マニュアルの基礎知識 – カツの会社事務入門

マニュアルとは

マニュアルとは、業務に関するノウハウやルール、業務全体の進行方向をまとめたドキュメントのことです。マニュアルがあれば、初心者やベテランの区別なく誰が作業を担当しても一定の品質の業務を行うことができます。

マニュアルと類似した用語に、手順書や取扱説明書があります。手順書は特定の作業の作業手順や注意事項を記載したもので、マニュアルの一部を構成します。取扱説明書は機械やソフトウェアなどの操作や点検等に使用するドキュメントです。

マニュアルについて、このページの下の方でもう少し詳しく解説しています。

仕事のやり方は先輩に教えてもらうと思います。一度聞いただけでは覚えられないので、メモを書いたり、メモを整理したノートを作っていると思います。それが個人個人のマニュアルです。

これだと、仕事のノウハウはその人しか知らないものになってしまいます。統一されたマニュアルがあれば、その人が休んでも周りの人が代行できるし、ノウハウがオープンになるので関係者がベースになるマニュアルを元に協議することで不合理なやり方は合理的なやり方に置き換えていくことができると思います。

このように個人個人のマニュアルを元に会社として統一したマニュアルがあればよいのですが、いざ作るとなると大変です。けっこう膨大なものになるので、片手間では充分なものが作れません。

このページでは、マニュアル作成についていろいろな角度から解説します。

マニュアルがあると業務効率化と属人化の回避が期待できます。

マニュアルがあれば各業務に要する時間を短縮できます。

例えば、ある仕事はどのような手順で行うのか、注意しなければならない点、わからないことはどこに書いてあるか誰に聞けば良いのかなどがすぐにわかります。

マニュアルを使えば、初心者でもベテランの仕事をこなすことができます。つまり、誰がやってもミスが少ないレベルに部署の力を高めることができます。

マニュアルがあると転属や退職で引き継ぎが必要になったときに効率的に引き継ぎ作業をすることができます。特定の人しかわからない業務をなくすることで不正防止効果も期待できます。

個人のノウハウを全体の共有にすることで部署全体の力を高めることができます。もちろん、特定の業務ごとに経験値が高く専門的知識が豊富な担当者は必要ですが、だからといって他の人が何も知らないというのは問題があります。

個人的な都合、病気や事故などで突然休むこともあります。そうしたときに、マニュアルがあると、他の部署の者でも臨時に代行することが可能になります。

マニュアルにはさまざまな種類があります。一般的な会社で必要なのは、業務マニュアルなどです。

なるべく専門用語を避けて簡潔で平易な言葉で書くようにします。抽象的な表現を避けて可能な限り具体的に書きます。

視覚的に分かりやすい図や表を効果的に用いるようにします。イラストや写真や動画も取り入れるようにしましょう。

マニュアルはすぐに古くなってしまいます。マニュアルを最新の状態に保つために、業務内容等に変更があったら、速やかに該当部分を手直ししなければなりません。