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事務手続 社会保険

従業員が離婚したときの手続き

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社会保険の手続き

氏(姓)の変更があったときは、「健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届」が必要です。健康保険被保険者証を添付しなければならないので前のものを返却してもらいます。

住所変更がある場合も、氏の変更と同様に「健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届」を使います。添付書類は必要ありません。

離婚することで配偶者や子どもが被扶養者から外れる場合は「健康保険 被扶養者(異動)届」を提出します。健康保険被保険者証を添付しなければならないので前のものを返却してもらいます。

家族手当の減少や通勤手当の変更で、標準月額報酬が2等級以上変更になった場合は、「月額変更届」が必要です。

雇用保険の手続き

氏(姓)の変更があったときは、「雇用保険被保険者氏名変更届」をハローワークへ提出します。新しい氏を確認できる戸籍や住民票等の添付が必要です。

その他の社内手続き

給与計算の手続き

扶養家族の変更があれば、家族手当を変更する必要があります。

住所の変更があれば、通勤手当を変更する必要があります。

氏(姓)の変更があれば、給与の振込先口座を変更する必要があります。

社内で使用する氏名について

氏(姓)の変更があれば、名刺や社員証、名札等を変更する必要があります。

変更が必要な事項は、会社によって異なると思われます。事前に変更事項を整理してチェックリストを作っておくと便利です。

なお、氏(姓)の変更があっても、希望があれば社内でこれまでの姓を続けて使えるように配慮する会社もあります。

年末調整について

年末調整で寡婦控除もしくは寡夫控除が受けられる場合があります。年末調整の際の「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」で手続きすることを説明しましょう。

チェックリスト例

□ 戸籍上で離婚した日を確認する
□ 離婚後の氏(姓)を確認し、変更があれば届けてもらう
□ 離婚後の被扶養者を確認し、変更があれば届けてもらう
□ 寡婦控除について説明する
□ 住所変更の有無を確認し、変更があれば届けてもらう
□ 通勤手当の変更に伴う届が必要であれば届けてもらう
□ 健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届を提出する
□ 健康保険被扶養者(異動)届を提出する
□ 月額変更届を提出する
□ 雇用保険被保険者氏名変更届を提出する
□ 新しい社員証を交付する
□ 新しい名刺を交付する
□ 新しい名札を交付する

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採用 社会保険

厚生年金保険の適用除外について

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法人事業所や常時5人以上の従業員を使用する事業所(一部の事業を除く)は、健康保険と厚生年金保険が強制適用になります。この強制適用になる事業所を「適用事業所」といいます。

そして、適用事業所に使用されている人は、適用除外に該当する場合を除いて、すべて、被保険者として厚生年金保険に加入させなければなりません。

適用事業所に使用されていても適用除外される者については厚生年金保険法第12条に規定されています。

第十二条 次の各号のいずれかに該当する者は、第九条及び第十条第一項の規定にかかわらず、厚生年金保険の被保険者としない。

一 臨時に使用される者(船舶所有者に使用される船員を除く。)であつて、次に掲げるもの。ただし、イに掲げる者にあつては一月を超え、ロに掲げる者にあつては所定の期間を超え、引き続き使用されるに至つた場合を除く。
イ 日々雇い入れられる者
ロ 二月以内の期間を定めて使用される者

臨時に使用される者は原則として適用が除外されると規定しています。ただし、日々雇入れられる者であっても1ヶ月を超えたら適用しなければなりません。また、2ヶ月以内の期間を予定していても、当初予定されていた期間を超えた時点で適用させなければなりません。

なお、2022年10月1日からは以下のようになります。

雇用契約の期間が2ヶ月以内であっても、実態としてその雇用契約の期間を超えて使用される見込みがあると判断できる場合は、最初の雇用期間を含めて、当初から被用者保険の適用対象にしなければなりません。

二 所在地が一定しない事業所に使用される者

演芸の興行などのように日本全国を 巡回しているため所在地が一定しない事業所のことです。

三 季節的業務に使用される者(船舶所有者に使用される船員を除く。)。ただし、継続して四月を超えて使用されるべき場合は、この限りでない。

季節的業務(4ヶ月以内)に使用される人は適用除外です。ただし、継続して4ヶ月を超える予定で使用される場合は、当初から被保険者にしなければなりません。

四 臨時的事業の事業所に使用される者。ただし、継続して六月を超えて使用されるべき場合は、この限りでない。

6ヶ月以内に業務が終了する臨時的事業の事業所に使用される人は適用除外です。ただし、継続して6ヶ月を超える予定で使用される場合は、当初から被保険者にしなければなりません。

