退職証明書について

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退職証明書とは

退職した従業員から退職証明書がほしいと言ってきました。ハローワークに提出する離職証明書などは交付しましたが、別途に退職証明書を出す必要があるのでしょうか?

従業員から退職の証明を求められたときは、遅滞なく証明書を交付する義務があります。労働基準法にその定めがあります。

(退職時等の証明)
労働基準法第22条 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
2 労働者が、第二十条第一項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
3 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
4 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第一項及び第二項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。

退職証明書

第1項がいわゆる「退職証明書」についての規定です。解雇理由証明書と違って請求時期の制限はありません。退職後でも請求に応じなければなりません。

退職証明書に記載するべき事項は次の通りです。

□ 使用期間
□ 業務の種類
□ その事業における地位
□ 賃金
□ 退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)

退職証明書の用途としては次のような場合があります。

□ 複数の企業に所属していないことを証明するために次に就職する会社に提出する
□ 国民年金や国民健康保険に加入するため、社会保険の被保険者資格がないことを証明するために市区町村の窓口に提出する
□ その他退職の事実を証明するために利用する

退職時には必要かどうか分からないことが多く、必要がなければ破棄してもらえばよいので、労働者からの請求がなくても念のために全ての退職者に交付するのが一般的です。

退職証明書には、労働者からの請求があれば解雇の事由を記載しなければななりません。解雇の理由を記載した「退職証明書」は、内容的には解雇理由証明書と変わりないので、解雇理由証明書の代わりに請求されることがあります。

解雇理由の記載を求められたときは、解雇理由証明書と同様の注意を払って作成しなけれなりません。

解雇理由証明書

第2項が、いわゆる「解雇理由証明書」についての規定です。

解雇理由証明書について

請求されない事項について

第3項は、記載事項についての補足です。「退職証明書」「解雇理由証明書」共に、労働者が書かないでほしいと求めたことを書いてはいけません。

秘密の記号について

第4項は、「秘密の記号」を書いてはならないという規定です。労働者に不利益になることを、交付文書にこっそり潜りこませてはならない、という意味です。

退職証明書の書き方

第22条第1項に指定された事項を記載していれば任意の様式で交付することができます。ただし、労働者が請求しない事項を記入してはいけません。

退職証明書の様式

退職証明書

令和 年 月 日

〇〇株式会社
代表取締役〇〇〇〇

       殿

貴殿は当社を令和 年 月 日に退職したことを証明します。

1 あなたの勤務期間
2 あなたが従事した業務
3 社内における地位
4 賃金
5 退職の事由(該当する欄にチェックを付します)
  □ 自己都合による退職
  □ 当社の勧奨による退職
  □ 定年による退職
  □ 契約期間の満了による退職
  □ 移籍による退職
  □ その他(具体的には )による退職
  □ 解雇(別紙の理由による。)

記載を希望されない事項については、未記入とします。

(第2ページ)

解雇の理由

1 天災その他やむを得ない理由(具体的には、           によって当社の事業の継続が不可能となったこと。)により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

2 事業縮小等当社の都合(具体的には、当社が、           となったこと。)により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

3 職務命令に対する重大な違反行為(具体的には、あなたが           したこと。)により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

4 業務については不正な行為(具体的には、あなたが           したこと。)により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

5 勤務態度又は勤務成績が不良であること(具体的には、あなたが           したこと。)により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

6 その他(具体的には、           )により就業規則第〇条第〇項第〇号を適用して解雇した。

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解雇の理由については、該当しない項目を削除して適宜番号を変更して作成します。解雇された労働者が解雇の理由を請求しない場合には、解雇の理由を記載した第2ページは交付しません。