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消耗品の管理

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消耗品管理の基本

消耗品には、ボールペン、付箋、コピー用紙、各種印刷物、クリアファイル、セロハンテープ、ガムテープ、のり、封筒などの事務用品、コーヒー、紙コップ、キッチンペーパー、台所用洗剤などの給湯室の消耗品、その他にトイレットペーパー、掃除用具、電球などがあります。

消耗品は、切らさないように定期的な補充が必要です。また、一定期間に一定量が消費されることは自明なので、いちいち稟議をとるのではなく、それらを管理している部門長の決裁、実質的には担当者の判断で補充されるのが一般的です。

多くの会社では、消耗品については厳密には管理していません。必要な人が自由に持ち出せるようにしたうえで、最小限の管理をするのが一般的です。

とは言うものの、まったく管理しないのは問題です。消耗品も会社の経費を使って購入したということでは会社の財産です。一つひとつの値段が少額でも、まとめれば大きな金額になります。余分な購入をしていると少しなくなっても分からないので、盗難のおそれがあります。肝心な時に必要なものがないということがあります。

ある程度規模の大きい事業場では、規程を定めて管理しましょう。

消耗品管理規程のサンプル

保管場所を決める

事務用品を置く場所を決めて、従業員は必要に応じて自由にそこから持っていく形にします。高額なものや貴重なものは担当者の手近に置くなど別に管理するとよいでしょう。

補充のルールを決める

担当者が定期的に点検して、不足の物を書き出して出入りの業者か、ネット販売に注文します。担当者が気付かないうちになくなっていたときは、気付いた人が担当者に連絡します。

担当者は消耗品のリストを作成し、購入の履歴(いつ、何個購入、その値段)を記載します。

また、一般的には払い出しをいちいち記録することはしません(記録する会社もあると思います)。

常備品以外で必要なものが出てきたときは、申し出を受けて、あるいは購入担当者の判断で、権限者の決裁を得て購入します。金額が大きくなるものについては稟議が必要な場合もあります。

また、価格を比較して安いところから購入することが基本です。

定期的に棚卸しをする

消耗品も決算時には棚卸しが必要です。残っている品物を数えて、購入単価を掛けて在庫額を確定します。その金額は当期の消耗品費から控除し、貯蔵品として資産計上します。

棚卸しのときでなくても、異常な減り具合には気がつくものです。その場合は、その物に限り窓口渡しに変更するなどの対策をとりましょう。

税務上の扱い

日々使うものであっても、税務上は、備品と事務消耗品に分けられます。取得金額が10万円未満、あるいは使用可能期間が1年未満の什器備品のことを消耗品といいます。

ですから、一般的にはパソコン、デスクなどが備品で、コピー用紙、ボールペンなどが消耗品です。しかし、10万円を切るパソコンやデスクもあるので、パソコンだから備品だとは限りません。

税務上の什器備品に該当するものは上記の管理では足りません。購入した時点で台帳に記載し、期末にはその所在や価値を確認するとともに、減価償却をする必要があります。