カツの会社事務入門

投稿者: 勝

  • 産業医とはどういう制度ですか？

    産業医とは

    産業医とは、事業場における労働者の健康管理や安全確保について、専門的な立場から指導・助言を行う医師を言います。なお、医師であれば誰でもよいということではなく、専門の研修を終了した医師等の条件があります。

    労働安全衛生法により、常時使用する労働者数が５０人以上になった事業場は産業医を選任しなければなりません。もっと大規模になれば専属の産業医や、複数の選任が求められます。

    選任すべき産業医の数など

    選任すべき人数

    産業医は、労働者数が５０人以上になれば１人を選任しなければなりません。

    次に該当する事業場は、その産業医は専属の者とする必要があります。
    １　常時１，０００人以上の労働者を使用する事業場
    ２　一定の有害な業務に常時５００人以上の労働者を従事させる事業場

    また、常時３，０００人を超える労働者を使用する事業場では、２人以上の産業医を選任しなければなりません。

    専属とは

    専属というのは、その事業場において常勤の産業医として勤務するということですが、どのくらい居れば常勤になるかというのは若干わかりにくいところもあります。

    フルタイム勤務であれば、直接雇用はもちろん、業務委託契約であっても疑義は生じないでしょう。

    週に４日とか、週に３日だったらどうか、あるいは、毎日出勤するとしても６時間勤務ならどうか、４時間勤務ならどうか、ということになると、この辺を明示した通達は無いようです。契約内容によっては労働基準監督官の指導対象になるかもしれません。

    専属産業医の兼務

    専属の産業医に他の非専属事業場の産業医を兼務させることができる場合があります。

    関連記事：専属産業医の兼務について

    選任の手続き

    産業医を選任するべき事業場になったときから１４日以内に選任しなければなりません。

    選任したら、所轄の労働基準監督署長に遅延なく選任報告書を提出しなければなりません。

    産業医が離任または解任したときは、労働基準監督署長に届け出るとともに、その理由を衛生委員会に報告しなければなりません。

    産業医の選任報告は、令和7年1月1日より電子申請による提出が義務づけられています。

    産業医が不在になったら

    衛生管理者の設置義務は労働基準法に定められた義務なので、選任した産業医がいなくなったときは、直ちに後任を選任しなければなりません。

    やむを得ない事由で産業医が不在になり、後任をすぐに見つけることができない場合には、労働基準監督署を通じて都道府県労働局長の特例許可を申請しなけれなりません。

    産業医に関する事項を従業員に周知する

    産業医を選任した事業者は産業医の業務に関する事項を従業員に周知（知らせること）しなければなりません（安衛法第１０１条第１項）。周知の方法等も定められています。

    周知する方法

    １．各作業場の見やすい場所に掲示または備え付ける
    ２．書面を従業員に交付する
    ３．磁気テープ、磁気デスクその他これらに準ずるものに記録し、かつ各作業場の従業は記録の内容を常時確認できる機器を設置する（具体的には、パソコン等の機器を用いて、常時確認できることを意味しています。）

    周知すべきこと

    １．事業場における産業医の業務の具体的な内容
    ２．産業医に対する健康相談の申出の方法
    ３．産業医による労働者の心身の状態に関する情報等の取扱い方法
    ４．労働者の心身の状態に関する情報の取扱い

    周知文書の例

    産業医の業務についてお知らせします

    総務部

    １　健康上の相談

    当社の従業員は、健康診断後に気になること、普段の体調で気になること、メンタル面で気になることを産業医に相談することができます。

    ２　残業時間が超過している従業員への面談

    産業医は時間外労働が１か月あたり８０時間を超えている従業員に対する面談を担当します。面談終了後、必要に応じてご本人の同意を得て、会社へ意見を述べます。

    ３　ストレスチェックの実施と高ストレス者への対応

    産業医はストレスチェックの実施、およびストレスチェックの全体分析結果について助言を行います。

    また、高ストレス者のうち、面談を希望する従業員に対して面談を行い、面談結果について会社に報告をします。

    ４　就業制限や休職、及び復職に関する事

    産業医は、従業員の就業制限や休職、及び復職について、会社に意見を述べます。

    ５　健康診断結果のチェックと就業判定

    産業医は、健康診断結果について確認を行います。異常の所見があると診断された従業員については医療機関への受診を促したり、保健指導等を行います。

    ６　職場巡視

    産業医は、少なくとも２か月に １ 回職場を巡視をし健康管理や安全確保について点検を行っています。職場巡視の際に質問をすることがあったらご協力をお願いします。点検の結果は衛生委員会など報告します。

