Last Updated on 2021年7月21日 by 勝
担当部門を決める
規程は、たとえ特定の部門にしか適用しない規程であっても、勝手にその部門を判断で作らせてはいけません。会社として、規程の制定や改廃等に関する業務を一括管理するようにします。一般的には総務部が担当します。
特定の担当者しか用いないマニュアルであっても、作成されたらそれを実施する前に総務部との協議を義務付け、そのマニュアルは現場だけでなく総務部でも保管することで会社の共有財産になります。
決裁者を決める
それぞれの規程は誰が制定改廃を立案するか、誰の権限で決定されるかを定める必要があります。一般的には重要な規程は取締役会の決議によるとし、その他の規程は社長の決裁で実施できるものとします。会社の規模によっては、一部の規程を総務部長決裁とすることがあります。
様式を統一する
規程は会社の公式文書ですから、様式が統一されていなければなりません。
用紙サイズ等の形式の他、文体も統一することが望まれます。
基本的には、誰が読んでもすんなりと同じように理解できるような文章でなければなりません。原案の段階で、複数の人が読み込み、意味がとれないところは徹底的に修正しなければなりません。
規程管理規程を定める
上述した、規程ごとの担当部門と決裁者、様式について文書化した規程管理規程を作成します。