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労働条件の明示の方法

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電子メール等で交付できます

労働者が希望した場合は、現物の書面に代えて、FAXや電子メール、SNS等による交付ができます。

いくつか条件があります。

1.労働者が電子的交付を希望すること

あらかじめ、電子的交付についての同意を得る必要があります。希望しない労働者に対しては書面の交付が必要です。労働者が本当に電子メール等による明示を希望したか、個別にかつ明示的に(同意書を得るなどして)確認する必要があります。同意をとらずに電子的交付を行うと法違反になります。

2.記録し出力して書面を作成できること

一般的には、電子メールに労働条件通知書のPDFファイルを添付すると思われます。

利用できる方法として、厚生労働省のリーフレットには、FAX、Eメールや、Yahoo!メール、Gmail等のWebメールサービス、LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能 等と例示されています。

トラブル防止のため、明示した日付、送信した担当者の氏名、事業場や法人名、使用者の氏名等は添付文書にも記載しましょう。

3.受信者を特定して送信すること

対象者本人を特定して送信する必要があります。グループチャットや誰でもアクセスできるような共有フォルダへの格納は認められません。労働者個人のブログやホームページへの書き込みによる明示は認められません。

送信しても、迷惑メールフォルダに入ったりして届いていないこともあります。明示の要件を満たさなくなるので、送信後は、本当に到達したか(返信をもらうなどして)確認しましょう。

書面交付義務のない労働条件

以下の労働条件は、明示しなければなりませんが、書面の交付義務はありません。上述したgの部分です。

・退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定・計算・支払方法、退職手当の支払時期
・臨時に支払われる賃金(退職手当除く)、賞与、精勤手当、勤続手当、奨励加給、能率手当、最低賃金額
・労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
・安全衛生、職業訓練、災害補償・業務外の疾病扶助、表彰・制裁、休職に関する事項

これらについて、書面交付義務はありませんが、書面交付義務のある労働条件と一緒に送信するようにすることが望ましいでしょう。