    ７　衛生委員会出席

    産業医は、月に一度開催されている衛生委員会に出席して、講話や助言等を行います。

    ８　その他

    産業医は法律により守秘義務が課せられています。安心して相談してください。

    ただし、労働者に健康上安全上の問題がある場合には、会社に安全配慮義務を適切に果たしてもらう観点から、会社に報告をすることが必要となる場合もあることをご承知ください。そのような必要があると認めたときは産業医から事前にご本人に説明があります。

    当社には産業医が常駐していないので、相談や面談はあらかじめ日時を設定させていたくので希望日等を総務部（担当◯◯）に申し出てください。相談の内容を具体的に申し出る必要はありません。

    産業医は、疾患によっては専門医ではないこともあるので、専門的対応が必要な場合は産業医から別の医療機関をご紹介します。その場合、紹介された医療機関以外で受診しても構いません。

    以上の内容について分からないことがあるときは遠慮なく総務部◯◯まで申し出てください。

    産業医の職務と権限

    産業医の職務は労働安全衛生規則第１４条第１項に規定されています。また、産業医の職務を遂行するための権限が与えられています。

    関連記事：産業医の職務と権限

    会社事務入門＞安全衛生管理体制＞このページ

  • 安全衛生委員会

    安全衛生委員会とは

    安全委員会と衛生委員会の２つの委員会を設置しなければならない場合は、別々に設置してもよいのですが、両方の機能をもつ安全衛生委員会を設置するのが一般的です。

    関連記事：業種によっては安全委員会を設置しなければならない

    関連記事：５０人以上の事業場は衛生委員会が必要です

    労働安全衛生法第１９条　事業者は、第十七条（安全委員会）及び前条（衛生委員会）の規定により安全委員会及び衛生委員会を設けなければならないときは、それぞれの委員会の設置に代えて、安全衛生委員会を設置することができる。

    安全衛生委員会の構成

    安全衛生委員会の委員は、労働安全衛生法第１９条に規定されています。

    総括安全衛生管理者

    総括安全衛生管理者又は総括安全衛生管理者以外の者で当該事業場においてその事業の実施を統括管理するもの若しくはこれに準ずる者のうちから事業者が指名した者、１名。衛生委員会の議長になる。

    安全管理者及び衛生管理者

    安全管理者及び衛生管理者のうちから事業者が指名した者。ただし、半数については労働者代表の推薦に基づいて指名する。

    産業医

    産業医のうちから事業者が指名した者。ただし、半数については労働者代表の推薦に基づいて指名する。

    その他

    当該事業場の労働者で、安全に関し経験を有するもののうちから事業者が指名した者。ただし、半数については労働者代表の推薦に基づいて指名する。

    当該事業場の労働者で、衛生に関し経験を有するもののうちから事業者が指名した者。ただし、半数については労働者代表の推薦に基づいて指名する。

    作業環境測定士

    事業主は、当該事業場の労働者で、作業環境測定を実施している作業環境測定士である者を指名することができる。

    安全衛生委員会で審議すべき事項

    安全委員会と衛生委員会、それぞれが審議すべき事項が併せて審議対象になります。

    安全衛生委員会の運営

    安全衛生委員会の運営については、労働安全衛生規則第２３条に定めがあります。

    「委員会の運営について必要な事項は、委員会が定める」となっています。

    法令で定めがある事項以外は委員会に決定権があります。「事業者が定める」ではないことに注意が必要です。

    委員会の開催サイクル

    毎月一回以上開催するようにしなければなりません。

    議事の概要の周知

    事業者は、委員会の開催の都度、遅滞なく、委員会における議事の概要を労働者に周知させなければなりません。

    周知の方法は次のように示されています。

    １　常時各作業場の見やすい場所に掲示し、又は備え付けること。
    ２　書面を労働者に交付すること。
    ３　磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

