採用時の提出書類|就業規則

Last Updated on 2021年1月31日 by

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提出書類について定める

規定例

採用時の提出書類は具体的に列記する必要があります。

(採用時の提出書類)
第5条 従業員は会社が指定する下記の書類を、書類ごとに会社が示した期日までに提出しなければならない。提示を要する書類については会社が原本を確認しコピーをとるものとする。
①履歴書
履歴書は応募書類として受領した履歴書を会社が保管する。
②自動車運転免許証等の資格証明書類(提示)
③住民票記載事項証明書
④誓約書
⑤身元保証書
⑥年金手帳(提示)
⑥前職がある場合は雇用保険被保険者証
⑦前職がある場合は源泉徴収票
⑧給与所得者の扶養控除等申告書
⑨通勤経路図
⑩その他会社が指定した書類

2 上記の書類は会社からその一部について提出又は提示を要しない旨の指示がないときは全部を提出しなければならない。

3 正当な理由なく指定された日までに提出しない場合は採用を取り消すことがある。

4 入社後に、提出した書類の記載事項に変更が生じたときは、遅くとも変更後5日以内に変更事項を書面で届け出なければならない。

ポイント

この条の内容は、実務的には、採用手続きの説明文書に記載して入社予定の従業員に説明します。説明文書に記載する提出書類名は、就業規則の記載と一致させる必要があります。

提出させる書類は全ての会社にとって同一ではないので、必要な書類がもれなく網羅されているか、逆に、必要ないのに記載されている書類が入っていないか点検しましょう。

①の履歴書は、採用書類の一つとして掲げている会社がありますが、厳密には応募書類の一つなので、採用時前に会社が保持している書類です。

また、履歴書と並べて、成績証明書(新卒採用のみ)を記載している場合がありますが、これも応募書類なので就業規則への記載は原則として不要です。

②の原本確認は、資格偽装による入社を防ぐための管理です。見逃すことがあれば採用手続きの不手際になります。

③については、なりすまし防止のために年齢や現住所を確認するための書類ですが、戸籍謄本(抄本)や住民票の写しだと余分な情報を提出させることになるので、必要な情報を指定して住民票記載事項証明書を入手してもらいます。

提出期限の指定は、入社時の手続き説明の中で説明しますが、説明文書のなかにも明記しておきましょう。

4項は「変更届」の根拠となる規定です。

モデル就業規則

厚生労働省モデル就業規則は採用時の提出書類の部分を次のように示しています。

(採用時の提出書類)
第5条  労働者として採用された者は、採用された日から  週間以内に次の書類を提出しなければならない。
① 住民票記載事項証明書
② 自動車運転免許証の写し(ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。)
③ 資格証明書の写し(ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。)
④ その他会社が指定するもの
2 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。