理することを黙認すると公私混同の元になります。

会社のお金は手提げ金庫に入れ、その手提げ金庫の中には、現金と小切手、手形以外のものを入れないことを徹底する必要があります。現金・小切手・受取手形以外のものが入っていないか、経営者や管理者は随時手提げ金庫を検査する必要があります。

出納の係がいないからといって、だれでも手提げ金庫にさわれるようではいけません。係がいないときには金は出ないということを徹底し、困っても段取りが悪いから自業自得だ、という社風にならないといけません。

現金売上の多い小売店や飲食店では、手提げ金庫とは別にレジスターで代金を受け入れます。レジスターに入った売上代金は毎日全額回収し、つり銭は毎朝一定額を補充しましょう。

経営者や管理者はどんなに忙しくても月に一回は自ら現金実査を行ないましょう。遠慮すると命取りです。

記帳と領収書の整理

現金は会社に入金された日、精算して出金した日で記帳します。領収書日付ではありません。なお、領収書日付は摘要欄にメモ書きします。

領収書は、発生順にスクラップブックを用いてきれいに糊付けして保管します。

仮払金は速やかに精算

仮払金の精算は速やかにしなければなりません。これをルーズにすると、会社の雰囲気もルーズになります。出張であれば、帰着の日のうちに精算を済ませる習慣をつけさせましょう。精算していない人に追加の仮払いなどもってのほかです。

入金はいったん預金する

売上代金などの入金は、そのまま手提げ金庫に入れて出金に回すのでなく、一旦、必ず全額を預金させましょう。

現金出納マニュアルを制定し厳守させる

現金取り扱いのマニュアルを作りましょう。

現金出納マニュアル