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自己申告制度について

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自己申告制度とは

自己申告制度は、配属や勤務地などについての希望を、会社の求めにより提出する制度です。

人材の配置や研修に活用する

社員に将来のキャリア意向や担当している仕事への意欲や適性等を聞くことで、適材適所の人事異動やキャリア開発のための研修などに活用することができます。

ただし、本人の思いが現実離れしていることもあるので、単純に希望をかなえる方向で動くことがよいとは限りません。

受け止める上司の側に、やるべきことを前に進める実行力や、できないことをきちんと説明する説得力が無ければ、不満・不信をつのらせるだけになりかねません。

職場環境の改善に活用する

職場が抱えている問題点が浮き彫りになることがあります。不満や問題点を取り上げて改善を図り解消する努力をすることで、職場環境の改善に活用することができます。

自己申告制度を実施するとこれまで隠れていた問題点があぶりだされることがあります。そのような問題点は、一人の上司の力では解決が難しいものです。個々の上司に対する会社としてのバックアップ体制をつくる必要があります。

自己申告制度の手順

実施時期

例えば、4月に定期異動を実施する会社であれば、意向調査は12月賞与の評価が実施される10月頃に実施することが多いようです。自社の状況によって決めればよいでしょう。

実施の流れ

人事から自己申告書を配布する

社員は自己申告書に記入して上司または人事に提出する

提出を受けて必要に応じて面談を実施する

人事と関係部署は対象社員の異動などの希望について協議する

上司または人事はフィードバック面談を行い、会社の意向を説明する

自己申告書

自己申告書の設問の設定にあたっては、社員にストレスがかからないように、記入のしやすさを考慮しましょう。できるだけチェック欄を設け、自由記入欄を少なくするようにしましょう。

一般的な項目を説明します。

現在の仕事に対する意見

現在の仕事内容や状況について聞きます。仕事の量や質、満足度などを聞きます。

仕事への適性について

現在の仕事の適性を聞きます。得意な仕事、不慣れな仕事、苦手な仕事などを聞きます。

キャリアについての意向

将来のキャリアについてどのように考えているか聞きます。

異動についての希望

異動についての希望を聞きます。配置換え、転勤、昇任などの希望を聞きます。今の職位が重荷になっていることもあるので、降任についての記載欄もあればよいでしょう。

その他

一般的には自由意見欄を設けます。

自己申告制度の問題点と対策

本人が上司に気兼ねして本音で記載しないこともあります。できるだけ本音を引き出すために、記載内容によって評価に影響を与えたり、不利益を受けることがないことを表明して、不安を取り除く必要があります。

また、自己申告制度は、自分の能力やキャリアを向上させるための資料として、主体的な活用が期待されていること、希望がかなえられるとは限らないことなどの、制度自体の説明も欠かせません。

希望や意見が反映されないと自己申告制度に批判的になりがちです。希望が通らなかった社員に対して、その理由を個別に説明し納得を得る努力が必要です。