Last Updated on 2025年8月2日 by 勝
オフィスの消耗品管理は、地味ながらも会社経営に直結する重要な業務です。
「いつの間にか在庫がなくなっている」
「似たようなボールペンばかり買いすぎている」
こんな経験はありませんか？一見小さなことのように思えますが、こうした無駄を放置すると、年間でかなりのコスト増に繋がることがあります。
この記事では、消耗品管理を「スマート」に行い、無駄をなくしてコスト削減を実現するための具体的な方法をご紹介します。
見える化がすべての始まり
消耗品管理で最も重要なのは、「何が」「どこに」「どれだけあるか」を常に把握することです。在庫を「見える化」することで、無駄な発注を防ぐことができます。
消耗品リストを作成する
消耗品には、ボールペン、付箋、コピー用紙、各種印刷物、クリアファイル、セロハンテープ、ガムテープ、のり、封筒などの事務用品、コーヒー、紙コップ、キッチンペーパー、台所用洗剤などの給湯室の消耗品、その他にトイレットペーパー、掃除用具、電球などがあります。
まず、商品名、メーカー、型番、単価、保管場所などを記載したリストを作成します。
Excelなどのスプレッドシートでも十分ですが、管理ツールを使えばさらに効率的です。
在庫の定位置を決める
事務用品を置く場所を決めて、従業員は必要に応じて自由にそこから持っていく形にします。
「ここはプリンターのトナー、ここはA4用紙」といったように、消耗品の保管場所を明確に決めましょう。その際、高額なものや貴重なものは担当者の手近に置くなど別に管理するとよいでしょう。
棚や引き出しにラベルを貼るなどして、誰が見ても分かるようにするのがポイントです。
発注ルールを徹底する
在庫が見える化できたら、次に発注のルールを定めます。このルールがないと、担当者が変わるたびに管理方法がバラバラになり、結局は非効率になります。
最低在庫数を決める
消耗品は、切らさないように定期的な補充が必要です。漠然としたカンに頼った発注ではなく、「A4用紙は最低でも500枚、トナーは1個」といったように、発注が必要になるボーダーラインを決めます。
このボーダーラインを下回ったら発注する、というルールを徹底しましょう。
発注日を決める
「毎月第2水曜日」のように発注する曜日や日を固定します。
これにより、その都度の発注がなくなり、複数まとめて購入することで送料を節約できる場合もあります。
発注担当者を決める
消耗品も会社の経費を使って購入したということでは会社の財産です。一つひとつの値段が少額でも、まとめれば大きな金額になります。
「消耗品の発注は庶務の〇〇さんが担当する」と明確にするだけで、管理が一歩前進します。
ある程度規模の大きい事業場では、規程を定めて管理しましょう。
関連規程：消耗品管理規程のサンプル
無駄なコストを徹底的に見直す
スマートな消耗品管理は、単なる在庫管理にとどまりません。さらに一歩進んで、コスト削減に繋がる見直しを行いましょう。
商品の見直し
「本当にこの高価なペンが必要か？」「もう少し安価なコピー用紙でも業務に支障はないか？」など、使用している商品のグレードを定期的に見直します。
複数の業者から相見積もりを取ることも有効です。
使用方法の工夫
「紙を裏表印刷にする」「社内文書は白黒印刷を基本とする」など、消耗品の使用方法について社内ルールを設けましょう。
全社員に協力してもらうことで、大きな削減効果が期待できます。
在庫の定期的な棚卸し
消耗品も決算時には棚卸しが必要です。残っている品物を数えて、購入単価を掛けて在庫額を確定します。その金額は当期の消耗品費から控除し、貯蔵品として資産計上します。
棚卸しのときでなくても、異常な減り具合には気がつくものです。その場合は、その物に限り窓口渡しに変更するなどの対策をとりましょう。
棚卸しでは、実際に使われている量と購入量を比較することが重要です。棚卸しの機会に「発注ルールは守られているか」「無駄な発注はないか」をチェックすることで、改善点が見つかります。
なお、一般的にはパソコン、デスクなどが備品で、コピー用紙、ボールペンなどが消耗品です。しかし、１０万円を切るパソコンやデスクもあるので、パソコンだから備品だとは限りません。
消耗品のように見えても什器備品に該当するものがあります。什器備品であれば上記の管理では足りません。購入した時点で台帳に記載し、期末にはその所在や価値を確認するとともに、減価償却をする必要があります。
まとめ
消耗品管理は、会社の利益に貢献できる重要な仕事です。
「見える化」「発注ルールの徹底」「コストの見直し」という3つのステップを踏むことで、誰でもスマートな管理を実現できます。
ぜひこの記事を参考に、オフィスの消耗品管理を見直してみてはいかがでしょうか。小さな工夫が、会社の大きなコスト削減に繋がります。
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