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事務手続

押印の省略について

Last Updated on 2020年6月20日 by

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内閣府および法務省、経済産業省は、「押印についてのQ&A」を公開しました(令和2年6月19日)

Q&Aの主な内容は以下です。

□ 契約書に押印をしなくても、法律違反にならない。

□ 押印は文書の成立の真正が推定されるが、相手方の反証が可能なので効果は限定的である。

□ よって、必ずしも本人による押印を得ることにこだわらず、不要な押印を省略したり、押印以外の手段で代替したりすることが有意義である。

□ また、(押印が無い)文書の成立の真正を証明する手段として、次の手段が考えられる。

① 継続的な取引関係がある場合

取引先とのメールのメールアドレス・本文及び日時等、送受信記録の保存(請求書、納品書、検収書、領収書、確認書等は、このような方法の保存のみでも、文書の成立の真正が認められる重要な一事情になり得ると考えられる。)

② 新規に取引関係に入る場合

・契約締結前段階での本人確認情報(氏名・住所等及びその根拠資料としての運転免許証など)の記録・保存
・本人確認情報の入手過程(郵送受付やメールでの PDF 送付)の記録・保存
・文書や契約の成立過程(メールや SNS 上のやり取り)の保存

③ 電子署名や電子認証サービスの活用(利用時のログイン ID・日時や認証結果などを記録・保存できるサービスを含む。)

上記①、②については、文書の成立の真正が争われた場合であっても、例えば下記の方法により、その立証が更に容易になり得ると考えられる。また、こういった方法は技術進歩により更に多様化していくことが想定される。

(a) メールにより契約を締結することを事前に合意した場合の当該合意の保存
(b) PDF にパスワードを設定
(c) (b)の PDF をメールで送付する際、パスワードを携帯電話等の別経路で伝達
(d) 複数者宛のメール送信(担当者に加え、法務担当部長や取締役等の決裁権者を宛先に含める等)
(e) PDF を含む送信メール及びその送受信記録の長期保存