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証憑の管理

Last Updated on 2020年2月1日 by

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証憑とは

証憑というのは、納品書や領収書・請求書など、その取引が本当に行われたのかどうか、税務署等に対して証明するための書類のことです。

事業主は決算が終わると税金の確定申告をしなければなりませんが、その申告内容が正しいかどうか調査するために税務調査が入ることがあります。このときに証憑が整っていないと、経費処理が否認され、追加で課税されることがあります。

納品書の保管

証憑の一つに納品書があります。注文した品物には納品書が同封されてきます。荷物が到着したら、この納品書を用いて、現物の内容、数量等を確認します。

この確認作業を「検収」または「検品」といいます。品違い、数量違いもよくあるので、自分の注文したものが正しく入っているか、自分の注文書の控えと、相手方の納品書、現物の品物の三つが一致しているかチェックします。

検収の結果問題がなければ、仕入帳に品名や金額を記帳します。パソコンを用いているときはデータ入力をします。

記帳が終わったら納品書を保管します。穿孔器を用いて2穴をあけ、日付順に綴じ紐で綴ってファイルを作ります。取引が多い相手の場合は、その取引先専用のファイルを作ります。

領収書の保管

領収書はもっとも重要な証憑です。

領収書を保管するところ

保管は、スクラップブックを用い、日付順に糊付けすると良いでしょう。全部が見えるように貼るのでなく、少しずつずらすことでスペースを節約できます。スクラップブックはドットガイド付を用いるときれいに整理できます。

領収書が無い場合

経費を処理する場合、原則として領収書が必要です。しかし、どうしても領収書がもらえない場合があります。例えば、慶弔費、交通費等ですが、これらの場合は、領収書以外の別の証拠を残して経費処理をしましょう。

バスなどの交通費については、利用した本人が何月何日、どこからどこへ、何のために利用したかを記載した伝票、メモなどを添付してもらいます。 慶弔費については、結婚式の案内状を残し、それにその相手方との業務上のつながりなどをメモしておくと良いでしょう。

請求書の保管

品物を購入すると、請求書が送られてきます。送られてきた請求書は必ずチェックしなければなりません。

請求書は、到着した順に速やかにチェックします。間違いがあった場合の相手との交渉は早い方が良いからです。

チェックが終わり、支払い金額が確定した請求書には、支払う金額、支払日、支払い方法などをメモした付箋をホチキスで貼り付け、支払日別のフォルダに整理します。

支払いの作業を円滑にするために、締め切り日と支払日などの支払い条件を相手先と決める際に、請求書の到着期限についても取り決めをしておきます。例えば、月末支払いについては25日までに到着した請求書を対象とするなどと決めるのです。実務的には、少しくらい遅れたからといって、その次の月に回すというのは乱暴かもしれません。数日遅れたら数日遅れて払うというくらいの対応が無難です。

支払いが終わったら、請求書に何月何日支払い済みと朱書きします。その後、納品書と同じように綴じて保管します。綴じたファイルは年度ごとにまとめて、専用の保管箱に収納して倉庫などにしまうと、後で探し出すときに便利です。