規程作りのルールを規程にする

会社が定める規程等を一貫したルールに基づいて適切に作成、制定、改正、周知、そして改廃・管理するために、規程作りのルールを規程にすることは非常に重要です。

規程等管理規程が必要な理由
規程等管理規程に盛り込むべき項目と説明
用紙サイズと文体に関する提案
1. 用紙サイズに関する提案
2. 文体・表現に関する提案
規程管理規程を定める

規程等管理規程が必要な理由

規程等管理規程が必要な主な理由は、以下の通りです。

業務の標準化と効率化
- 社内ルール（規程）の作成・運用に関するプロセスを統一することで、各部門が独自の方法で規程を作成・管理することによる手間や非効率性を排除します。
- 最新版の規程がどれか、どこに保管されているかが明確になり、探す時間や誤った情報を使用するリスクを減らします。
法令遵守（コンプライアンス）とリスク管理の強化
- 規程の制定・改正プロセスに法務部門などのチェックを組み込むことで、法令や社会情勢の変化に合わせた内容になっているかを確実にし、法令違反のリスクを低減します。
- 全従業員への周知徹底のルールを定めることで、「ルールを知らなかった」という理由での規程違反やトラブルを未然に防ぎます。
- 内部統制システムの基盤となり、企業の健全な運営を支えます。
規程間の整合性の確保
- 多岐にわたる規程（例：就業規則、旅費規程、情報セキュリティ規程など）が、相互に矛盾しないように、階層や関係性を明確にします。
- 「上位の規程に反する下位の細則は無効」といった原則を定めることで、組織全体として一貫したルールを維持できます。
説明責任（アカウンタビリティ）の履行
- いつ、誰が、どのような手続きで規程を制定・変更したかという履歴（バージョン管理）を明確にすることで、社外の関係者（監査法人、当局など）や従業員に対し、企業としての公式なルールであることを客観的に説明できます。

規程等管理規程に盛り込むべき項目と説明

規程等管理規程に一般的に盛り込まれるべき主要な項目を列記し、それぞれについて説明します。

項目	説明
目的 (第1条)	この規程を定める理由を明確にします。（例：規程類の体系化、適正な制定・改廃、管理、周知徹底を図り、業務の円滑な運営に資すること）
定義・適用範囲	この規程でいう「規程等」が具体的に何を指すかを定義します。適用する対象者（全従業員、役員など）や文書の範囲（規程、規則、要綱、マニュアルなど）を定めます。
規程等の体系・種類	社内規程の階層（ヒエラルキー）や種類を定め、他の規程との関係性（例：就業規則が上位、その下に細則やマニュアルが位置づけられるなど）を明確にします。
所管部署・責任者	規程等の作成・制定・改廃の責任を負う部署（例：総務部、人事部など）や管理責任者を明確にします。
制定・改廃の手続	新しい規程を制定、または既存の規程を改正・廃止する際の具体的なプロセスを定めます。以下の事項を含みます。
	・起案：原案作成の担当部署、必要事項（改正理由、新旧対照表など）
	・審査・承認：部門責任者、法務部門、経営層（取締役会など）のどの段階で審査・承認を得るか
	・施行期日：いつから効力が発生するか
管理	制定された規程等の日常的な管理方法を定めます。
	・文書管理：原本の保管場所、電子データの管理方法（ファイル名、フォルダ構造など）
	・台帳管理：規程名、制定日、最新改定日、所管部署、履歴などを一覧で記録する「規程等管理台帳」の作成・維持に関するルール
	・バージョン管理：改定履歴を明確にし、最新版を識別するためのルール（例：版数、改定記号など）
周知徹底	制定・改廃された規程等を、いかにして全従業員に知らせるかのルールを定めます。（例：社内イントラネットへの掲載、メール通知、紙文書での掲示、説明会の実施など）
監査・見直し	規程等が現状の業務や法規に合っているかを定期的にチェックし、必要に応じて見直すためのルールを定めます。（例：最低1年に1回の点検、法改正時の臨時見直しなど）
その他	補足的な事項を定めます。（例：様式、付則、施行日など）

用紙サイズと文体に関する提案

規程等管理規程に盛り込むべき、用紙サイズと文体に関する一つの提案を示します。

用紙サイズに関する提案

規程文書の作成・管理・印刷に関する標準を定めます。

項目	提案内容	理由と効果
標準用紙サイズ	A4（原則）とする。	企業で最も一般的に使用されるサイズであり、印刷・保管・ファイリングの際に統一性が保たれます。特別な理由（例：図面、掲示物）がある場合のみ、A3など他のサイズの使用を許可します。
印刷	片面印刷、または両面印刷のどちらかを標準として指定する。	用紙使用量や保管場所の節約（両面の場合）と、改訂時の差し替えや閲覧のしやすさ（片面の場合）を考慮し、組織の方針で統一します。
余白	上下左右の余白サイズ（例：上30mm、下25mm、左右25mm）を統一する。	統一的な見栄えを確保し、特に左側や上側の余白を広めに取ることで、ファイリング時の穴開けや製本に支障が出ないようにします。

文体・表現に関する提案

内容の正確な伝達と、規程文書としての権威・統一感を保つためのルールを定めます。

項目	提案内容	理由と効果
文体	「である」調（断定的な常体）を原則とする。	規程は企業が従業員に順守を求めるルールであり、断定的な文体を使用することで公式文書としての権威性とルールの明確性を高めます。
用語の統一	専門用語や略語（例：部門名、職名）の使用は、規程内で必ず定義し、それ以降は統一した表現を用いる。	読み手による解釈のブレを防ぎ、文書全体の一貫性を確保します。
数字の表記	原則としてアラビア数字（1, 2, 3…）を使用し、単位（例：円、時間）も統一する。	数量や日付などの情報の視認性と正確性を向上させます。
条文構成	「条」「項」「号」「細別」の順で構成することを標準とする。	法令文書と同じ体系を用いることで、規程間の参照や構造の把握を容易にし、論理的な構造を維持します。
フォント	使用するフォント（例：明朝体、ゴシック体）とサイズ（例：本文10.5pt、見出し14pt）を統一する。	企業の文書としての統一的なイメージを確立し、可読性を確保します。