    関連記事：周知について

    議事録の保存

    事業者は、議事録を作成して三年間保存する義務があります。

    議事録には下記の事項を記載します。

    １　委員会の意見及び当該意見を踏まえて講じた措置の内容
    ２　前号に掲げるもののほか、委員会における議事で重要なもの

    産業医の権限

    産業医は、労働者の健康を確保する観点から必要な調査審議を求めることができます。

    設置義務がない場合

    委員会を設けている事業者以外の事業者は、安全又は衛生に関する事項について、関係労働者の意見を聴くための機会を設けるようにしなければなりません。

    会社事務入門＞安全衛生管理体制＞このページ

  • 希望退職の募集

    希望退職を募集するとき

    希望退職の募集は、会社の採算性の回復などを目的に、一定の時期を決めて、従業員に対して自発的な退職を求める措置です。通常の退職時よりも優遇措置を用意するのが一般的です。

    希望退職の募集は整理解雇の前段で行われることがあります。整理解雇を行うには実施の前に「解雇回避努力」の義務（整理解雇の四要件又は四要素の一つ）があるため、希望退職の募集によって、この要件（要素）をクリアしようとするものです。

    また、整理解雇をする予定がなくても余剰人員を削減し生産性を向上させる目的で実施する場合もあります。

    なお、小規模な事業の場合は従業員全体に周知する「希望退職の募集」ではなく、退職してほしい従業員に対して個々に退職勧奨を行うのが一般的のようです。

    関連記事：退職勧奨はあくまでも選択肢の提示、無理強いをしてはいけない

    希望退職の実施手順

    １．希望退職を募集する経営上の必要性について文書にする。

    ２．希望退職の募集人数、職種等の範囲、応募者に対する優遇措置等を決定する。

    ３．従業員代表との協議を開始する。労働組合があるときは労働組合との協議、労働組合がないときは過半数代表者との協議と、全従業員に対して説明文書の配布や説明会を開催する。

    ４．希望退職募集要項を配布し受付を開始する。

    書式：希望退職募集要項のサンプル

    ５．応募者との面談を開始する。

    ６．個別の合意を得て合意書を作成し、退職手続きを開始する。

    雇用保険の扱い

    雇用保険においては、希望退職の募集に応募して退職した人は原則として「特定受給資格者」になります。

    関連記事：雇用保険の特定受給資格者

    ただし、この「希望退職募集」は、「人員整理を目的とし、措置が導入された時期が離職者の離職前１年以内であり、かつ、当該希望退職の募集期間が３ヶ月以内であるものに限る」とされているので、恒常的に募集している早期退職制度に応募しても、特定受給資格者には該当しません。

    雇用保険の失業給付においては、自己都合退職より会社都合退職の方に有利な支給がされます。

    また、特定受給資格者に準じるものとして「特定理由離職者」というものがあります。「特定理由離職者」の基準の一つに、「特定受給資格者の範囲に該当しない者で」、「企業整備による人員整理等で希望退職の募集に応じて離職した者」というものがあります。

    関連記事：雇用保険の特定理由離職者

    したがって、人員整理を目的とした希望退職募集に応募したケースは、自己都合退職ではなく、特定受給資格者または特定理由離職者として判定され「会社都合」となるのが一般的です。

    応募者の選別ができるか

    希望退職を募集したところ、辞めてほしくない人が応募してくる場合があります。この場合に応募を拒否できるでしょうか。

    募集の要項などに「会社は業務上の都合により希望退職者の申入れを拒否することがある」などの文言を入れ、退職を思いとどまるように慰留することは違法ではありません。しかし、慰留しても退職するというのであれば引き留めることはできません。

