Last Updated on 2021年7月28日 by 勝
保存期間一覧表
法律で保存期間が決められている書類があります。このページは書類の保存期間の一覧です。
| 保存期間 | 書類名 |
| 永久 | 定款 登記関係書類 |
| １０年 | 【会社法】 「会計帳簿」など 仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表など 「営業に関する重要な書類」 株主名簿、株主総会議事録など 他に、その会社にとって重要な書類 |
| ７年 | 【法人税法、所得税法】 仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表など、決算に関して作成された書類 （上記の帳簿は、税法では７年ですが、会社法により１０年の保存が義務付けられています。ご注意下さい。） 注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの書類 【国税通則法】 給与所得者の扶養控除等異動申告書等 源泉徴収簿 |
| ５年 | 【労働安全衛生法】 一般並びに特殊健康診断の個人票（但し、製造許可対象物質等（特別管理物質）の製造・取扱業務従事者の健康診断記録は３０年） 【労働基準法】 労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類は５年間保存。ただし、賃金請求権の消滅時効期間に合わせて経過措置が設けられており、当分の間３年。 |
| ４年 | 【雇用保険法】 雇用保険被保険者に関する書類 |
| ３年 | 【労働基準法】 労働者名簿 賃金台帳 雇入、解雇に関する書類（労働条件通知書、解雇予告通知書等） 災害補償に関する書類 賃金に関する重要な書類 労働時間に関する書類（タイムカード等） 労働基準法に基づく労使協定 衛生委員会議事録 労働基準法関係の書類保存期間は経過期間後に５年に延長されます。 【労働保険の保険料の徴収等に関する法律】 労働保険料徴収に関する書類（雇用保険被保険者関する書類は４年） 【労働者災害補償保険法】 労災保険に関する書類（完結の日から起算） 【労働安全衛生法】 特別教育の記録（但し、雇入時教育及び職長教育に関する記録の保存規定は無い） 安全委員会、衛生委員会の記録 作業環境測定の記録、並びに作業環境測定結果の評価の記録（但し、原則３年、放射線５年、粉じん７年、ベリリウム等３０年、石綿４０年） 【労働者派遣法】 派遣元管理台帳 派遣先管理台帳 |
| ２年 | 【健康保険法】 健康保険に関する書類 【厚生年金法】 厚生年金保険に関する書類 【雇用保険法】 雇用保険に関する書類（被保険者に関する書類は４年） |
３年、５年などの年数の起算日は、原則として、書類を作成した日ではなく、その書類について完結した日（雇入れや退職に関する書類であれば当該労働者が退職した日、災害補償に関する書類であれば災害補償が終わった日）から起算します。
法定の保管期間内は、保管箱やファイリングにより、必要となった場合にすぐに取出しが可能な状態にしておきましょう。
ありあわせのダンボール箱などで保管すると雑になりがちです。保管箱を統一して、書類名、責任部署、保存期間、破棄年月を表示することで保管状態が格段に良くなります。
保管箱には破棄を想定して、書類作成日ではなく、破棄の日付が同じ書類を収納するのが合理的です。
保管中の書類は企業秘密に属するものが多いので、保管場所等に配慮が必要です。
個人情報が含まれたデータを漫然と保管しているといると、利用目的を外れて長期で保存してしまう問題が出てきます。特に、電子データで保管するときは消去するべきデータがいつまでも残りがちです。保存期限を管理し、必要あるときは消去できる仕組みを作りましょう。
一覧表に「永久」という項目を設け定款と登記関係書類をあげていますが、法律上は永久保存を義務付られた書類はありません。定款や登記関係書類をはじめとする、会社の歴史を表す書類は破棄すべきではないという考えから多くの会社等では最重要書類について永久保存という扱いをしています。