五 事業所に使用される者であつて、その一週間の所定労働時間が通常の労働者の一週間の所定労働時間の四分の三未満である同条に規定する短時間労働者又はその一月間の所定労働日数が同一の事業所に使用される通常の労働者の一月間の所定労働日数の四分の三未満である短時間労働者に該当し、かつ、イからニまでのいずれかの要件に該当するもの
イ 一週間の所定労働時間が二十時間未満であること。
ロ 当該事業所に継続して一年以上使用されることが見込まれないこと。
ハ 報酬(最低賃金法(昭和三十四年法律第百三十七号)第四条第三項各号に掲げる賃金に相当するものとして厚生労働省令で定めるものを除く。)について、厚生労働省令で定めるところにより、第二十二条第一項の規定の例により算定した額が、八万八千円未満であること。

会社等に勤務していても、労働時間が一般の労働者の4分の3未満であれば原則として除外すると定めています。

ただし、労働時間が4分の3未満であっても、イ~ハのいずれかに該当すれば除外です。いずれにも該当しなければ適用されます。

関連記事:短時間労働者の社会保険加入条件

ニ 学校教育法(昭和二十二年法律第二十六号)第五十条に規定する高等学校の生徒、同法第八十三条に規定する大学の学生その他の厚生労働省令で定める者であること。

昼間部の学生は除外されます。

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採用 社会保険

健康保険の適用除外について

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適用事業所は原則として適用

法人事業所や常時5人以上の従業員を使用する事業所(一部の事業を除く)は、健康保険と厚生年金保険が強制適用になります。この強制適用になる事業所を「適用事業所」といいます。

そして、適用事業所に使用されている人は、適用除外に該当する場合を除いて、被保険者として健康保険に加入させなければなりません。

適用事業所に使用されていても適用除外される者については健康保険法第3条に規定されています。

健康保険法第3条 この法律において「被保険者」とは、適用事業所に使用される者及び任意継続被保険者をいう。ただし、次の各号のいずれかに該当する者は、日雇特例被保険者となる場合を除き、被保険者となることができない。

日雇労働者は、一般の被保険者とは別に「日雇特例被保険者」になります。

以下、被保険者になることができない者が列記されています。

一 船員保険の被保険者(船員保険法(昭和十四年法律第七十三号)第二条第二項に規定する疾病任意継続被保険者を除く。)

船員には船員保険法が適用されます。ただし、運営しているのは「全国健康保険協会(協会けんぽ)」です。

二 臨時に使用される者であって、次に掲げるもの(イに掲げる者にあっては一月を超え、ロに掲げる者にあってはロに掲げる所定の期間を超え、引き続き使用されるに至った場合を除く。)
イ 日々雇い入れられる者
ロ 二月以内の期間を定めて使用される者

2ヶ月以内の所定の期間を超えて引き続き使用されるに至った場合は、至ったときから適用させなければなりません。

ただし、2022年10月1日からは以下のようになります。

雇用契約の期間が2ヶ月以内であっても、実態としてその雇用契約の期間を超えて使用される見込みがあると判断できる場合は、最初の雇用期間を含めて、当初から被用者保険の適用対象にしなければなりません。

雇用契約書等において、その契約が「更新される」、または「更新される場合がある」と記載されているときは当初から適用です。契約書等に明示されていなくても職場の実態等で延長の見込があるのであれば当初から適用しなければなりません。

三 事業所又は事務所(第八十八条第一項及び第八十九条第一項を除き、以下単に「事業所」という。)で所在地が一定しないものに使用される者

演芸の興行などのように日本全国を 巡回しているため所在地が一定しない事業所のことです。

四 季節的業務に使用される者(継続して四月を超えて使用されるべき場合を除く。)

季節的業務(4ヶ月以内)に使用される人は適用除外です。ただし、継続して4ヶ月を超える予定で使用される場合は、当初から被保険者にしなければなりません。

五 臨時的事業の事業所に使用される者(継続して六月を超えて使用されるべき場合を除く。)

