採用時の提出書類|就業規則

Last Updated on 2021年1月11日 by

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提出書類について定める

規定例

採用時の提出書類は具体的に列記する必要があります。

(採用時の提出書類)
第5条 従業員は会社が指定する下記の書類を、書類ごとに会社が示した期日までに提出しなければならない。提示を要する書類については会社が原本を確認しコピーをとるものとする。
①履歴書
履歴書は応募書類として受領した履歴書を会社が保管する。
②自動車運転免許証等の資格証明書類(提示)
③住民票記載事項証明書
④誓約書
⑤身元保証書
⑥年金手帳(提示)
⑥前職がある場合は雇用保険被保険者証
⑦前職がある場合は源泉徴収票
⑧給与所得者の扶養控除等申告書
⑨通勤経路図
⑩その他会社が指定した書類
正当な理由なく指定された日までに提出しない場合は採用を取り消すことがある。

2 入社後に、提出した書類の記載事項に変更が生じたときは、遅くとも変更後5日以内に変更事項を書面で届け出なければならない。

ポイント

採用が決まった人に求める書類は就業規則の記載と一致させる必要があります。

①の履歴書は、採用書類の一つとして掲げている会社がありますが、厳密には応募書類の一つなので、採用時前に会社が保持している書類です。

②の原本確認は、資格偽装による入社を防ぐための管理です。万一他に被害が及ぶようなことがあれば会社の管理責任が問われます。

③については、なりすまし防止のために年齢や現住所を確認するための書類ですが、戸籍謄本(抄本)や住民票の写しだと余分な情報を提出させることになるので、必要な情報を指定して住民票記載事項証明書を入手してもらいます。

④は念のために設けておきますが、状況が変わって提出を要する書類の追加等の必要が生じたときは速やかに就業規則を改定して新文書名を追加するようにしましょう。

2項は「変更届」の根拠となる規定です。

モデル就業規則

厚生労働省モデル就業規則は採用時の提出書類の部分を次のように示しています。

(採用時の提出書類)
第5条  労働者として採用された者は、採用された日から  週間以内に次の書類を提出しなければならない。
① 住民票記載事項証明書
② 自動車運転免許証の写し(ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。)
③ 資格証明書の写し(ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。)
④ その他会社が指定するもの
2 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。