    希望退職の募集要項等で年齢や職種などに一定の範囲を設定した場合は、対象外となっている従業員から応募があったときは拒否できます。

    この場合、対象外であるので退職金の増額等の優遇措置は適用できないことを説明して、それでも本人が退職を希望するときは、通常の自己都合退職として取り扱うことになります。

    会社事務入門＞解雇するときの注意点＞このページ

  • 定額残業手当や固定残業手当はどういうものか

    固定残業手当とは

    毎月決まった金額を見込みの残業手当として、実際の残業の有無にかかわらず支給する制度のことです。

    固定残業手当は、定額残業手当、固定残業代、定額残業代ともいいます。

    運営上の注意点

    固定残業代制度は、労働時間管理をして不足分を残業手当として別途支払う運用をすれば適法だと言われています。

    労働時間管理をする

    固定残業代制度の有無に関わらず、始業時間や終業時間の把握等の時間管理はきちんと行う必要があります。

    固定残業手当制度の場合でも、時間外労働時間を把握しないと労働基準法違反になります。

    時間超過分に残業代を支給する

    把握した実際の労働時間に基づいて、通常の手法で、残業代を計算しなければなりません。

    その結果、残業が想定より多かったときは不足分を支払う必要があります。

    不足分はその月毎に支給しなければなりません。月をまたがって調整することはできません。

    残業が想定より少なかったときは多すぎた分の返戻を求めることはできません。

    就業規則等に定める

    固定残業代制度は、賃金の支払い方に関する定めなので、就業規則等への規定が必要です。

    就業規則等では、定額残業代を支給する旨と、定額残業代の額を明確にしなければなりません。

    また、支給する定額残業代が残業何時間分に相当するかを示さなければなりません。この時間数は通常賃金の額によって異なるので、個々の従業員に明示しなければなりません。

    また、労働条件通知書等で、金額と時間を明確にする必要があります。例えば「月給３０万円（４５時間分の固定残業代５万円を含む）」と記載する必要があります。

    なお、新規に実施する場合は就業規則の不利益変更の問題に注意しなければなりません。

    従業員の同意なく固定残業代の原資として基本給の減額を実施した会社に対して、その基本給の減額が単なる賃金減額であるとして、減額した分の支払いを命じた裁判例があります。

    関連記事：就業規則改定による不利益変更

    固定残業手当の可否

    固定残業手当の制度は、労働時間管理を省略できない点において給与計算上のメリットはありません。

    残業代込みで支給額を提示することで、給料の高い会社に思わせる目的に使われることもありましたが、カラクリが知れ渡ってしまったので今となっては採用面での効果は望めません。

    また、固定残業制度を利用して、いくら残業をしても追加分を支払わないのであれば、労働基準法違反を常態化するものですからなんの益もありません。

    ということで、導入するメリットはあまりないと思われますが、上述の注意点を考慮すれば導入することができます。

    会社事務入門＞労働時間の適正な管理＞時間外労働に対する割増賃金＞このページ

  • 遅刻した時間分無給の残業をさせることができるか

    遅刻分を終業後に勤務させることについて

    遅刻した時間を、終業時刻後の残業時間で埋め合わせさせることはできるのでしょうか？

    遅刻をすると、その日の仕事が滞るので、いつもより帰りが遅くなる可能性が高いと思います。

    その場合、一般的には遅刻分は賃金カット、残業時間には割増賃金を払う、と別々の扱いをすることが多いと思いますが、１時間遅刻して１時間残業すると、割増分を得をすることになり、他の従業員に対して不公平になります。

    このような場合について、厚労省の通達がでています。

    厚労省通達昭２９．１２．１基収第６１４３号
    例えば労働者が遅刻をした場合、その時間だけ通常の終業時刻を繰下げて労働させる場合には、１日の実労働時間を通算して法第３２条又は第４０条の労働時間を超えないときは、法第３６条第１項に基づく協定及び法第３７条に基づく割増賃金支払の必要はない。

