Last Updated on 2023年2月13日 by 勝
合否連絡をする
採用することを通知する
採用不採用が決定したら本人に連絡します。一般的には、郵便で文書を送付します。
採用する場合は「採用通知書」を送付して、本人の来社を求め、来社時に給料、労働時間、勤務開始日などを記載した「労働条件通知書」を交付し、「雇用契約書」を取り交わします。
採用通知書の文例
平成〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
〇〇株式会社
人事部長 〇〇〇〇
拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申しあげます。
このたびは当社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に審査いたしました結果、〇〇様の採用を内定いたしましたのでご連絡いたします。
つきましては、採用手続きのために指定の日時にご来社くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時 平成〇年〇月〇日〇時〇分
場所 〇〇株式会社本社人事部
携行品 印鑑
この日程がご都合がつかない場合、その他ご不明の点がございましたら下記の担当宛ご連絡ください。
人事部〇〇〇〇 電話〇〇〇〇
不採用になったことを通知する
不採用の場合は不採用を通知しなければなりません。遅れるほど相手に負担を与えるのでできるだけ速やかに通知するようにしましょう。
履歴書等の応募書類の扱いは一様ではありませんが、募集要項等で「返却しない」旨を明記していれば返却する必要がないと考えられています。そうした明記がない場合は返却するほうが無難です。なお、返却しない場合でも個人情報の漏洩などのリスクがあるので、一定期間後に裁断廃棄するようにしましょう。
なお、履歴書の処分権限について裁判で争われたことがあり（東京地裁平成３０年１１月１６日）、その裁判では、提出後は会社に処分権限があるという判断になっています。ただし、あくまでも一つの裁判例なので、どのような場合でも会社に処分権限があるとは考えない方がよいでしょう。
不採用通知書の文例
ご連絡
平成〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
〇〇株式会社
人事部長 〇〇〇〇
拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申しあげます。
このたびは当社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に審査いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に沿うことができずに申し訳ございません。
なお、お預かりした履歴書を同封しましたのでご査収ください。
今後のご健闘を心からお祈り申しあげます。
敬具
新卒採用の場合
採用予定者に内定通知書を送ります。内定通知書には、「内定承諾書」とその返送用封筒を同封します。