6ヶ月以内に業務が終了する臨時的事業の事業所に使用される人は適用除外です。ただし、継続して6ヶ月を超える予定で使用される場合は、当初から被保険者にしなければなりません。

六 国民健康保険組合の事業所に使用される者

国民健康保険組合に加入するので除外です。

七 後期高齢者医療の被保険者(高齢者の医療の確保に関する法律(昭和五十七年法律第八十号)第五十条の規定による被保険者をいう。)及び同条各号のいずれかに該当する者で同法第五十一条の規定により後期高齢者医療の被保険者とならないもの(以下「後期高齢者医療の被保険者等」という。)

後期高齢者医療の適用になる人は健康保険の適用外です。したがって、会社等に勤務している場合でも75歳になれば健康保険からはずれます。

八 厚生労働大臣、健康保険組合又は共済組合の承認を受けた者(健康保険の被保険者でないことにより国民健康保険の被保険者であるべき期間に限る。)

健康保険又は共済組合の承認を受けて国民健康保険へ加入した場合は健康保険の適用除外になります。

九 事業所に使用される者であって、その一週間の所定労働時間が同一の事業所に使用される通常の労働者の一週間の所定労働時間の四分の三未満である短時間労働者又はその一月間の所定労働日数が同一の事業所に使用される通常の労働者の一月間の所定労働日数の四分の三未満である短時間労働者に該当し、かつ、イからニまでのいずれかの要件に該当するもの
イ 一週間の所定労働時間が二十時間未満であること。
ロ 当該事業所に継続して一年以上使用されることが見込まれないこと。
ハ 報酬(最低賃金法(昭和三十四年法律第百三十七号)第四条第三項各号に掲げる賃金に相当するものとして厚生労働省令で定めるものを除く。)について、厚生労働省令で定めるところにより、第四十二条第一項の規定の例により算定した額が、八万八千円未満であること。

会社等に勤務していても、労働時間が一般の労働者の4分の3未満であれば原則として除外すると定めています。

ただし、労働時間が4分の3未満であっても、イ~ニのいずれかに該当すれば除外です。いずれにも該当しなければ適用されます。

関連記事:短時間労働者の社会保険加入条件

ニ 学校教育法(昭和二十二年法律第二十六号)第五十条に規定する高等学校の生徒、同法第八十三条に規定する大学の学生その他の厚生労働省令で定める者であること。

昼間部の学生は除外されます。

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社会保険

役員・親族等の社会保険

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法人の役員の場合

法人の場合は、実務的には常勤・非常勤の区別で加入の可否を判断するのが一般的です。社長を含めて、常勤の役員であれば社会保険に加入させます。

しかし、厳密に言えば、「常勤だから」加入させるということではなく、あくまでも実態によって判断することになっています。

通常は、役員の社会保険加入に迷いが生じることは少ないのですが、代表取締役や常勤役員が老齢年金受給年齢を迎えたときに、このままでは報酬との調整で年金をもらえないと知って、非常勤役員となって社会保険に加入せずに年金を受け取りたいと考えることがあります。

日本年金機構の回答

日本年金機構の過去の疑義照会回答に次のようにあります。以下、要約です。

質問
定期的に出勤していなければ被保険者になれないか

回答
一つの判断要素にはなるが、それだけでは被保険者資格が無いとは言えない

理由
事業所に定期的に出勤している場合は、「法人の経営に対する参画を内容とする経常的な労務の提供であり、かつ、その報酬が当該業務の対価として当該法人より経常的に支払いを受けるものである」との判断の要素にはなりますが、本来法人の代表者としての職務は事業所に出勤したうえでの労務の提供に限定されるものではないことから、定期的な出勤がないことだけをもって被保険者資格がないという判断にはならないと考えます。

質問
役員報酬が低ければ被保険者になれないか

回答
一つの判断要素にはなるが、それだけでは被保険者資格が無いとは言えない

理由
昭和24年7月28日保発第74号通知で「役員であっても、法人から労務の対償として報酬を受けている者は、法人に使用される者として被保険者とする」とされていますが、一方、「役員については、ご照会の事例のように経営状況に応じて、給料を下げる例は多く、このような場合は今後支払われる見込みがあり、一時的であると考えられるため、低報酬金額をもって資格喪失させることは妥当でない」ことから、総合的な判断が必要であり、最低金額を設定し、その金額を下回る場合は、被保険者資格がないとするのは妥当ではありません。

