手続きのマニュアル化
株主総会終了後、速やかに行わなければならない手続きがあります。それぞれの会社の規模や上場の有無、取締役会の有無などに異なりますが、会社ごとに一定のパターンで繰り返す業務です。
株主総会議事録の作成と備置
株主総会議事録の作成は、総会で適法に決議が行われ、その内容が確定したことを示す最も重要な事後手続きです。事務局は、総会の終了後、速やかに議事の経過の要領及びその結果などを記載した議事録を作成しなければなりません。議事録には、総会の開催日時や場所、議事の経過、決議の結果、出席した役員の氏名など、会社法及び会社法施行規則で定められた事項を漏れなく記載する必要があります。作成された議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置くことが義務付けられており、株主や債権者から閲覧や謄写の請求があった場合に対応できるよう、適切に管理・保管する必要があります。この議事録は、役員変更などの変更登記の添付書類としても必須となります。
役員関連の手続き
就任承諾書の提出
株主総会で新たな役員（取締役や監査役など）が選任された場合、その者が役員に就任する意思を明確に示す就任承諾書を提出してもらう必要があります。これは、役員として選任された者がその職務に就くことを法的に確定させるための重要な手続きです。就任承諾書は、役員変更の登記を行う際に、選任決議を証する株主総会議事録と並び、法務局への提出が義務付けられている添付書類の一つです。したがって、事務局は総会終了後直ちに、選任された新任役員全員から承諾書を速やかに回収し、変更登記の期限（総会日から2週間以内）に間に合うよう準備を整えなければなりません。
取締役会の開催
株主総会後、取締役会設置会社においては、新体制での経営を開始するための取締役会が速やかに開催されます。総会で役員の選任・改選が行われた場合、この取締役会で、代表取締役の選定・再選や、新たに就任した取締役の役職決定、報酬の具体的な配分決定など、重要な事項が審議・決定されます。また、株主総会で決議された事項を受けた、具体的な業務執行の方針決定などが行われることもあります。事務局は、この取締役会の招集・運営を担い、総会と同様に、その議事の経過や結果を正確に記録した取締役会議事録を作成し、会社法に従って備え置く義務があります。
監査役会設置会社における監査役会の開催
監査役会設置会社では、株主総会終了後、全監査役で構成される監査役会を開催する必要があります。特に定時株主総会後の監査役会では、監査役の選任結果を受けて、常勤監査役の選定や、監査の方針・計画、監査職務の分担など、新体制における監査の基本事項を決定します。
法定手続きと通知
登記手続き（変更登記）
株主総会の決議により、会社の登記事項に変更が生じた場合、事務局は株主総会の日から2週間以内に管轄の法務局へ変更登記を申請しなければなりません。最も典型的なのは、役員（取締役・監査役）の選任や退任に伴う変更登記です。登記手続きには、先に作成した株主総会議事録や就任承諾書、必要に応じて取締役会議事録や印鑑証明書など、多数の添付書類が必要となります。これらの書類を抜け漏れなく準備し、登記申請を完了させることが事務局の重要な責務です。
計算書類の公告（決算公告）
株式会社は、定時株主総会で承認を受けた計算書類（貸借対照表など）を、総会終了後遅滞なく、株主や債権者に対して公告することが義務付けられています。これは、会社の財産状況を一般に公開することで、取引の安全を確保するための重要な手続きです。公告の方法には、官報に掲載する方法、日刊新聞紙に掲載する方法、そして会社のホームページなどに掲載する電子公告があります。
株主への書類送付（決議通知・配当金支払い）
株主総会で承認された決議の内容を、株主に対して通知する決議通知を速やかに発送します。特に上場企業などでは、総会終了後すぐに通知書を送付するのが一般的です。また、剰余金の配当（いわゆる配当金）に関する議案が承認された場合は、配当金額や支払方法などを記載した配当金関係書類を株主へ送付し、定められた期日に配当金を支払う手続きを正確に行う必要があります。これらは、株主に対する説明責任と利益還元を果たすための極めて重要な事務であり、送付する書類に誤りがないよう細心の注意を払う必要があります。
その他の備置と対応
その他の総会関係書類の備置
株主総会の成立を証明し、議決権行使の状況を明らかにするため、議決権行使書面、株主からの委任状、そして電磁的方法により行使された議決権の記録など、総会に関する各種書類や記録を会社法に基づき、本店に一定期間（通常3ヶ月）備え置く必要があります。事務局は、これらの重要書類が散逸しないよう、厳重にファイリングし、管理・保管する責任があります。
株主からの指摘事項への対応と業務改善
株主総会は、株主が経営陣に対して意見を表明し、直接質問を行う場です。総会で株主から出された質問、指摘事項、要望などは、会社の業務運営に関する重要なフィードバックです。事務局は、これらの発言を詳細に記録し、総会終了後、関係部署に共有し、対応策を検討させる必要があります。指摘事項の中には、法令遵守やガバナンスに関わる重要な課題が含まれている場合もあり、これらを放置せず、業務の検証や改善に繋げることは、企業の信頼性維持とコンプライアンス強化のために不可欠な事務作業となります。