    つまり、遅刻した時間を終業後の時間で埋め合わせて、その部分について割増扱いをしないことは問題ありません。

    注意点

    トータルの労働時間が法定労働時間を超える場合は別で、超えた部分について割増賃金が必要です。

    就業規則の規定が「所定の終業時刻を超える時間外勤務に対し割増賃金を支給する」という表現であれば、文言通りに解釈して遅刻分は賃金カット、残業時間には割増賃金と分ける必要があるでしょう。

    また、遅刻はしたものの定時で帰りたいと希望する場合は、遅刻を理由に終業時間後の労働を強制することはできません。遅刻部分の賃金カットのみで対応します。

    残業分を翌日短時間勤務することについて

    前日２時間の残業をしたので、翌日は２時間遅く出社する、または、２時間早くあがる。という場合について検討します。上述のケースと似ていますが、違うので注意してください。

    労働時間としては同じですが、前日の２時間は残業（時間外勤務）ですから、割増賃金が必要です。翌日の２時間は割増賃金が適用されない時間です。これだと労働者が不利です。

    さらに、会社都合で一定時間の勤務をさせないということになりますから、厳密に言えば、その時間帯は休業手当（労働基準法第２６条）の支給対象になります。

    よって、安易にこのような方法をとってはいけません。

    なお、フレックスタイム制度を適用していればこのように翌日などでの調整は合法です。フレックスタイム制度においては、使用者側の指示ではなく、労働者側が自分の意志で自由に労働時間を設定できることから、各労働日にまたがる労働時間の調整が認められています。

    関連記事：フレックスタイム制

    また、労働基準法第３７条第３項による代替休暇制度を使えば、残業代を有給休暇に替えることができます（月６０時間を超える時間外労働の割増賃金に限る）。

    関連記事：割増賃金に代えて有休を選択する代替休暇制度

    会社事務入門＞労働時間の適正な管理＞時間外労働に対する割増賃金＞このページ

  • 中小企業の定義

    中小企業基本法による定義

    中小企業は大企業に比べて優遇措置や補助金の支給などで有利に取り扱われますが、優遇措置等を受けるには法律的に中小企業かどうかきちんと確認する必要があります。

    中小企業の定義は、中小企業基本法に定められています。

    業種 資本金の額または出資の総額 常時雇用する労働者数
    ①小売業 ５０００万円以下または５０人以下
    ②サービス業５０００万円以下または１００人以下
    ③卸売業１億円以下または１００人以下
    ④上記以外３億円以下または３００人以下

    「または」ですから、資本金と従業員数のどちらか一方だけで該当します。

    上記の分類は、労働関係法でも使われています。

    小売業も卸売業も両方営んでいるなど、判断が難しい場合は、行政窓口（例えば雇用助成金であればハローワークなど）に問い合わせした方が無難です。

    支店などの事業場の従業員数ではなく企業全体の従業員数で判断します。個人事業や社会福祉法人などのように資本金がない場合は、労働者数だけで判断します。

    大企業である親会社から一定の割合で出資を受けているなど大企業の支配下にある会社、いわゆる「みなし大企業」は、中小企業基本法上では中小企業に該当します。ただし、別の法令等で、補助金等について「みなし大企業」から除外している場合があります。上記の表に該当するとしても、それぞれ確認が必要です。

    その他の法律による定義

    会社法での定義

    会社法では、大会社を「資本金５億円以上または負債総額２００億円以上の株式会社」と定めています。つまり、「資本金５億円未満かつ負債総額２００億円未満」であれば、会社法の上では中小企業となります。ただし、会社法には中小企業という文言があるわけではありません。

    法人税法での定義

    法人税法では、中小企業ではなく、中小法人等といいます。資本金が１億円以下であれば中小法人等です。ただし、他の大きな法人に支配されている場合は別です。また、資本又は出資を有しない法人については、常時使用する従業員の数が１，０００人以下の場合に中小法人等に該当します。

    なお、租税特別措置法には、中小企業者という表現があり、法人税法上の中小法人等とほとんど同じですが、親会社が大規模法人である場合に取扱いが異なってきます。

    会社事務入門＞事務処理のいろいろと事務処理の効率化＞このページ