Last Updated on 2024年5月22日 by 勝
提出書類について定める
規定例
（採用時の提出書類）
第５条 従業員は当社が指定する下記の書類を、書類ごとに当社が示した期日までに提出しなければならない。提示を要する書類については当社が原本を確認しコピーをとるものとする。
① 履歴書（履歴書は応募書類として受領した履歴書を会社が保管する）
② 自動車運転免許証等の資格証明書類（提示）
③ 従業員本人及びその扶養家族のマイナンバー（提示）
④ 住民票記載事項証明書
⑤ 入社誓約書
⑥ 身元保証書
⑦ 年金手帳または基礎年金番号通知書（提示）
⑧ 前職がある場合は雇用保険被保険者証
⑨ 前職がある場合は源泉徴収票
⑩ 給与所得者の扶養控除等申告書
⑪ 通勤経路図
⑫ その他当社が指定した書類
２ 上記の書類は当社からその一部について提出又は提示を要しない旨の指示がないときは全部を提出しなければならない。
３ 正当な理由なく指定された日までに提出しない場合は採用を取り消すことがある。
４ 入社後に、提出した書類の記載事項に変更が生じたときは、遅くとも変更後５日以内に変更事項を書面で届け出なければならない。
ポイント
この条の内容は、実務的には、採用手続きの説明文書に記載して入社予定の従業員に説明します。説明文書に記載する提出書類名は、就業規則の記載と一致させる必要があります。
採用時の提出書類は具体的に列記する必要があります。
提出させる書類は会社によって異なる場合があります。必要な書類がもれなく網羅されているか、逆に、必要ないのに記載されている書類が入っていないか点検しましょう。
提出書類はチェックリストに記載して、手続きにもれがないように一人ずつチェックしましょう。
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運転免許証や資格証明書等は、その免許・資格を業務上会社が必要とする場合に提出を求めるのが一般的です。運転免許証については、業務上の必要がなくても自動車通勤を認める場合には必要書類になります。
履歴書は、採用書類の一つとして就業規則に掲げている会社がありますが、厳密には応募書類の一つなので、採用時前に提出を求める書類です。
また、履歴書と並べて、成績証明書（新卒採用のみ）を記載している場合がありますが、これも応募書類なので求人票や募集要項などに記載すればよく、就業規則への記載は原則として不要です。
「提示」というのは原本を提示してもらって担当者が確認する手続きです。なりすましや資格偽装を防ぐための手続きです。
住民票記載事項証明書は、現住所と年齢を確認するための書類です。戸籍謄本（抄本）や住民票の写しだと余分な情報を提出させることになるので、必要な情報を指定して住民票記載事項証明書を提出させるのが一般的です。必要な事項は生年月日と現住所です。同書類をチェックして履歴書等の記載が適正であるか確認します。
第４項は「変更届」の根拠となる規定です。
モデル就業規則
厚生労働省モデル就業規則は採用時の提出書類の部分を次のように示しています。
（採用時の提出書類）
第５条 労働者として採用された者は、採用された日から 週間以内に次の書類を提出しなければならない。
① 住民票記載事項証明書
② 自動車運転免許証の写し（ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。）
③ 資格証明書の写し（ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。）
④ その他会社が指定するもの
２ 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。