以上のように、形だけ非常勤にしたり、役員報酬を少なくして他の収入に切り替えたりするなどのごまかしを含む措置をすれば後々問題が生じることになりかねません。注意が必要です。

個人事業主の場合

個人事業の場合は、適用事業所であっても事業主は加入できません。

家族従業員の場合

事業主と同居している家族がその仕事に専従している場合は、その家族従業員は個人事業主と一体と考えられることから社会保険の被保険者にはなれないのが原則です。

一方、同居の親族以外の従業員もいる場合、その同居の親族の働き方が「労働者と認められる場合」、いわゆる「労働者性」があれば、適用を受けることが可能です。

労働者性の条件は以下のようなものです。

1 事業主の指揮命令に従っている。
2 就労実態が他の労働者と同様で、賃金もこれに応じて支払われている。
 ア 始業、終業、労働時間や休日が他の従業員と同様である
 イ 賃金の決定や計算等が他の従業員と同様である
3 取締役等事業主と利益を一にしていない。

関連記事:労働基準法が適用されない「労働者」

労働保険の扱い

雇用保険や労災保険の扱いは、社会保険とは少し違います。

関連記事:役員・親族等の労働保険

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社会保険

社会保険の任意適用事業所

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健康保険や厚生年金保険への加入を強制されない事業所は、認可を受けることで加入することができます。これを社会保険の任意適用といいます。

強制適用ではない事業所

社会保険(健康保険と厚生年金保険)は、法人(株式会社、合同会社、社会福祉法人等)の事業所であれば全ての事業所が加入しなければなりません。個人が営む事業でも5人以上雇用してれば強制適用になります。

例外として、個人が営む、法定16種以外の事業所は社会保険の強制適用を受けません。

次の事業所です。

1.農林、水産、畜産などの第一次産業の事業所
2.旅館、料理店、飲食店、映画館、理容業などの事業所
3.弁護士、税理士、社会保険労務士などの事業所
4.神社、寺院などの宗教関係の事業所

以上の事業所は、個人事業であれば何人雇用していても社会保険の強制適用を受けません。

任意で適用を受けることができる

強制適用事業所に該当しなければ加入する義務はありませんが、あえて社会保険に加入したい場合は、任意適用事業所の認可を受けて健康保険・厚生年金保険の適用事業所となることができます。

この申請をするには、被保険者になることが予定される従業員の2分の1以上の同意が必要です。この2分の1の判定にあたっては事業主本人は従業員数にカウントしません。

認可されると、従業員は、反対した人も含めて全員被保険者になります。

なお、2分の1以上の希望があったとしても任意適用の認可申請をするかどうかは事業主の判断に任されています。労災保険や雇用保険の扱いとは違うところです。

適用事業所になると、保険給付や保険料などは、強制適用事業所と同じ扱いになります。

任意適用事業所の場合、健康保険のみ、厚生年金保険のみのどちらか一つの制度のみ加入することもできます。

適用事業所になっても、個人事業の場合は、事業主は社会保険に加入できません。国民年金と国民健康保険のままです。

任意適用申請書を提出する

従業員の2分の1以上の希望(同意)があり、事業主が社会保険への加入を判断したときに、健康保険・厚生年金保険任意適用申請書と、新規適用届を所轄年金事務所に提出します。

同意書は、反対した従業員も含めて全員の住所氏名を記載します。その上で、反対した従業員の欄の「同意の認印」欄に斜線を引きます。

添付書類は、同意書以外は、新規適用と同様です。

下記のページは、日本年金機構ホームページの任意適用についてのページです。任意適用申請書の書式と記載例、同意書の書式をダウンロードできます。

脱退したい場合

任意適用事業所の場合は、被保険者の4分の3以上の人が適用事業所の取消に同意した場合には、事業主が申請して厚生労働大臣の認可を受け適用事業所を脱退することができます。

この場合も、4分の3以上の希望があったとしても事業主が取消する必要がないと判断すれば取消の認可申請をする必要はありません。